Պահպանեք Ծրագրի առաջ շարժվելը
Մենք նաեւ կանդրադառնանք որոշ փոփոխությունների կառավարման գործիքների վրա, որոնք դուք կարող եք օգտագործել եւ ինչպես է ծրագրային ոլորտի կառավարման մեջ ներգրավվածությունը:
Մինչեւ անգամ խոսել գործընթացների կամ գործիքների մասին, ես ուզում եմ քննարկել ձեր հեռանկարը փոխելու համար:
Ընդունել փոփոխություններ
Փոփոխությունները կարող են տեղի ունենալ ծրագրի կառավարման ողջ կյանքի ցանկացած կետում:
Գլխուղեղից պակաս ծրագրերի վրա փոփոխությունների կառավարման ամենադյուրին եղանակը իմանալն է, որ այն տեղի կունենա եւ դրա համար պլանավորվի:
Ունենալով ռազմավարություն, փոփոխություններ անելուց առաջ դրանք տեղի են ունենում, ամենատարածված տարբերակն այն է, թե ինչ է լինելու, ինչ տարբերվում է:
Սահմանված, համակարգված փոփոխությունների կառավարման գործընթացը մեկնարկելու լավագույն տեղն է: Դա ձեր խաղաթղթեր է, թե ինչ է կատարվելու, եթե ինչ-որ մեկը առաջարկում է, որ նախագիծը պետք է այլ կերպ վարվի, թե ինչն է ներկայումս պլանավորված եւ ծրագրային ձախողումը խուսափելու լավ միջոց:
Փոխել կառավարման գործընթացը
Փոփոխության կառավարման գործընթացը նման է հետեւյալին.
- Ստացեք տեղեկություններ փոփոխության մասին
- Գնահատեք փոփոխությունը, ներառյալ, թե որքան աշխատանք է նախատեսում պլանավորում
- Պատրաստեք առաջարկություն այն մասին, թե արժե արդյոք առաջ գնալ:
- Այնուհետեւ որոշում կայացնեք ծրագրի հովանավորի վերաբերյալ, թե արդյոք դուք պետք է ներառեք փոփոխությունը, թե ոչ:
Նկատի առնենք այդ քայլերից յուրաքանչյուրին իր հերթին:
Ստանալ տեղեկություններ փոփոխության մասին
Ծրագիրը փոխելու խնդրանք կստանաք: Դուք կարող եք տեղեկատվություն ստանալ հարյուրավոր տարբեր ձեւերով `հանդիպման, էլեկտրոնային փոստով, հեռախոսով, միջանցքում, երբ դուք շտապում եք գրասենյակից երեկոյան: Իդեալում, դուք կստանաք տեղեկատվություն փոփոխության հարցման ձեւի մասին, բայց դուք պետք է իմանաք, որ իրական կյանքում շատ կարեւոր շահագրգիռ կողմեր կարծում են, որ այսպիսի փաստաթղթերի կատարումը ծրագրի ղեկավարի աշխատանքն է: Եվ ձեր ընկերությունում դա կարող է լինել:
Օգտագործեք ձեր նախագծի փոփոխության հարցման ձեւանմուշը (այսինքն ավելի քան մեկ րոպե), գրավոր հարցման բոլոր մանրամասները գրավելու համար, սակայն ոչ ֆորմալ կերպով նրանք ձեզ հետ են: Այնուհետեւ վարեք նախաձեռնողի անցյալի ձեւը, որպեսզի դուք գիտեք, որ դուք ճշգրտորեն արտացոլում եք այն, ինչ ուզում եք:
Հիշեք, որ փոփոխությունները կարող են նաեւ մշակել: Միշտ չէ, որ ենթադրենք, որ փոփոխությունները վերաբերում են աշխատանքին: Գործընթացը նույնն է, անկախ նրանից, թե արդյոք դուք ավելացնում կամ նվազեցնում եք ծրագրի շրջանակները:
Իրականացնում է փոփոխության գնահատում
Նայեք փոփոխության հարցմանը մանրամասնորեն: Դուք կգնահատեք ազդեցությունը հետեւյալի վրա.
- Ժամանակացույց
- Փաստաթղթավորում
- Աշխատանքն արվում է մինչեւ օրս եւ աշխատելու համար
- Բյուջե
- Որակի չափումներ
- Շրջանակը
- Ռեսուրսների մատչելիությունը:
Օրինակ, ծրագրային փոփոխությունը կարող է գնահատվել 5 օրվա ընթացքում:
Դա ընդամենը 5 օր չի գնելու ժամանակացույցը, քանի որ դա այլ խնդիր առաջացրեց եւ տեղափոխեց այն ժամանակահատվածում, երբ հիմնական ռեսուրսը տոն է: Այդ խնդիրը նույնպես պետք է տեղափոխվեր, ուստի ընդհանուր առմամբ այդ փոփոխությունը տեւեց 8 օր: Դա կկրի 5K դոլար, իսկ լրացուցիչ 8 օրերը մեզ մեկ ամսվա ընթացքում մատակարարող պայմանագիր կնքեցին, ուստի այնտեղ էլ կան ծախսեր: Որակումը մնում է նույնը, բայց փոփոխության փոփոխությունները ներառում են նոր փոփոխությունը: Բոլոր համապատասխան փաստաթղթերը պետք է թարմացվեն, ներառյալ նախագիծը եւ ուսումնական ձեռնարկները, որոնք արդեն սկսվել են:
Ինչպես տեսնում եք, պարզ 5-օրյա փոփոխությունը կարող է ունենալ լայնածավալ ազդեցություններ: Կարեւոր է իմանալ բոլորի մասին, նախքան որոշել եք փոփոխությունը կատարել, թե ոչ, քանի որ ամբողջական պատկերը կարող է փոխել արդյունքը:
Պատրաստել եւ ներկայացնել առաջարկություն
Այժմ դուք գիտեք փոփոխության լիարժեք ազդեցությունը, որը դուք կարող եք խորհուրդ տալ, թե արդյոք այն արժե առաջ գնալ:
Որոշ դեպքերում դա չի լինի, քանի որ հասկանալի օգուտը կլինի ավելի քիչ, քան արժեքը: Այլ դեպքերում այնտեղ բավականաչափ օգուտ կարող է լինել, որպեսզի փոխհատուցի լրացուցիչ աշխատանքը: Մյուս դեպքերում դուք կարող եք գտնել, որ փոփոխությունը բացասական ազդեցություն կունենա ծախսերի վրա, բայց ոչինչ չի կարող անել դրա մասին, քանի որ այն կարգավորող կամ համապատասխանության հարց է կամ որեւէ այլ ներքին պատճառի նման կազմակերպական վերակառուցում:
Ստացեք որոշումը
Փոքր փոփոխությունների համար, որոնք թույլ են տալիս ձեր թույլտվության սահմանը ներդնել, կարող եք որոշում կայացնել, թե արդյոք ընդունեք փոփոխությունը կամ ոչ ինքներդ (թիմից ճիշտ մուտքագրելով): Ավելի մեծ բան պետք է հաստատի ծրագրի հովանավորը կամ ծրագրի խորհուրդը:
Հիշեք, որ վերադառնալ եւ մեկին ասել, եթե իրենց փոփոխությունը մերժվել է: Դուք ցանկանում եք խուսափել ձեր նախագիծը շահակիցներից, եթե կարողանաք:
Փոխել կառավարման գործիքները
Կան փոփոխությունների կառավարման մի շարք գործիքներ, որոնք կարող եք օգտագործել այս գործընթացի դյուրին եւ ավելի պարզեցված դարձնելու համար: Ես խորհուրդ կտամ.
- Ստուգման կամ գործընթացի քարտեզ, որը քայլում է մարդկանց միջոցով, թե ինչ պետք է անեն, որպեսզի փոփոխություն կատարեք ձեր ծրագրի շրջանակներում:
- Կաղապարի փոփոխման հայտի ձեւ: Սա կարող է լինել առցանց ավտոմատացված աշխատանքի արդյունքում:
Եկեք նայենք, թե ինչ է կատարվում նախագծի փոփոխության հարցմանը հաջորդում:
Ինչ է դառնում նախագծի փոփոխման խնդրանքը
Ծրագրի փոփոխության հարցման ձեւը պետք է ներառի.
- Փոփոխության պահանջող անձի անունը («հայցող»):
- Յուրահատուկ նույնականացնողը, ինչպես փոփոխության համարը (դուք կարող եք ավելացնել այն ինքներդ ձեզ հետագայում, քանի որ հավանական է, որ որեւէ մեկը խնդրանքը բարձրացնի եւ օգտագործելով ձեւը կիմանա, թե ինչ պետք է դրվի այդ վանդակում):
- Առաջարկվող փոփոխության նկարագրությունը, որքան մանրամասն, որքանով նրանք կարող են կառավարել:
- Փոփոխության կատեգորիան: Իդեալում, դուք պետք է prepopulate այս բաժինը, որպեսզի նրանք միայն պետք է նշելու վանդակը. Սա լավ վայր է նշելու, թե արդյոք փոփոխությունը կապված է կարգավորման կամ ներքին համապատասխանության հետ, կարծես այն (իսկապես) այն ժամանակ, երբ դուք կարող եք շրջանցել պլանավորման եւ գնահատման բազմաթիվ քայլեր եւ պարզապես ծանոթանալ դրանց հետ:
- Փոփոխության «պատճառը»: Ինչ է դա անում արդարացման համար: Ինչու է պահանջում այն:
- Փոփոխության ազդեցությունը ծրագրի տարբեր տարրերին, ներառյալ ժամանակի, արժեքի, որակի, ծավալների: Նրանք կարող են ունենալ բոլոր մանրամասները, որպեսզի դուք կարողանաք նրանց հետ աշխատել փոփոխությունների գնահատման ընթացքում, լրացնելով հայտերը: Նրանք պետք է լրացնեն այնքան, որքան կարող են: Այս կետում փնտրվող նվազագույնն այն է, որ դրանք հաստատեն, եթե այն կավելանա, նվազի կամ փոփոխի գործող նախագծի պարամետրերը:
Փոփոխության հարցման ձեւի ստորին մասում ձեզ կներկայացնեն որոշ մանրամասներ, քանի որ հետագայում քննարկվում է փոփոխությունը: Ձեր ձեւանմուշը պետք է ներառի նաեւ տարածք,
- Փոխել որոշումը `ընդունեք, մերժեք կամ կասեցրեք
- Որոշումն ընդունող անձի անունը (կամ խմբի), գումարած որոշման ընդունման ամսաթիվը եւ լրացուցիչ մեկնաբանությունները:
Հարցումը կատարող անձը դեռ չգիտի արդյունքը, ոչ ոք չի կարողանա, ուստի այդ տուփերը կմնան մաքուր, մինչեւ աջ խումբը հանդիպի ձեր առաջարկը քննարկելու եւ որոշում կայացնել:
Փոփոխություններ եւ Ծրագրի շրջանակների կառավարում
Ծրագրի շրջանակների կառավարումը հիմնական միջոցն է, որը վերահսկում է այն, ինչն է նախագծում եւ այն, ինչ չկա: Երբ դուք փոփոխություն եք ստանում նախագծի շրջանակում, դուք պետք է մտածեք, թե ինչպես է դա ազդում նախագծի ընդհանուր առմամբ: Ձեր փոփոխության կառավարման գործընթացը օգնում է ձեզ դա անել եւ այն համատեքստում սահմանել, փոխելով կառավարումը, շրջանակը կառավարելու փոքր մասն է:
Հարկավոր է խոսել այն մասին, թե ինչպես է Ծրագրի կառավարման մարմնի ուղեցույցը (PMBOK® ուղեցույց) - Հինգերորդ թողարկումն ընդգրկում է ծրագրի փոփոխության կառավարումը, քանի որ դա ոչ թե ինտուիտիվ է, որքան մտածում եք: PMBOK® ուղեցույցը ներառում է «Ծրագրի շրջանակների կառավարում» բաժնում «Վերահսկիչ շրջանակներ» կոչվող գործընթաց, եւ սա սկսվում է հիանալի վայր: Այնուամենայնիվ, նախագծերի փոփոխման կառավարման գործընթացը պետք է ավելի ինտեգրված ձեւով մշակվի, եւ դա արտացոլվում է տեքստում: PMBOK® Guide- ի օգտագործողները պետք է անդրադառնեն Կատարել ինտեգրված փոփոխության վերահսկման գործընթացին, քանի որ սա սահմանում է, թե ինչպես է ամեն ինչ կապվում միասին:
PMP- ի դառնալու համար հարկավոր է հասկանալ, թե ինչպես է PMBOK® Guide- ը ներառում է փոփոխության կառավարում, քանի որ այն, ինչ ձեզ կքննարկվի: Այնուամենայնիվ, պետք է հաշվի առնել, որ փոփոխությունների կառավարման գործընթացը, որն իրականում իրականացնում եք ձեր նախագծերում, պետք է ինտեգրված, հեշտությամբ հետեւեք եւ գործնական:
Փոխելու գործընթացում ձեր թիմին օգնելու 5 եղանակներ
Ձեր նախագծային թիմը կարեւոր է ձեր նախագծի հաջողության համար, ուստի այն օգնում է դրանք առաջարկել, երբ դուք փոփոխություններ եք կատարում ձեր նախագծում:
Ահա 5 եղանակներ, որոնք դուք կարող եք օգնել նրանց արագորեն հասկանալ ծրագրի փոփոխության կառավարման գործընթացը:
1. Խոսեք փոփոխությունների մասին: Թող նրանք իմանան, որ ծրագրերի փոփոխությունը նորմալ է եւ նրանք պետք է ակնկալեն:
2. Կիսեք գործընթացը: Վերեւից մենք խոսեցինք փոփոխության կառավարման գործընթացի մասին, բայց դա բնական է բոլորի համար: Ձեր թիմի անդամները չգիտեն, թե ինչ պետք է անեն եւ ինչ է ակնկալվում նրանցից, եթե դրանք չասեն: Կարգավորեք ճեպազրույցը նրանց հետ գործընթացը անցնելու համար եւ թող իմանան, թե ինչն է նրանց դերը:
3. Դարձնել այն հեշտ: Երբ ծրագիրն անցնում է շրջանի փոփոխության, այն կարող է բավականին անհամապատասխան լինել: Գրաֆիկը սխալ է, բյուջեն կարող է տարբեր լինել, պահանջները, իհարկե, տարբեր են: Թիմը կարող է որոշակի փոփոխություն մտցնել, չնայած մեծ կամ մեկին, որը վերափոխում է այն որոշումը, որ նրանք նախկինում մտածել էին, քարի վրա դրված էին (այո, դրանք տեղի են ունենում): Գործընթացը հնարավորինս հեշտ դարձնել նրանց համար:
4. Եղեք օգնելու համար: Աշխատանքի նոր ձեւը որոշակի ժամանակ է պահանջում անկողնում: Եթե նախկինում կառավարել եք նախագծի փոփոխությունը ոչ ֆորմալ ձեւով (կամ ոչ բոլորովին), ապա ձեւական գործընթացում փոփոխությունը կարող է մի քիչ ժամանակ առնել `դառնալ« այնտեղ եղած գործերը » '. Ասեք թիմին, որ դու այնտեղ ես, որ օգնի նրանց, եթե նրանք ուզում են առաջ անցնել ինչ-որ մի բան:
5. Մի վախեցեք `ոչ: Բոլոր փոփոխությունները խելամիտ առաջարկներ չեն: Թույլ տվեք, որ ձեր թիմը իմանա, որ եթե նրանք զգում են, որ փոփոխությունը ճիշտ չէ, այս պահին ծրագրի համար ճիշտ չէ, որ դուք կկանգնեք նրանց կողմից այդ զրույցի փոփոխության հարցումին:
Փոփոխությունը արդյունավետ չկարգավորելը ձեր նախագիծը շեղելու ձեւերից մեկն է, հետեւեք ուշադրությունից: Զինված այս տեղեկատվությունը դուք այժմ կարող եք սկսել սկսել նախագծային փոփոխություններ վերահսկվող ձեւով: