Ինչպես պլանավորել ընկերության հանդիպումը

Ստեղծված օրինակելի ընկերության հանդիպման ծրագրի նախագիծը

Շնորհավորանքներ: Ձեր ընկերությունը հանդիպում կունենա ընկերության բոլոր մակարդակներից ընտրված մի խումբ աշխատողների համար: Տնօրենը ձեզ տվել է ծրագրի ղեկավարի պատասխանատվությունը: Այս խորհուրդները եւ ընտրանքային նախագիծը ցույց են տալիս, որ Ծրագրի ղեկավարը կարող է մոտենալ ընկերությունների հանդիպման կամ նմանապես բարդ նախագծի նախագծային պլանի ստեղծմանը:

Նախագծի նախագիծը

Ձեր առաջին քայլն է պլանավորել պլան:

Դուք սկսում եք միջոցառումը քննարկել շահագրգիռ կողմերի հետ: Եթե ​​դա կատարվեր անցյալ տարի, ինչն էր ճիշտ: Ինչը սխալ գնաց? Ով է հաջողացրել այս ծրագիրը եւ կարող է օգնել ձեզ խուսափել այս տարի խորտակվելուց: Քանի որ գլխավոր տնօրենը նախագիծը ձեզ է հանձնել, ինչ է նա ցանկանում դուրս գալ միջոցառումներից: Երբ է լինելու իրադարձությունը: Որտեղ Ինչ է բյուջեն:

Հավաքեք այնքան տեղեկատվությունը, որքան կարող եք: Դա կլինի կմախք, որի վրա դուք կառուցում եք ծրագրի նախագիծը:

Կառուցեք թիմ

Ինչ այլ ռեսուրսներ եք անհրաժեշտ այս նախագծի հաջողության հասնելու համար: Կան այլ բաժինների մարդիկ, որոնք կարող են օգնել ձեզ այս իրադարձությունը հաջողության հասնելու համար: Ինչ պետք է անեք, որպեսզի օգնեն այնտեղ: Կարող եք պարզապես հարցնել կամ պետք է ստանաք իրենց պաշտոնյաների պաշտոնական հավանություն: Որքան ժամանակ պետք է նրանցից: Ինչ կոնկրետ հմտություններ եք անհրաժեշտ նրանց տրամադրել: Կարող եք որեւէ մեկին տրամադրել այդ հմտությունը, եթե ցանկանում եք այն մարդը, որը հասանելի չէ:

Քանի որ սա ընկերության համապարփակ հանդիպում է, ինչպես կարող է օգնել HR- ը:

Ձեզ օգնության կարիք ունեք Օդանավակայանից: Ինչ վերաբերում է մարքեթինգային բաժինին: Այդ տարածքում օգնության կարիք ունեք:

Պլանավորել օրակարգը

Երբ գիտեք, թե որքան ժամանակ է անցկացվելու, դուք սկսում եք լրացնել ժամանակի բլոկները: Ձեզ անհրաժեշտ է բաց հաղորդավար: Ով կլինի դա: Դուք պատրաստվում եք միասին պահել մասնակիցներին կամ նրանց մի փոքրիկ խմբերով կտրեք ծրագրի մի մասի համար:

Քանի այլ խոսնակներ ձեզ հարկավոր են: Ով կստեղծի փոքր նստաշրջան, եթե դուրս գաք:

Արդյոք միջոցառումն անցնում է ավելի քան մեկ օր: Ինչպես եք փակելու առաջին օրը: Ինչպես եք կրկին բացում Երկրորդ օրը:

Ինչպես եք վերջանում վերջում: Անհրաժեշտ է փակման խոսք: Ինչպես եք կարգավորել հյուրանոցի դուրսը ստուգող մարդկանց լոգիստիկան, եթե գրեք մեկը:

Գտնել տարածությունը

Պարզեք, թե որքան մարդ է գալիս: Այնուհետեւ որոշեք, թե որքան մեծ տարածք է հարկավոր: Որտեղ է տեղի ունենալու միջոցառումը: Կորպորատիվ գրասենյակում կա սենյակ կամ ավելի մեծ տարածք է անհրաժեշտ: Արդյոք գործադիր տնօրենը ցանկանում է, որ հանդիպումը տեղի է ունենում տեղում, որպեսզի մարդիկ կարողանան կենտրոնանալ, կամ արդյոք նա ցանկանում է գրասենյակում անցկացնել ծախսերը նվազագույնի հասցնելու համար:

Ձեր տարածքում գտնվող հատկությունները կարող են ապահովել անհրաժեշտ տարածք: Օդանավակայանի հարեւանությամբ գտնվող հյուրանոցը լավ ընտրություն է, որը նվազագույնի է հասցնում քաղաքից դուրս եկող մարդկանց համար կամ պետք է գտնեք քաղաքից դուրս ինչ-որ բան ավելի հանգիստ:

Ինչ տարբեր վայրեր են վճարում իրենց հարմարություններով: Ինչ են ընդգրկում, եւ ինչ պետք է ձեռք բերեք եւ բերեք: Արդյոք նրանց հանձնարարում են անհատի համար աշխատել: Ինչպիսին են իրենց քաղաքականությունը արտաքինի եւ նյութերի վերաբերյալ:

Քաշեք այն

Այս հարցերի առնվազն մեծամասնության պատասխանները հավաքելով, կարող եք սկսել նախապատրաստել ծրագրի նախագիծը:

Հիշեք, որ այն, ինչ մենք ցույց ենք տալիս այստեղ, նախագծային առաջադրանքների ցանկն է, միայն աշխատանքային աղբարկղի կառույցը (WBS): Այն չի ներառում խնդիրների կամ ժամկետների միջեւ կախվածության որեւէ մեկը: Դրանք կներառվեն ավելի ուշ:

Նմուշ Ընկերության հանդիպման նախագիծը

Ծրագրի պլանի նախագծման միջոցով ինչպես պլանավորել, մենք քննարկել ենք ծրագրի պլանավորման հետ կապված մտածելակերպը եւ ծրագրի կառավարման հմտությունների օգտագործումը պլանավորման գործընթացում: Ահա թե ինչպես է նախագծի պլանի աշխատանքը կախված կառուցվածքը (WBS) կարող է որոնել ծրագրի պլանավորել ընկերության հանդիպումը.

Նախնական պլան Նախագիծը

1. Որոշեք բյուջեն
2. Քննարկել CEO- ի հետ նախագծի նպատակները
3. Նախորդ ծրագրի ղեկավարին (վարչապետին) խորհուրդներ տալու համար
4. Որոշեք շահառուների ցուցակը
5. Մուտքագրեք շահագրգիռ կողմերին ներդրման համար:
6. Կազմակերպել նախընտրած ամսաթիվը միջոցառման համար
7. Որոշեք, թե որքան բանախոսներ / ներկայացնողներ են անհրաժեշտ

1. Որոշեք, թե որքան աջակցում են անձնակազմը
2. Որոշեք, թե քանի աշխատակից կմասնակցի
3. Ցուցադրել հնարավոր տեղերը միջոցառման համար

2. Կառուցեք Ծրագրի թիմը

1. Վերցրեք մարքեթինգից
2. Ստացեք HR- ից
3. Տեսեք, արդյոք Գնումները կօգնեն որեւէ մեկին օգնել
4. Հարցրեք Սյուզանին, բոլոր բանախոսների մանրամասները
5. Ստացեք հարմարություններ
6. Ծրագրի թիմի մեկնարկային հանդիպումը

3. Օրակարգը մշակում

3 ա Plan Day One- ը

1. Նախադրեք սկիզբը
2. Ժամանակ հաստատեք, տեղադրեք տեղ եւ անձնակազմ գրանցման համար
3. Նախադրեք առավոտյան նիստի երկարությունը
4. Նշեք ելույթների երկարությունը
5. Հաշվի առեք առավոտյան նիստի համար անհրաժեշտ բանախոսների թիվը
6. Ձեռք բերող բանախոսներ
7. Պլանավորեք առավոտյան ընդմիջումը (ժամը եւ երկարությունը)
8. Ձեւավորման ժամանակ կազմակերպել կոնֆերանս սենյակի թարմացում (ջուր, աղբ եւ այլն)
9. Ճաշի ընդմիջում պլան (ժամանակ, երկարություն, տեղ, մենյու, որը վճարում է)
10. Պլանի կեսօրին նստաշրջան (երկարություն, բանախոսների քանակը)
11. Գրազ կեսօրին բանախոսներ կան
12. Ծրագրի առաջին օրը փակումը (ժամանակ, ով, երկարությունը)

3b Plan Day Two- ը

1. Նախադրեք սկիզբը
2. Նախադրեք առավոտյան նիստի երկարությունը
3. Հաշվի առեք առավոտյան նիստի համար անհրաժեշտ բանախոսների թիվը
4. Ձեռք բերող բանախոսներ
5. Պլանավորեք առավոտյան ընդմիջումը (ժամը եւ երկարությունը)
6. Ձեւավորման ժամանակ կազմակերպել կոնֆերանս սենյակի թարմացում (ջուր, աղբ եւ այլն)
7. Ճաշի ընդմիջում պլան (ժամանակ, երկարություն, տեղ, մենյու, որը վճարում է)
8. Պլանի կեսօրին նստաշրջան (երկարություն, բանախոսների քանակը)
9. Գրազ կեսօրին բանախոսներ կան
10. Պլանի փակման խոսքը (ժամանակ, ով, երկարությունը)
11. Հանգստի կազմակերպում հյուրանոցում

4. Տիեզերք պլանավորել

1. Որոշեք մասնակիցների թիվը
2. Պլանավորման նստատեղերի կազմակերպում (տողեր եւ աղյուսակներ)
3. Հաշվարկեք անհրաժեշտ տարածք
4. Հետազոտեք այն տարածքները, որոնք մատչելի են այդ տարածքի (ծախսերը, գտնվելու վայրը, ծառայությունները ներառյալ)
5. Հաշվարկների թիվը յուրաքանչյուր օրվա եւ ամսվա համարում
6. Որոշել անհրաժեշտ օժանդակ անձնակազմի թվաքանակը եւ տեսակը
7. Պարզեք, թե սենյակների համար անհրաժեշտ է, թե քանի մասնակից / խոսնակ / աշխատակից
8. Բանակցեք ծախսերը եւ ժամկետները մատչելի վայրերում
9. Գրանցվել պայմանագիր ընտրված վայրում

5. Հրապարակեք միջոցառումը

1. Ավարտեք բոլոր մանրամասները միջոցառման գտնվելու վայրի հետ
2. Համոզվեք, որ մասնակիցներին ծանուցվում են
3. Տեղեկացնել բոլոր թեմաների թեմաները եւ ներկայացման ժամ / օր
4. Տեղեկացեք բոլոր աջակցող անձնակազմի պարտականությունների եւ տեղաշարժերի մասին
5. Ստացեք RSVP- ի մասնակիցներից
6. Տեղեկացնել փոխարինողներին, անհրաժեշտության դեպքում

6. Հետեւեք

1. Ստացեք ելույթներ բոլոր բանախոսների կողմից
2. Վերանայել վերջնական ելույթները
3. Ստացեք անունների պիտակներ բոլոր մասնակիցների, խոսնակների, աշխատակիցների համար
4. Գնացեք նյութեր եւ նվերներ ներկաների համար
5. Վերահաստատեք միջոցառման գտնվելու վայրը

7. Վերանայեք եւ գնահատեք

1. Ուղարկեք գոհունակության հարցումը բոլոր մասնակիցներին
2. Ուղարկել վերանայման հարցումը բոլոր բանախոսներին
3. Շնորհակալություն ուղարկեք բոլոր բանախոսներին եւ աշխատակիցներին
4. Ծրագրի թիմի հետ անցկացնել փակ հանդիպում

Հետագա պլանավորում

Նախագծի պլանի աշխատանքային աղբարկղի կառույցը (WBS) վերը նշվածն է, որը ցույց է տալիս ընկերության հանդիպման պլանավորման համար: Դա պարզապես ուրվագիծն է: Ծրագրի թիմը դեռ պետք է աշխատի այդ իրերի վրա եւ ընդլայնվի դրանցից շատերը: Բացի այդ, նրանք պետք է աշխատեին յուրաքանչյուր խնդրի համար անհրաժեշտ ժամանակահատվածում, առաջադրանքների համեմատական ​​նշանակությունը եւ խնդիրների միջեւ փոխհարաբերությունները / կախվածությունը: