Կառավարական կազմակերպությունները ձեռնարկում են այնպիսի ծրագրեր, երբ ժողովրդի աշխատանքը կատարելու որոշ հատվածներ պետք է փոխվեն: Ծրագրի կառավարման ինստիտուտի տվյալներով ` ծրագիրն « ժամանակավոր խմբի գործունեություն է, որը նախատեսված է յուրահատուկ ապրանքի, ծառայության կամ արդյունքի արտադրման համար »: Երբ ծրագիրը փոփոխում է, թե ինչպես է կազմակերպությունը զբաղվում բիզնեսով, ծրագրի վերջնական արտադրանքը ներգրավվում է ամենօրյա աշխատանքի մեջ եւ, հետեւաբար, կազմակերպության աշխատանքը հավերժության մեջ:
Դա հեշտ է հնչում, բայց դա չէ: Փոփոխությունը դժվար է, եւ նախագծերը կարող են հեշտությամբ վազել ռելսերից: Ամեն օր բերում է մարտահրավերներ, որոնք սպառնում են նախագծի առաջընթացին եւ հետագա հաջողություններին: Այս վտանգի դեմ պայքարելու համար ծրագրերը պետք է որոշակի հիմնական տարրեր: Հետեւյալ կետերը տեղադրելով, ծրագիրը հաջողության մեծ հնարավորություն ունի:
01 Պարտադրված Ծրագրի հովանավոր
Ծրագրի հովանավորն ունի նախագծի հետ կապված չորս հիմնական պարտականություններ: Նախ `հովանավորը խթանում է ծրագիրը: Նա նախագծի թիմին հուզում է հրապարակավ եւ մասնավոր: Երկրորդ, հովանավորը աջակցում է ծրագրի ղեկավարին : Երբ նախագծի կառավարիչը պետք է հեռացնեն խոչընդոտները, նա հորդորում է հովանավորել օգնության համար, քանի որ հովանավորն ունի կազմակերպչական բաղադրիչ, բաներ իրականացնելու համար: Երրորդ, հովանավորը ռեսուրսները հավասարեցնում է նրանց, ապահովելով նրանց ուղղակիորեն կամ աշխատել այլ բարձր մակարդակի մարդկանց հետ `ռեսուրսներ ստանալու համար: Երբ հովանավորը հզոր հովանավոր է նախագծի համար, հովանավորի հասակակիցները ավելի հավանական է, որ նպաստեն իմաստալից ռեսուրսների: Չորրորդ, հովանավորը նպաստում է որոշումների կայացմանը: Երբ ծրագրի թիմը կախված է, հովանավորը կարող է միջնորդել որոշումը կամ անմիջապես դուրս գալ որոշումից:
Հովանավորը տեղեկացնում է ծրագրի մենեջերի հետ մշտական կապի միջոցով: Երկուսն աշխատում են միասին որոշելու համար, երբ հովանավորը պետք է քայլեր ձեռնարկի եւ ավելի ուժեղորեն իրականացնի հովանավորի պարտականությունները `ծրագրի ղեկավարին աջակցելու համար: Օրինակ, ծրագրի ղեկավարը կարող է խնդիրներ ստանալ կազմակերպության ֆինանսական վարչությունից: Ծրագրի հովանավորը կարող է մոտենալ գլխավոր ֆինանսական գծով աշխատակիցին իրավիճակի մասին եւ խնդրել, որ տեղեկատվությունը ստանալու խնդիրն առաջնային է մրցակցող առաջադրանքներից:
02 Պարզ նպատակներ եւ շրջանակներ
Մինչ նախագիծը կատարվում է կամ նույնիսկ նախատեսվում է, ծրագրի հովանավորը պետք է արտահայտի ծրագրի նպատակներն ու շրջանակները: Գոլերը խոշոր բաներ են, որոնք պետք է իրականացնեն ծրագիրը: Ծրագրային ապահովման կատարելագործման նախագիծ, օրինակ. Մարդկային ռեսուրսների բաժինը օգտագործում է աշխատատեղերի կառավարման համար հայտնի ճանաչված բիզնես ծրագրային ապահովում: Կազմակերպությունը ցանկանում է ավելացնել ուսուցման կառավարման մոդուլ: Ծրագրի նպատակներն են `հարմարեցնել ուսման կառավարման ծրագրային ապահովումը կազմակերպության բիզնես կարիքների համար եւ այն ներդնել գոյություն ունեցող աշխատավարձային համակարգի հետ:
Տարածքը սահմանում է ծրագրի պարամետրերը: Շարունակելով ծրագրի ծրագրային օրինակին; այս ծրագրի շրջանակները սահմանափակված են ուսումնական կառավարման համակարգի ներդրմամբ եւ այն աշխատավարձային համակարգով ինտեգրվելու միջոցով: Շատ անգամ, օգտակար է բացահայտել այնպիսի բաներ, որոնք ընդգրկված չեն, հասկանալու համար, թե ինչն է ներառում: Այս նախագծի համար լրացուցիչ մոդուլներ ավելացնելու շրջանակը դուրս է: Հաշվապահական հաշվառման բաժինը չի կարող գալ ծրագրի ղեկավարին եւ խնդրել բիլինգի, դեբիտորական պարտքերի կամ վճարման վճարման մոդուլների:
Նախագիծը սահմանելուց հետո մի մոդուլ ավելացնելու հնարավորություն է ընձեռում շրջակա միջավայրի սահում : Լավ նախագծի հովանավորներն ու նախագծի ղեկավարները պահպանում են ծածկույթի դեմ եւ շատ դժկամությամբ են ներառում շրջակա միջավայրի նախագծեր: Ծրագրի շրջանակի ընդլայնումը մեծացնում է նախագծի ռեսուրսների անհրաժեշտությունը `ժամանակի եւ գումարի նման: Բացի այդ, լրացուցիչ շրջանակի վրա աշխատելը վտանգի տակ է դնում աշխատանքի արտադրանքի որակը:
03 Լավ ծրագրի ղեկավար
Ծրագրի ղեկավարները սովորաբար ունեն հետեւյալ հատկանիշները, որոնք օգնում են նրանց տեղափոխել ծրագիրը: Ծրագրի ղեկավարները ծրագրավորողներ են: Նրանք մտածում են աշխատանքի հաջորդականության մասին եւ գիտեն, թե ինչ պետք է տեղի ունենա, երբ թիմը ավարտի խնդիրը: Նրանք լավ ծրագրեր են անում, բայց նաեւ գիտեն, թե երբ են ճկուն լինել եւ շեղվել պլանից: Ծրագրի ղեկավարները վստահելի են: Իրենց հաջողության շնորհիվ, կախված մյուսների աշխատանքից, ծրագրի ղեկավարները կարիք ունեն մարդկանց վստահել իրենց լավ մտադրություններին եւ հմտություններին: Վստահությունը հատկապես կարեւոր է ծրագրի ղեկավարի եւ ծրագրի հովանավորի միջեւ: Ծրագրի ղեկավարները հակված են վերացնել, քանի որ իրենց աշխատանքի մեծամասնությունը ներգրավված է հաղորդակցվելու:
Նրանք պատասխանատվություն են կրում մարդկանց պատասխանատվության համար: Ահա մի օրինակ: Ծրագրի թիմի անդամի ղեկավարը ծրագրի ղեկավարին պատմեց, որ թիմի անդամը կարող է նվիրաբերել շաբաթական չորս ժամ `նախագծին: Այս թիմի անդամը անընդմեջ երկու շաբաթական հանդիպումներ է անցկացրել եւ իր առաջադրած առաջադրանքների վրա որեւէ առաջխաղացում չի կատարել աշխատանքների աղյուսակում: Առաջին բաց թողնված հանդիպումից հետո ծրագրի ղեկավարը հանդիպեց թիմի անդամի հետ, քննարկելու բացակայությունը եւ բաց թողնված ժամկետները: Թիմի անդամը նշեց, որ ինքը ավելի շատ առաջնային առաջնահերթություններ ունի: Ծրագրի ղեկավարը կասկածեց, որ դա ճիշտ չէ, այնպես որ երկրորդ բաց թողնված հանդիպումից հետո ծրագրի ղեկավարը հանդիպեց թիմի անդամի ղեկավարի հետ: Վերահսկիչը պատմեց նախագծի ղեկավարին, որ համոզվի, որ թիմի անդամի պահվածքը կվերադառնա:
04 Շահագրգռված կողմերը
Ծրագրի շահագրգիռ կողմերը այն մարդիկ են, ովքեր նախագծի հաջողության մեջ շահագրգռվածություն ունեն, բայց ծրագրի թիմի անդամ չեն: Նրանք նախագծի մասին օրական չեն մտածում, ինչպես նախագծի ղեկավարը կամ ծրագրի թիմի անդամները, բայց նրանք ցանկանում են հանգույցում գտնվել հիմնական որոշումների եւ ընդհանուր առաջընթացի նախագծի նպատակների նկատմամբ:
Շահագրգռված կողմերը ունեն իրենց սեփական մոտիվները նախագծային գործողությունների մասին մշտապես մնալու համար, բայց դա նախագծի ղեկավարի պարտականությունն է, որպեսզի դրանք ներդնի այնպիսի ձեւերով, որոնք առաջ են ընթանում նախագծի նպատակների ուղղությամբ: Շատ դեպքերում դա կատարում է նուրբ հավասարակշռություն, որը չափազանց մեծ ներդրում է ստանում եւ շատ քիչ ներդրումներ կատարելու միջեւ: Շահագրողները չեն կարող քաշել յուրաքանչյուր որոշման վրա: Դա կխանգարի նախագիծը եւ որոշում կայացնենք: Հակառակ դեպքում, շահագրգիռ կողմերը չեն կարողանում փակվել, քանի որ գրեթե յուրաքանչյուր նախագծի մեծ ասպեկտը բավարարում է շահագրգիռ կողմերին:
05 Նվիրված Ծրագրի թիմի անդամներ
Ծրագրի թիմի անդամները իրականացնում են ծրագրի աշխատանքները: Շատ անգամներ, ծրագրի թիմի անդամները նշանակվում են իրենց հերթական պարտականությունների վրա, ինչը նշանակում է, որ այլ աշխատանքների կրճատումը չի փոխհատուցվում ծրագրի կողմից բերված լրացուցիչ աշխատանքին: Ծրագրի ղեկավարները կարող են օգնել թիմի անդամներին բանակցել այս հարցի շուրջ իրենց ղեկավարների հետ, սակայն ծրագրի ղեկավարը վերահսկողություն չունի նախագծի թիմի անդամների հետ, ովքեր նախագծից դուրս են:
Ծրագրի թիմի անդամների նվիրումը շատ արժեքավոր է: Առանց նվիրման, վերջնաժամկետները սայթաքել են եւ աշխատել արտադրանքները որակյալ չեն: Նվիրված թիմի անդամները մղվում են նախագծի նպատակները ժամանակին, բյուջեի շրջանակներում եւ մինչեւ որակի սպասելիքները: