Երեք կարեւոր նախագծերի կառավարման պայմանները `իմանալով

Ծրագրի կառավարման ոլորտը, որը շատ նման է փորձի ցանկացած այլ ոլորտին, ունի եզակի բառապաշար, որը լրացվում է հապավումներով եւ մասնագիտացված պայմաններով: Երեք կարեւոր պայմաններ եւ հասկացություններ, որոնք դուք պետք է հասկանաք, ներառում են.

• Շրջանակը
• Ռիսկը
• Ենթադրություններ

Այս հոդվածը ներկայացնում է այս երեք հիմնական նախագծի կառավարման պայմանները եւ ներառում է լրացուցիչ կարդալու հղումներ եւ առաջարկություններ:

Շրջանակը

Ծրագրի կառավարման շրջանակներում ծավալը սահմանների սահմանն է, որը սահմանում է նախագծի ծավալը:

Տարածքը նկարագրում է, թե ինչ է պետք հանձնել հաճախորդին, ծրագրի նախաձեռնության արդյունքում:

Փոխըմբռնումը շրջանակը թույլ է տալիս ծրագրի ղեկավարին եւ ծրագրի թիմին հասկանալ, թե ինչն է ընկնում նախագծի սահմաններում ներսում կամ դրանից դուրս: Եթե ​​ինչ - որ բան «չի ընդգրկվում» է, ապա դա չի նշանակում ծրագրի պլանավորման աշխատանքում : Տարածքի հայտարարության սահմաններում ներգրավված գործողությունները համարվում են «շրջանակում» եւ հաշվառվում են ժամանակացույցի եւ բյուջեում: Եթե ​​գործունեությունը դուրս է գալիս սահմաններից դուրս, համարվում է «դուրս է» եւ նախատեսված չէ:

Անկախ նրանից, թե դուք նախագծի ղեկավար եք կամ ծրագրի թիմի մի մասը , դուք կցանկանայիք մտածել, թե արդյոք ինչ-որ բան շրջվում է կամ շրջանից դուրս, ինչպես առաջ շարժվելով:

Որպես օրինակ, պատկերացրեք, որ հաճախորդը խնդրել է ձեզ ստեղծել կայք: Նախագծի շրջանակն ընդգրկելով (կամ սահմանել սահմանները), դուք նշում եք հետեւյալ տարրերը, ներառյալ շրջանակը.

• Կայքի դիզայն եւ կաբինետի դիագրամ
• Փորձարկման մահճակալի ստեղծում
• Կոդավորում հաստատված մետաղական աղյուսակում
• Գրաֆիկայի զարգացումը կայքի թեմայի համար
• Նախքան կայքի հրապարակային դարձնելը նախքան փորձարկումը եւ կարգաբերումը

Ծրագրի ընթացքում հաճախորդը խնդրում է Ձեզ ներգրավել ընկերության տեսանյութերի ակնարկը: Տեսանյութը նշված չէ ծրագրի շրջանակում եւ այդ պատճառով չի տարածվում:

Թեեւ դուք կարող եք երջանիկ լինել լրացուցիչ վարձատրության համար տեսանյութի աշխատանքը կատարելու համար, դա կպահանջի վերանայել նախագծի շրջանակի եւ ծախսերի եւ ժամանակի գնահատումը:

Հստակ եւ համաձայնեցված շրջանակային փաստաթղթի բացակայության դեպքում, տեսանյութի հարցը կարող էր դավաճանություն առաջացնել ձեր թիմի եւ հաճախորդի ներկայացուցիչների միջեւ: Հստակ շրջանակային հայտարարությունը թույլ տվեց ձեզ մեղմել իրավիճակը եւ կարգավորել կարգի փոփոխություն:

Այսպիսով, ինչպես եք որոշում, թե որն է ներսում կամ դրսից: Նախ ցանկանում եք նախանշել նախագծի բոլոր մանրամասները `ներկայումս իմանում եք հաճախորդի կամ ծրագրի սեփականատիրոջ հետ քննարկումների հիման վրա: Այնուհետեւ դուք կցանկանաք կատարել հիմնական ենթադրություններ, որոնք կխրախուսեն այն, ինչ դիտվում է կամ ընդգրկված չէ:

Ենթադրություններ

Ձեր կյանքի մի կետում, հավանաբար, ասվում է. «Երբեք ենթադրություններ չկատարեք»: Սակայն, նախագծի կառավարման մեջ ենթադրություններ անելը ամենօրյա գործունեություն է: Ենթաբաժինները կօգնեն ձեզ սահմանել շրջանակը եւ ռիսկերը եւ ճշգրտորեն գնահատել ձեր գնահատականները ժամանակի եւ ծախսերի համար: Անշուշտ, անհրաժեշտ է փաստաթղթեր ներկայացնել եւ հաստատել ձեր ենթադրությունները:

Նկատի առնենք մի պարզ բան, օրինակ, գրքի ստեղծում: Ասենք, ձեր ընկերը գաղափար ունի սուրճի սեղանի գիրքի համար եւ խնդրել է ձեզ կառավարել ծրագիրը: Նրա առաջին խնդրանքը բյուջե է, որպեսզի ֆինանսավորի ֆինանսավորումը:

Քանի որ դուք սահմանում եք շրջանակը, պարզ է, որ ձեր ընկերը անորոշ է բազմաթիվ մանրամասների վրա, ներառյալ էջերի հաշվարկը, պատկերների ընդգրկումը, ծածկույթի ոճը եւ էջերի համար օգտագործվող թղթի քաշը: Քանի որ այս բոլոր գործոնները կազդեն ծախսերի եւ արտադրության բարդության վրա, դուք ստիպված կլինեք ենթադրություններ անել բնութագրերի վերաբերյալ եւ հաստատել այդ ենթադրությունները որպես ընդունելի կամ անընդունելի ձեր ընկերոջ հետ:

Հետագա քննարկումներից հետո, ձեր ընկերը պատմում է, որ նա նախատեսում է գրքում ներառել 50 լուսանկար: Դուք կարող եք հիմնավորել ձեր ենթադրությունը 50 պատկերների վրա, կամ ակնկալելով, որ այս թիվը կավելանա ժամանակի ընթացքում, կարող եք ենթադրել, որ պատկերների հետ կկազմի 75-90 էջ:

Դուք կարող եք տեսնել, թե ինչպես ենթադրությունները ուղղակիորեն ազդում են ժամանակացույցի վրա: Պատկերացրեք, որ դուք մի ծրագիր եք վարում այգում, որը ներառում է կախովի հավաքածու կառուցելը:

Ձեր նախագիծը ստեղծելու համար տրվում է բյուջե եւ նշանակված թիմի անդամներ, որոնցից մեկը պատասխանատու է նյութերի համար: Երբ դուք ստեղծեք ձեր գրաֆիկը, խնդրում ենք նյութի պատասխանատու անձին, երբ ցեմենտը կժամանի: Այս անձը պատասխանում է, որ չի վստահում, երբ ցեմենտը կժամանի, բայց կարծում է, որ դա կլինի հունիսի 1-ից հունիսի 10-ը: Քանի որ դուք կառուցում եք ձեր շրջանակը եւ ժամանակացույցը, դուք ենթադրում եք, որ ցեմենտը կժամանի ոչ ուշ քան հունիսի 10-ը: օրինակ, երկու ենթադրություններ են ներկայացնում ենթադրությունների կատարման համար:

Առաջին նպաստն այն է, որ ցեմենտի ընդունման ենթադրությունը ոչ ուշ, քան հունիսի 10-ը թույլ է տալիս պլանավորել այն գործողությունները, որոնք հենվում են ցեմենտից: Երկրորդ օգուտը այն է, որ այն ապահովում է նյութերի պատասխանատու անձը ցեմենտի մատակարարման ժամկետով, որը նա կարող է փոխանցել իր մատակարարին: Անհասկանալի է, որ նախագիծը առաջ շարժվի առանցքային վերջնաժամկետ:

Ենթադրություններ կատարելը սահմանում է նախաստորագրված չափանիշները, որոնք հաճախ վերանայվում են ծրագրի ընթացքում `ծրագրի թիմին օժանդակության շրջանակներում, ժամանակին եւ բյուջեի ընթացքում: Բայց ինչ է տեղի ունենում, երբ ենթադրությունները սխալ են: Սա այն դեպքն է, երբ ռիսկը գալիս է խաղալու:

Ռիսկը

Երբ դուք կառուցել եք ձեր շրջանակը եւ բացահայտել շրջանակը եւ գնահատումները հետեւող ենթադրությունները, դուք կցանկանաք սկսել գնահատել ռիսկերի ոլորտները : Ռիսկը նույնն է նախագծային կառավարման մեջ, քանի որ այն գտնվում է իրական աշխարհում: դա վտանգ կամ շանս է, որը կարող է վնաս հասցնել: (Նշում. Ծրագրի կառավարման ինստիտուտը եւ Գիտելիքի կառավարման ծրագրի ղեկավար մարմինը, PMBOK- ն առաջարկում են ռիսկերի եւ տեսակների մանրամասն նկարագրություններ եւ սահմանում ծրագրի ռիսկերի կառավարման շրջանակները):

Բոլոր ծրագրերը պարունակում են ռիսկ եւ եթե դուք հանդիսանում եք ծրագրի ղեկավար կամ ծրագրի սեփականատեր, դա ոչ միայն ձեր պատասխանատվությունն է կանխատեսելու ռիսկը, այլ նաեւ ձեր աշխատանքն է հաղորդակցվելու այդ ռիսկերը հնարավորինս ազդեցությունը նախագծային թիմի վրա եւ նախապատրաստվել ռիսկերի մեղմացմանը:

Ռիսկը գալիս է տարբեր աստիճաններով: Երբեմն ռիսկը կարող է նշանակել միայն նշանակում է, որ ծրագիրը մի փոքր այլ կերպ կընկնի կամ փոքր անսպասելի շրջադարձ է կատարում: Որոշ դեպքերում, սակայն, ռիսկը կարող է հանգեցնել աղետալի արդյունքների, որոնք ձեր ծրագիրը դարձնում են նրա գլխին:

Եկեք խաղային սցենարի օգտագործենք վերը նշված ցեմենտի օրինակից: Ռիսկերից մեկն այն է, որ ցեմենտը չի հասնի հունիսի 10-ի ընկած ժամանակահատվածին: Որոնք են այս ռիսկի հնարավոր հետեւանքները: Ցեմենտից հետո հաջորդող բոլոր հետագա գործողությունները հետաձգվում են այս խնդրի հետեւանքով:

Ռիսկերը կարող են դրական լինել: Դիտարկենք նախագծի ազդեցությունը, եթե ցեմենտը ավելի վաղ ակնկալվում է: Թեեւ սա դրական արդյունք է թվում, սակայն դեռեւս խնդիր է ստեղծում նախագծում բոլոր մյուս քայլերի ժամանակացույցի եւ հաջորդականացման համար:

Ծրագրի ղեկավարները աշխատում են իրենց ծրագրային թիմերի հետ, հաշվի առնելով հնարավոր ռիսկերը: Նրանք գործընթացը մի քայլ առաջ են գնում եւ տեսնում են ռիսկի պոտենցիալ ծանրությունը եւ առաջացման հավանականությունը: Բացի այդ, նրանք բացահայտում են այն անձանց, որոնք լավագույնս համապատասխանում են, երբ ռիսկը տեղի է ունենում եւ նրանք զարգացնում են համաձայնեցված ռիսկերի մեղմացման պլաններ:

Բազմաթիվ ընկերություններ ունեն մանրամասն ռիսկի կաղապարներ, որոնք ժամանակի ընթացքում մշակել են այլ փորձի փորձ: Որոշ ոլորտներ կազմել են ռիսկի պրոֆիլներ, որոնք օգտագործվում են որպես ռիսկերի վերլուծության մեկնարկային կետ: Շատ ոլորտներում կիրառվում են նաեւ ռիսկի պլանավորման համար մանրամասն վիճակագրական վերլուծություն:

Ստորին գիծը

Ծրագրի կառավարման աշխարհում բոլորը կարեւոր են շրջանակը, ենթադրությունները եւ ռիսկը: Օգտագործեք այս հոդվածը որպես մեկնարկային կետ, հետագայում մանրամասն եւ մանրամասն ուսումնասիրելու այս եւ այլ կարեւոր նախագծերի կառավարման պայմանները: