Ինչպես գտնել կարեւոր գրառումներ արագ եւ հեշտությամբ
Միակ ժամանակն է, որ թվում է, թե մտածում է ձեր կարեւոր փաստաթղթերի մասին, երբ նրանց անհրաժեշտ է: Եվ, երբեմն, երբեմն դրանք չեք կարողանում գտնել, քանի որ դուք կամ չունեք կազմակերպված եւ կենտրոնացված համակարգ, ձեր կարեւոր փաստաթղթերը եւ / կամ վերջին անգամ անհրաժեշտության պահպանումն ապահովելու համար, ուղղակի վերցրեցիք այն դեպի ծով: ձեր գրասենյակում գրասենյակային փաստաթղթերը փոխարինելու փոխարեն, որտեղ այն պատկանում է:
Ձայնը ծանոթ է:
Ձեր բոլոր կարեւորագույն փաստաթղթերով ձեր տունը տարածվում է, դուք շատ ժամանակ եւ էներգիա եք նահանջում, որոնելով դրանք: Դուք նույնպես վտանգի տակ եք, նրանցից մի քանիսը կորցնելը: Բայց մի քանի պարզ քայլով, այս շաբաթավերջին կարող եք կազմակերպել ձեր կարեւոր թղթային փաստաթղթերը մեկ ժամվա ընթացքում:
Ձեզ հարկավոր է մի փոքրիկ երկուսի կողպեքի տուփ կամ շարժական կախովի ֆայլի տուփ, բազմակի գունավոր կախովի ֆայլեր (6 տարբեր գույներ), manila երրորդը կտրված սկավառակի թղթապանակ եւ հրդեհային անվտանգ (լրացուցիչ): Կամ դուք կարող եք ձեռք բերել մեծ կապոց եւ ներդիր ներդիրներ: Երբ ապրանք եք ստացել, վեց քայլերն եք հետեւելու, ձեր փաստաթղթերը կազմակերպելու համար:
Քայլ առաջին. Հավաքեք բոլոր փաստաթղթերը
Նախքան ձեր բոլոր կարեւոր փաստաթղթերը կազմակերպելը, դուք պետք է դրանք տեղադրեք: Դա երբեմն ավելի հեշտ է, քան արել:
Ստուգեք ձեր տնային գրասենյակները, ինչպես գրատախտակներում եւ թերթերում, որոնք գրված են ձեր գրասեղանի կամ սեղանի վրա: Ստուգեք թղթի կույտերը ձեր խոհանոցային խցիկները, ինչպես նաեւ խոհանոցային վարտիքները եւ զամբյուղները:
Նայեք ձեր ննջարանային հագուստով եւ գիշերային դահլիճում (կարող էր այնտեղ թողնել առավոտյան շտապում եւ մոռանալ նրանց մասին): Վերջապես, բայց ոչ պակաս, ստուգեք ձեր քսակը կամ պայուսակն այն կարեւոր փաստաթղթերի համար, որոնք դուք պատահաբար շարունակում եք շրջանցել (opps):
Քայլ երկրորդ. Դասակարգեք ձեր փաստաթղթերը
Ամենակարեւոր փաստաթղթերը բաժին են ընկնում հետեւյալ վեց կատեգորիաներից մեկին:
Ձեր հավաքած բոլոր փաստաթղթերի տեսակավորումը հետեւյալն է.
- Տնային եւ հյուպատոսական գրառումներ `հիփոթեք, գույքային գործեր, տնային տնտեսությունների բարելավման ծրագրեր եւ ստացականներ, սարքերի ձեռնարկներ եւ երաշխիքներ, գույքահարկի մասին տեղեկություն, տնային ապահովագրության քաղաքականություն եւ ձեռնարկներ
- Ավտո գրառումները `վերնագրեր, պահպանողական գրառումներ, ապահովագրական քաղաքականություն եւ տեղեկատվություն, վարկային տեղեկատվություն եւ վճարային հաշվառում
- Առողջության գրառումներ `ապահովագրական քաղաքականություն, առողջության ապահովագրության նպաստների ձեռնարկներ, բժշկական օգնության բացատրություն, բժիշկ օրինագծեր, դեղատոմսերի ցուցակ, ճկուն ծախսերի տեղեկատվություն, բժշկական ստացականներ, բժշկական ուղեցույցներ, կյանքի ապահովագրության քաղաքականություն
- Ֆինանսական հաշվառում `բանկային հաշվետվություններ, հարկային հաշվետվություններ, հարկային նվազեցումներ, ներդրումային գրառումներ, վարկային գրառումներ, վարկային քարտի հայտարարագրեր
- Էլեկտրոնային գրառումներ - բջջային հեռախոսի պայմանագրեր եւ ձեռնարկներ; համակարգիչների, նոթբուքերի եւ iPad- ների վաճառքի մուտքերի եւ երաշխիքների մասին; մալուխային եւ ինտերնետային ծրագրեր եւ օրինագծեր; անլար երթուղիչի վաճառքի անդորրագիր եւ ձեռնարկ
- Անձնական գրառումները `ծննդյան վկայականներ, ամուսնության վկայագիր, ամուսնալուծության վկայագիր, խնամակալության փաստաթղթեր, սոցիալական ապահովության տեղեկատվություն, պատվաստումների գրառում, անձնագրեր, զինվորական ծառայության գրառում, մկրտության եւ հաստատման արձանագրություններ, կամք, թաղման ծրագիր եւ թաղման վայրի տեղեկատվություն: Եթե դուք ունեք կենդանիներ, կարող եք նաեւ ներառել իրենց կարեւոր փաստաթղթերը, ինչպիսիք են անասնաբուժական եւ պատվաստանյութերի տեղեկատվությունը այս կատեգորիայում:
Քայլ 3-րդ. Գտնել ձեր կենսական փաստաթղթերը
Ձեր կարեւոր փաստաթղթերից շատերը կարող են պահվել պարբերաբար ներկայացման կաբինետում կամ դյուրակիր կախովի ֆայլի վանդակում: Կան մի քանիսը, որոնք, իրոք, պետք է պահվեն որպես fireproof անվտանգ կամ offsite պահեստավորման տարբերակ, ինչպես, օրինակ, անվտանգության ավանդի տուփ:
Կենսական փաստաթղթերը այն փաստաթղթերն են, որոնք փոխարինելու համար շատ բարդ կամ շատ ժամանակ կլիներ: Նրանք կարող են պարունակել զգայուն անձնական տեղեկություններ, որոնք կարող են խափանվել խախտման կամ կոտրվելու դեպքում: Եթե ձեր տունը ոչնչացվի կամ ջրհեղեղով ավերվել է, ուզում եք, որ այս կենսական փաստաթղթերը մնան անփոփոխ:
Մարդկանց մեծամասնության համար հետեւյալ փաստաթղթերը կենսական նշանակություն ունեն. Սոցիալական ապահովության մասին տեղեկություն, ծննդյան վկայագրեր, ապահովագրական քաղաքականություն, ձեր գործակալի կոնտակտային տվյալները, ցանկությունները, գույքի գործերը, մեքենայի տիտղոսները, ձեր անձնագիրն ու ցանկացած պայմանագիր կամ համաձայնություն, որը պահանջում է ձեր սկզբնական ստորագրությունը:
Կատարեք ձեր բոլոր կրիտիկական փաստաթղթերի հիմնական ցուցակը , որը դուք տեղադրեք ձեր կրակահանդեսի ապահովում կամ դուրս է պահում:
Քայլ Four: Կրկնօրինակեք ձեր դրամապանակը
Մեզանից շատերը ամեն օր կրում են մեր կարեւորագույն տեղեկությունները մեր դրամապանակներում: Դուք գիտեք, թե ինչ է ձեր դրամապանակում: Ինչ եք անելու, եթե ձեր դրամապանակը կորցրել կամ գողացել:
Դարձրեք ձեր վարորդական լիցենզիան, դոնորային քարտը, առողջության ապահովագրության քարտ (ներ) ը, անդամավճարները, ինչպիսիք են սպորտային խանութի խանութի հավատարմագրային քարտերը, պահեստային ակումբները եւ, ամենակարեւորը, բոլոր վարկային եւ դեբետային քարտերը: Պահպանեք այդ պատճենները ձեր մյուս կարեւոր փաստաթղթերի փաստաթղթերով.
Քայլ հինգ. Ստեղծել պարզ ներկայացման համակարգ
Որքան պարզ է ներկայացման համակարգը, այնքան ավելի հավանական է, որ այն օգտագործեք հետեւողականորեն: Վերցրեք կարեւոր փաստաթղթի յուրաքանչյուր կատեգորիա եւ նշանակեք այն կախովի ֆայլի գույնը.
- Տուն եւ գույքի գրառումներ
- Auto Records- ը
- Առողջապահական գրառումներ
- Ֆինանսական հաշվետվություններ
- Էլեկտրոնիկա ռեկորդներ
- Անձնական գրառումները
Ավելացնել ձեր պատահական համակարգին կախված ֆայլերի համապատասխան քանակությունը յուրաքանչյուր կատեգորիայի համար ունեցած փաստաթղթերի քանակի համար:
Օգտագործեք manila պանակները եւ յուրաքանչյուր կատեգորիայի համար ստեղծեք յուրաքանչյուր անհատական թղթապանակ: Թղթապանակները տեղադրեք համապատասխան գունավոր կախովի ֆայլի բաժնում:
Եթե դուք ձեռք բերեցիք մեծ օղակաձեւ կապակցիչ եւ ներդիր ներդիրներ, նշեք գրանցամատյանները վերը նշված հեղինակային անվանումներով, թղթային փոսը բոլոր փաստաթղթերը եւ կազմակերպում դրանք: Եթե թերթերը չպետք է լինեն թղթային փոս, թղթային փոս է թղթապանակը եւ փաստաթղթերը թղթապանակում:
Այժմ, եթե փաստաթղթային աշխատանքը պարզապես ձեր բանը չէ, դա կարող է ձեզ համար ազատական պահ լինել: Դուք կարող եք սկանավորել այդ բոլոր փաստաթղթերը, փրկել դրանք կոշտ սկավառակի վրա, ապա շերտավորել այն: Բայց օգտագործեք ձեր սեփական հայեցողությունը, քանի որ որոշ փաստաթղթեր ավելի լավ են մնացել: Օգտագործեք ձեր լավագույն վճիռը:
Ընթացիկ սպասարկում
Այժմ ձեր կարեւորագույն փաստաթղթերը կազմակերպված են, պահեք դրանք կազմակերպված: Յուրաքանչյուր ամիս, երբ դուք վճարում եք ձեր օրինագծերը, ձեր փաստաթղթերի համապատասխան բաժնում ներկայացնում եք նոր փաստաթղթեր: Միեւնույն ժամանակ, փնտրեք ձեր համակարգից հեռացրած բոլոր փաստաթղթերը այն ամսվա ընթացքում, որոնք դեռեւս կարող են դուրս գալ ներկայացման համակարգից: Վերահղեք դրանք: Ամեն տարի, առնվազն երկու անգամ, վերանայեք ձեր ներկայացման համակարգում առկա փաստաթղթերը `տեսնելու, թե արդյոք հնարավոր է մաքրվել: Լավ ժամանակացույցը, որը պետք է հետեւել տարվա առաջին տարում եւ յուրաքանչյուր ուսումնական տարվա վերջում:
Մի փոքր ջանք գործադրելով, կարող եք երկարաժամկետ օգուտներ քաղել `կազմակերպելով ձեր կարեւոր թղթային փաստաթղթերը:
Խմբագրված է Էլիզաբեթ Մակգորի: