Ինչպես է ձեւական աուդիտի ծրագիրը
Ծրագրի աուդիտը սովորաբար իրականացնում է վարժություն:
Ոչ ֆորմալ համարժեքը սովորաբար կոչվում է գործընկերների վերանայում: Սա այն դեպքն է, երբ գործընկերը նայում է ձեր նախագիծը եւ դրա հետ կապված փաստաթղթերը եւ տալիս ձեզ հետադարձ կապ այն մասին, թե որտեղ պետք է ծախսեք մի քիչ ավելի շատ ժամանակ:
Ծրագրի աուդիտները ձեւական են, քանի որ նրանք սովորաբար ունեն որոշակի հարցեր եւ իրականացնում են այնպիսի անձը, ով պարբերաբար նման բան է անում:
Ով է իրականացնում Ծրագրի աուդիտ
Ձեր նախագծային աուդիտը կատարող անձը կարող է լինել մեկ այլ ծրագրի ղեկավար (հավանաբար, ինչ-որ մեկին, ով աշխատում է նախագծերի իրականացման մեջ), սակայն ավելի հավանական է, որ այն լինի Project Office- ից, որը հաճախակի ստուգում է իրականացնում:
Այն պատրաստվում է լինել մեկը, ով կարող է իրեն համարել անկողմնակալ, այնպես որ դա չի լինի ձեր գծի կառավարիչ կամ ծրագրի հովանավոր: Դա կարող էր նույնիսկ լինել մարդկանց թիմ, կախված նախագծի չափից:
Ինչպես պատրաստել Ծրագրի աուդիտի համար
Առաջին, եւ հիմնականը, կազմակերպված լինելը, ձեր աուդիտորից վերանայել ձեր նախագծային փաստաթղթերի պատճենները:
Եթե ունեք ծրագրի համակարգող , խնդրեք նրանց միասին քաշել փաստաթղթերի փաթեթը (ցանկալի է էլեկտրոնային): Դուք պետք է ձեր բոլոր տեղեկությունները հասանելի դառնա, բայց նույնիսկ եթե դա անեք, այս քայլը կարող է դեռ որոշ ժամանակ անցել: Որպեսզի առնվազն համոզվեք, որ դուք ունեք նախագծի պլան , ռիսկի գրանցամատյան , թողարկման մատյան, բյուջե եւ աուդիտորի համար նախատեսված ժամանակացույց:
Ով պետք է ներգրավվի
Սա կախված է նրանից, որ աուդիտորը ցանկանում է նայելու: Դուք, որպես ծրագրի ղեկավար, ստիպված կլինեք որոշ ժամանակ անցկացնել նրանց հետ: Ակնկալիք ձեր թիմի անդամներին, նաեւ զանգահարել աուդիտորին:
Հաշվի առեք, որ ավելի երկար են ծախսվում աուդիտի հետ կապված խնդիրների վրա, այնքան քիչ ժամանակ է պահանջվում նախագծային աշխատանքների համար, այնպես որ կարող եք վերափոխել որոշ գործողություններ եւ ավելի դանդաղ աշխատել աուդիտի ժամանակահատվածում:
Որքան ժամանակ է իրականացվում Ծրագրի Աուդիտը
Ծրագրային աուդիտի համար սահմանված ժամանակահատված չկա: Խոշոր նախագծերում դուք կտեսնեք, որ այն շատ ավելի երկար է տեւում: Փոքր ծրագրերում աուդիտորը կարող է մի քանի ժամվա ընթացքում կատարել: Երբ դուք գիտեք, որ ձեր նախագիծը պետք է աուդիտի ենթարկվի, հարցրեք ձեր աուդիտի թիմին, թե որքանով են նրանք սպասում իրենց աշխատանքը:
Որն է աուդիտը
Եթե աուդիտը կոչվել է կոնկրետ մտահոգության պատճառով, օրինակ `որակյալ թիրախները չկատարելու դեպքում, ապա ակնկալում է, որ այդ տարածքը խորապես ուսումնասիրվի: Հիփոթեքային աուդիտը լայնորեն կանդրադառնա նախագծի կառավարման տարբեր ոլորտներում եւ այն նախագծերի վրա, որոնք աշխատում են: Այն կներառի ձեր նախագծի ժամանակը, ծախսերը եւ որակը եւ շահագրգիռ կողմերի ներգրավվածությունը:
Աուդիտի նպատակն է պարզել, թե արդյոք ծրագիրը կկատարի իր նպատակներին, թե ոչ:
Եթե աուդիտորը զգում է, որ ներկայիս կատարողականի հիման վրա ծրագիրը չի հարվածի այդ նպատակներին, նա կներկայացնի գործողությունների վերաբերյալ առաջարկություններ:
Առաջարկությունները կախված են այն բանից, թե ինչ կա
Աուդիտորի զեկույցի առաջարկությունները կախված կլինեն այն բանից, թե ինչ են գտել: Ակնկալիք նրանց դրական եւ ձեւավորված ձեւով, որը թույլ է տալիս Ձեզ հեշտությամբ ընդունել դրանք: Նրանք պետք է գործնական լինեն:
Մի ծայրահեղ դեպքում, աուդիտորը կարող է խորհուրդ տալ, որ ձեր ծրագիրը փակվի, չնայած դա տեղի կունենա միայն այն դեպքում, եթե նրանք զգան, որ որեւէ նախագիծ այս պահին առաջ չլինելու հնարավորություն չի տա կազմակերպության համար որեւէ արժեք:
Նայեք ձեր նախագծի աուդիտը որպես դրական փորձ: Այն պետք է նախազգուշացնի ցանկացած նշանների մասին, որոնք ձեր նախագիծը դժվարության մեջ է, եւ դա փորձառու նախագծային մասնագետի հետ աշխատելու հնարավորություն է:
Իրենց առաջարկությունները իրականացնելը պետք է ձեզ, ձեր թիմին եւ ձեր նախագծին ավելի հաջողակ դարձնի, եւ դա կարող է լինել միայն լավ բան: