1. Խոհեմ ձեր վարվելակերպը
Նույնիսկ այն աշխարհում, որտեղ մենք շտապում ենք հնարավորինս արագ գործեր անել, հաջորդ խնդիրը անցնելու համար, ժամանակ տրամադրեք ձեր նամակներում լավ վարվելակերպը:
Մի մոռացեք ասել «խնդրեմ» եւ «շնորհակալություն»:
Մարդիկ դիմելով, դուք լավ կամ ամբողջովին չգիտեք, կամ ում հետ եք ունենում միայն պաշտոնական հարաբերություններ, դիմեք նրանց վերնագրով եւ ազգանվանով, եթե նրանք այլ բան չեն խնդրել: Օրինակ, ասեք «Հարգելի պարոն Ուայթ» կամ «Հարգելի տիկին Գրեյ»: Եթե դուք պատասխան եք նամակին, իսկ բնօրինակի հաղորդագրության ուղարկողը ստորագրել է միայն իր անունով, ապա կարող եք ապահով կերպով ենթադրել, որ դրանք ճիշտ են, նույնը նրանց հասցեին:
Դիտեք ձեր երանգը
Տոնն այն է, թե ինչպես դուք, որպես գրող, կարող է արտահայտել ձեր վերաբերմունքը էլեկտրոնային հաղորդագրության մեջ: Այն ազդում է այն, թե ինչպես է ստացվում: Դուք սովորաբար ուզում եք համոզվեք, որ դիմորդին դիմեք հարգալից, բարեկամական եւ մատչելի: Դուք չեք ուզում լսել կամ պահանջել: Ուղարկեք ձեր հաղորդագրությունը մի քանի անգամ վերադառնալուց առաջ ուղարկեք:
Երբ գրում եք այնպիսի մեկին, ում հետ շփվել եք, սկզբից սկսեք ասելով «բարեկեցություն» ասելով, «ես հուսով եմ, որ դու լավ ես»: Թեեւ էմոգիսը կարող է օգնել ձեզ ավելի հեշտ փոխանցել տոնը, ձեռնպահ մնալ մասնագիտական նամակներից, եթե դուք չեք գրում որեւէ մեկի հետ, որի հետ շատ ֆորմալ հարաբերություններ ունեք:
Երբեմն դրանք օգտագործեք հեռանկարային գործատուին գրելու ժամանակ:
Այն միշտ էլ համարվում է վատ էլփոստի կանոն, էլփոստի կամ մի հատվածի բոլոր մեծատառերով գրելու համար: Այն կդարձնի քեզ նման գոռալով:
3. Եղեք համառոտ
Զբաղված մարդիկ չունեն անգամ մեկ անգամ էլ մեկ էլեկտրոնային փոստով կարդալու ավելի շատ ծախսելու ժամանակ կամ թեքություն:
Եթե ցանկանում եք թույլ տալ, որ ձեր ստացողը կարդա ձեր հաղորդագրությունը արագ եւ դեռ հասկանա, դուք պետք է պահեք այն կարճ:
Միեւնույն ժամանակ, միանգամից մանրամասները չեն թողնում: Համոզվեք, որ Ձեր հաղորդագրությունը հստակորեն փոխանցում է ձեր առաջին պատճառը: Ոչ ոք չի խնայում ժամանակ, եթե դուք վերջանում եք հետին եւ առաջ, մինչ դուք փորձում եք բացատրել ձեր մանրամասները:
4. Խուսափեք Texting հապավումների օգտագործմամբ
Թեեւ ցանկանում եք խնայել ժամանակը, չպետք է օգտագործեք ձեր մասնագիտական էլ.փոստի հապավումները: Եթե դուք շատ բաներ եք գրում, ինչպես շատերն են անում, կարող եք սովորություն ունենալ, օգտագործելով մի տեսակ ստեղագիր, խոսելու ձեր ընկերների հետ: Օրինակ, դուք կարող եք օգտագործել «u», «ur» եւ «plz» փոխարեն «քեզ», «ձեր» եւ «խնդրեմ» բառերը: Այս հապավումները բիզնես տեղադրման մեջ տեղ չունենալով, եթե ստացողը այնպիսի անձ է, որի հետ դուք ունեք պատահական հարաբերություններ:
5. Օգտագործեք պրոֆեսիոնալ էլեկտրոնային հասցե
Ձեր ընթացիկ աշխատանքին վերաբերող հաղորդագրությունների համար միշտ օգտագործեք էլեկտրոնային փոստի հասցեն ձեր նշանակված գործատուին: Այնուամենայնիվ, երբեք չպետք է օգտագործեք այն, որ ուղարկեք հաղորդագրություն, որոնք կապված չեն ձեր աշխատանքի հետ, օրինակ, եթե փնտրում եք նորը: Փոխարենը օգտագործեք անձնական էլփոստի հաշիվ:
Եթե դուք չունեք անհատական հաշիվ, օրինակ, ծառայություն մատուցելու ժամանակ տրամադրված ձեր ինտերնետ ծառայություն մատուցողը, ստանալ անվճար էլփոստի հաշիվ:
Օգտագործեք Gmail- ը կամ այլ ծառայություն, մասնագիտական հնչյուններ ստեղծելու համար: Մի հիմար կամ զգայուն բան մի օգտագործեք: Ձեր նախնական եւ ազգանունը կամ ձեր լրիվ անունը համապատասխան ընտրություններ են:
6. Մի մոռացեք ուղղագրության եւ քերականության հաշվարկը
Հրամայական է, որ ձեր էլ.փոստը մանրամասնորեն ստուգեք: Երբեք անտեսեք այս կարեւոր քայլը, անկախ նրանից, թե որքան զբաղված եք: Այն, ինչ ցանկանում եք ուշադիր լինել ուղղագրությունը եւ ճիշտ քերականությունը: Բացի ուղղակի բառերի ուղղագրությունից բացի, դուք նույնպես ցանկանում եք ճիշտ անվանել մարդկանց անունները, ներառյալ ձեր ստացողը եւ նրա ընկերության անվանումը:
Ուշադիր եղեք, որ ծանրաբեռնվածության վրա հենվելով ուղղագրության վրա: Նրանք սխալ չեն համարում բառերի կեղծիքները նկատել: Օրինակ, կարկուտի ստուգիչը չի նշանակի նախադասություն «մեջ» բառը, «ես պետք է հարցեր տամ քեզ համար», թեեւ այս համատեքստում այն պետք է լինի «երկու»: Կրկնակի ստուգման գրառումներ չեք վստահում Merriam-Webster- ի նման անվճար առցանց բառարան օգտագործելու միջոցով: