Հաշիվը կարեւոր է յուրաքանչյուր ծրագրի հաջողության համար : Հաշվետու լինելը չի նշանակում, որ ծրագրի ղեկավարը պետք է մանուկ հասնի, միկրոավտոբուսը կամ շագանակագույն մարդկանց ձեռք բերի բաներ: Նման մարտավարությունը առաջացնում է հակասություն եւ թշնամություն, ծրագրի ղեկավարին: Փոխարենը, միակ մարդը, որը պատասխանատվություն է կրում մարդկանց վրա, ծրագրի ղեկավարը հզորացնում է ողջ թիմը `պահպանելու նախագծի հաշվետվողականությունը:
Չնայած ծրագրի ղեկավարը պատասխանատվության շրջակա միջավայրի ստեղծման կարեւոր պատասխանատվություն ունի, ծրագրի թիմի անդամները պատասխանատվություն են կրում իրենց եւ միմյանց պատասխանատվության ենթարկելու համար: Ծրագրի ղեկավարի փոխարեն, հաշվետու լինելը մենակ է, ամբողջ թիմը մասնակցում է:
Ահա նախագծի հաշվետվողականության ձեւավորման վեց եղանակներ.
01 Հասցեների հաշվետվողականություն `մեկնարկային հանդիպման ժամանակ
Ծրագրի հիմնարար սկզբունքն է հաշվետվողականությունը սահմանելը: Ծրագրի հովանավորը եւ ծրագրի ղեկավարը պետք է իրենց ակնկալիքները հստակեցնեն սկիզբը հանդիպման ժամանակ: Ծրագրի հովանավորը պետք է հաշվի առնի երկու միավոր: Նախ, նա կզբաղեցնի նախագծի ղեկավարը հաշվետու, եւ երկրորդ, ծրագրի ղեկավարը բոլորին պատասխանատվություն կկրի:
Այս կետերի վրա հիմնված նախագծի ղեկավարը նշում է, որ ծրագրի հովանավորը նախագծի ղեկավարին պատասխանատվության ենթարկելու դեպքում հաշվետվողականություն չի դադարում: Ծրագրի ղեկավարը ակնկալում է, որ թիմի անդամները նրան պատասխանատվության ենթարկեն: Բացի այդ, ծրագրի ղեկավարը ակնկալում է թիմի անդամներին միմյանց պատասխանատվության ենթարկել: Զբաղվելը միմյանց խրախուսվում է այնքան ժամանակ, քանի դեռ թիմի բոլոր անդամները պահպանում են պրոֆեսիոնալիզմ եւ հարգանք ուրիշների նկատմամբ:
Այս հայտարարությունները հաստատում են հստակ համակարգային հաշվետվողականություն: Ծրագրի ղեկավարը ի վերջո պատասխանատու է ծրագրի հաջողության համար, սակայն հաջողության հասնելու համար ծրագրի ղեկավարը ակնկալում է, որ բոլորը հաշվետու լինեն եւ միմյանց պատասխանատվության ենթարկեն:
02 Նշեք առաջադրանքների փոխկապակցվածությունը
Ծրագրերը գրեթե միշտ ներառում են փոխկապակցված խնդիրներ: Որոշ բաներ պետք է լինեն հերթականությամբ, որպեսզի ծրագիրը հաջողվի: Ծրագրի ղեկավարը նախագծի մանրամասներն է ներկայացնում թիմի մանրամասները, նախագծի ղեկավարը պետք է նպատակաուղղված լինի առաջադրանքների փոխկապակցվածության լուսաբանման վրա:
Ահա փոխկապակցված խնդիրների օրինակ: Կառավարության ծրագիրն անց է կացվում այն աշխատանքում, որն իր կանոնադրական իրավասության փոփոխության հետեւանք է: Պարզելու համար, թե ինչպես է անցում կատարվելիք ծրագիրը, ծրագիրը կտեղադրվի: Ծրագրի թիմի անդամներից մեկը հանդիսանում է մասնագիտական զարգացման դասընթացավար, որը ծրագրային աշխատակազմ կներկայացնի ծրագրային անձնակազմին: Այս դասընթացը զարգացնելու համար մնացած թիմը պետք է որոշումներ կայացնի, թե ինչպես է գործելու ծրագիրը: Դասընթացավարը թիմին պատասխանատվություն է կրում կանոնադրության մեջ սահմանված որոշումների կայացման ժամանակահատվածներում եւ աշխատատեղերի ստեղծման ժամանակահատվածում, ուստի բավարար ժամանակ ունի ուսումնական պլանի մշակման համար:
Երբեմն խնդիրները միաժամանակ ընթանում են: Դա կարող է տեղի ունենալ անհրաժեշտությունից կամ արդյունավետության շահերից: Առաքման ավարտից հետո նրանց արտադրանքի արտադրանքը օգտագործվում է հետագա աշխատանքում: Հաշվետվության կառուցվածքը գործում է ինչպես վերոնշյալ օրինակով: Հետագա առաջադրանքով աշխատողները հաշվետու են նախորդ առաջադրանքների վրա աշխատողներին:
Ծրագրի ղեկավարը թիմային անդամներին ցույց է տալիս, թե ինչպես խնդիրները կապված են միմյանց հետ եւ ինչպես յուրաքանչյուր թիմի անդամ պետք է լավ աշխատի, մյուս թիմի անդամների օգտին, ծրագրի ղեկավարը խրախուսում է միմյանց պատասխանատվության ենթարկել թիմի անդամներին: Եթե մեկ թիմի անդամը չի կարող առաջադրվել, մինչեւ մյուս թիմի անդամը նախորդող աշխատանքը կատարի, կախված թիմի անդամը ունի վստահված թիմի անդամի հաջողությունը եւ կստանձնի այդ թիմի անդամին ժամանակին եւ բարձրորակ կատարելու համար:
03 Գործողությունների վերաբերյալ հանրային պարտավորություններ ստացեք
Ծրագրի ղեկավարները թիմային հանդիպումներ են անցկացնում տարբեր պատճառներով: Պատճառներից մեկն այն է, որ հետագա քայլերը որոշեն, թե ինչպես է նախագիծը զարգացել: Հնարավորության դեպքում բաները պետք է գնան ըստ պլանի, բայց երբ սպասվում են անսպասելի խնդիրներ, նրանք պետք է վարվեն: Ծրագրի կառավարիչը կարող է հոգալ շատերին, բայց ոչ բոլորին:
Անկախ նրանից, թե ով է համաձայնում լուծել խնդիրը, թիմի անդամը, որը գործի է դրվում գործողության մեջ, պետք է հանրային հանձնարարություն կատարի: Պարտավորությունը ոչ թե պաշտոնական գործն է, այլ բոլորը պետք է իմանան, թե ինչ է սպասվում: Երբ որեւէ մեկը համաձայնվում է գործողության կետի, նախագծի ղեկավարը պետք է համոզված լինի, թե ինչպես պետք է կատարվի այն, եւ երբ այն պետք է ավարտվի:
Գործողության կետը պետք է փաստաթղթավորվի հանդիպման նշումներում կամ գործողությունների տարրերի գրանցամատյանում: Տարբեր նախագծային կառավարման փիլիսոփայությունները դա անում են տարբեր: Բանն այն է, որ հետագա հղումների համար գրեք գործողությունների իրերը:
04 հրապարակայնորեն հետեւեք գործողությունների վրա
Երբ թիմի անդամները պարտավորություններ են կազմում, ամբողջ թիմը պետք է կարողանա ապավինել այդ պարտավորությունների հաջող կատարմանը: Այս պարտավորությունները գրելը մեծ է, բայց եթե որեւէ մեկը երբեւէ չի հետեւում գործողությունների կետերին, թիմի անդամները կհավատան, որ այդ պարտավորությունները կարեւոր չեն: Ինչու պետք է հետեւեն, երբ ոչ ոք չի հարցնում, թե արդյոք նրանք արեցին:
Ինչպես ստանձնած պարտավորությունները հասարակության մեջ, ծրագրի ղեկավարը պետք է հետեւի այդ պարտավորություններին: Սա ստիպում է մարդկանց պահել իրենց խոսքը: Հանրային ամոթը հզոր շարժիչ է:
Լավագույն մասը նախագծի ղեկավարները չեն կարող լինել վատ տղայի: Երբ նախագծի ղեկավարը ստեղծել է հաշվետվողականության մթնոլորտ, ոչ ոք վատն է, քանի որ բոլորը հաշվետու են իրար: Միակ ժամանակն է, որ վատ տղա է, երբ նա չի հետեւում պարտավորության վրա:
Ծրագրի ղեկավարի կարիքը չկա, որպեսզի չկատարեն որեւէ մեկին: Խմբի դինամիկան կպահպանի իրավիճակը: Peer ճնշումը կարող է դրականորեն աշխատել: Ծրագրի ղեկավարը պարզապես պետք է ուշադրություն դարձնի գործողությունների կետին եւ թույլ տա, որ պատասխանատու անձը խոսի: Ժամանակ առ ժամանակ նախագծի ղեկավարը կարող է հարցաքննել հարցադրումներ, թե ինչու է պարտավորությունը չկատարվել, բայց սովորաբար պատասխանատու անձը կպատասխանի սխալների, սխալների կամ խոչընդոտների մասին եւ կստեղծի նոր պարտավորություն, որպեսզի գործի բնօրինակի գործողությունը եւ հնարավոր է, որ կատարվի ցանկացած պահի կատարման համար:
05 Կողմնորոշվեց վատ կատարողականությամբ
Ծրագրի թիմի անդամի վատ կատարումը խնդիր է, որ ծրագրի ղեկավարները պետք է արագ եւ դիվանագիտական գործ ունենան : Եթե նախագծի մյուս անդամները տեսնում են, որ վատ կատարումը հանդուրժվում է, նրանց մոտիվացիան կաթվածի, եւ դրանց կատարումը, ամենայն հավանականությամբ, կնվազի: Այնուամենայնիվ, ծրագրի ղեկավարները չեն կարող չնկատել աղքատ կատարողներին, երբ նրանք չեն սպասում սպասելիքներին: Դա հավասարակշռող գործ է, արագ գործածելու եւ մարդկային կերպով վարվելու միջեւ:
Վատ կատարումը ինքնով չի անցնում: Անհնար է թույլ չտալ, որ նախագծի ղեկավարները չպետք է կատարեն վատ կատարողներ ժամանակ իրենց պահվածքը շտկելու համար:
06 Անհրաժեշտ է կատարելագործել կատարողական հիմնախնդիրները
Եթե աղքատ կատարումը մեկ-մեկի վրա չի աշխատում, ծրագրի ղեկավարը պետք է խնդիրը բարձրացնի թիմի անդամի վերահսկիչին: Եթե դա չկատարվի, ծրագրի հովանավորը պետք է քայլի գնա: Ուղղորդող մեկին մեկին, բարձրացնելով հսկիչին եւ հովանավորին բարձրացնելը, ծրագրի թիմի անդամի կողմից վատ աշխատանքի կատարման լավագույն կարգը: Քայլ առ քայլ կարող է օտարել ներգրավվածներին եւ ի վերջո վատնել ժամանակները:
Նախքան ծրագրի հովանավորին հարց տալը, ծրագրի ղեկավարը պետք է սպառի բոլոր այլ տարբերակները: Անբավարար կատարման դեպքում դա նշանակում է իրավիճակին անդրադառնալ մեկից մեկին, ապա դիմել թիմի անդամի ղեկավարի:
Ծրագրի ղեկավարը պետք է հստակ լինի ծրագրի հովանավորի հետ այն մասին, թե ինչ է նշանակում նախագծի հովանավորը: Եթե նախագծի ղեկավարը ցանկանում է, որ թիմի անդամը խորհրդակցի երկրորդ տողի մենեջերի կողմից, ծրագրի ղեկավարը պետք է ասի: Եթե նախագծի ղեկավարը ցանկանում է, որ թիմի անդամը փոխարինվի, ծրագրի ղեկավարը պետք է այդպիսի պահանջ ներկայացնի: Ծրագրի հովանավորը կարիք ունի ընտրանքներ եւ յուրաքանչյուր տարբերակի առավելություն եւ անհամաձայնություններ: