Ծրագրի կառավարում. Սահմանում
Ծրագրի կառավարման պայմաններում «կառավարումը» վերաբերում է քաղաքականությանը, գործընթացներին, չափանիշներին, ընթացակարգերին եւ ուղենիշներին, որոնք որոշում են, թե ինչպես են ղեկավարվում ծրագրերը, ղեկավարվում եւ կազմակերպում են ձեր կազմակերպությունը:
Կառավարումը կարող է լինել լայնածավալ եւ «ծանր» շատ բյուրոկրատիայի, կամ ուրվագծային եւ «թեթեւ» (որի դեպքում դա թերեւս անարդյունավետ է):
Կառավարիչները պետք է նպատակ ունենան իրենց շրջակա միջավայրի եւ մշակույթի կառավարման ճիշտ մակարդակի: Ձեր կառավարման քաղաքականությունը նպատակահարմար է դարձնելու համար կարեւոր հանգամանք է, որ դրանք արդյունավետ են:
Կառավարումը սկսվում է վերեւում: Ընկերության խորհուրդը պետք է հավատարիմ լինի լավ կառավարման գաղափարին եւ այն փաստը, որ ծրագրերը պետք է ճիշտ կառավարվեն, որոշակի ուղեցույցների շրջանակներում: Այս վերաբերմունքը եւ այն ստանդարտները, որոնք ակնկալվում են, կփակվեն Ծրագրի խորհուրդների եւ նախագծի ղեկավարների (եւ ծրագրային թիմերի, որտեղ դրանք գոյություն ունեն):
Ինչու Ծրագրի կառավարման հարցերը
Ձեր ծրագրի հովանավորը եւ այլ կարեւոր շահառուները ցանկանում են իմանալ, որ դուք ճիշտ ծախսել եք ծրագրի բյուջեն: Նրանք ուզում են տեսնել, որ դուք հետեւում եք ձեր նախագծի առաջընթացի արդյունավետ կերպով եւ անհրաժեշտության դեպքում կառավարել ծրագրի ռիսկը:
Սակայն նախագծերի վրա լավ կառավարման հիմնավորումը ավելի շատ է ընթանում:
Կառավարությունը պահանջում է հաճախորդներ, հատկապես, պետական հատվածում:
Կառավարությունները եւ կարգավորողները որոշակի (որոշ դեպքերում կիրառել) որոշակի ստանդարտներ են պահանջում: Կառավարումը ոչ թե ներքին խնդիր է, այլ կարգավորվող շուկաներում գործող շատ ընկերություններ պետք է հետեւեն արտաքին օրենսդրությունից, ինչպես Sarbanes-Oxley- ն: Ծրագրի կառավարումը կազմում է մի փոքր մասն, որը կարող է ապացուցել, որ ձեր ընկերությունը արդյունավետ է գործում եւ ձեր արդյունաբերության համար նախատեսված ուղեցույցների եւ կանոնակարգերի շրջանակներում:
Ծրագրի կառավարումը նաեւ օգնում է ձեզ.
- Բարելավել ձեր ներդրումների վերադարձը եւ այդ ներդրումները արդյունավետորեն հետեւել
- Ձեռք բերեք ծրագրեր
- Խուսափեք հիմնական պատճառներից, թե ինչու են ծրագրերը ձախողվում
- Շփվեք ավելի արդյունավետորեն
- Ներդնել ստանդարտացում նախագծերի միջոցով `դարձնելով ավելի հեշտ է համեմատել կատարումը
- Նվազեցնել ռիսկը
- Մշակել եւ դրդել աշխատակազմի կառուցված միջավայրում
Ծրագրի կառավարման ինչը նման է
Այսպիսով, մենք գիտենք, թե ինչպիսի նախագծային կառավարում է, ինչն է նման նախագծում: Ահա այնպիսի գործողություններ, որոնք ցույց են տալիս կառավարման համակարգը նախագծային միջավայրում.
- Կա կարգապահական ծրագրի կառավարման կյանքի ցիկլ, որը ներառում է որոշակի կետեր հաստատման համար: Սրանք այն կետերն են, որտեղ քննարկվում են ծրագրի կենսունակությունը եւ որոշում կայացվում է, թե արդյոք շարունակելու աշխատանքը, թե ոչ:
- Ծրագրերը հստակ գործարար գործ ունեն, եւ բիզնեսի դեպքերը բավականաչափ տեղեկատվություն են, որպեսզի կառավարման թիմերը ճիշտ որոշումներ կայացնեն:
- Այդ որոշումները համարժեքորեն փաստաթղթավորված են եւ հաղորդվում:
- Ծրագրերի վրա աշխատող մարդիկ որոշել են դերեր եւ պարտականություններ:
- Կա շարունակական ուսուցման մշակույթ, որը թույլ է տալիս ծրագրի թիմերին շարունակաբար բարելավել եւ քննարկել մեղադրանքով ազատ միջավայրում սովորած դասերը:
- Կան գործընթացներ եւ ընթացակարգեր, որոնք հնարավորություն են տալիս ծրագրի թիմերին վերանայել իրենց նախագիծը եւ պահանջել անկախ աջակցություն:
- Շահառուները զբաղված են եւ վստահում են գործընթացին:
- Ծրագրի թիմերը կազմված են այն անձանցից, ովքեր փորձառու եւ որակավորված են համապատասխան դերերում:
Ծրագրերի կառավարումը կապված է կազմակերպության ընդհանուր կառավարման կառույցների հետ: Եթե կարծում եք, որ ծրագրի կառավարման հիմնական նպատակն է ապահովել, որ ծրագրերն իրականացվեն ճիշտ ձեւով, դուք կարող եք տեսնել, թե ինչպես է այն կապում ֆինանսական կառավարման կորպորատիվ մակարդակով, կորպորատիվ ռիսկերի կառավարման եւ այլն:
Ծրագրի կառավարումը պետք է անմիջապես տեղավորվի ձեր ընթացիկ կազմակերպական գործընթացների մեջ: Այլ կերպ ասած, մի ստեղծեք նոր ֆինանսական կառավարման գործընթաց, երբ արդեն ունեք այնպիսի ոլորտ, որը գործում է այլ ոլորտներում: Օգտագործեք այն, ինչ ներկայում գոյություն ունի եւ կկրկնեք կորպորատիվ գործընթացները `դրանք հարմարեցնելու համար նախագծային միջավայրում:
5 Ծրագրի կառավարման համար նախատեսված կենտրոններ
Երբ սկսում եք նայելու այն, դուք կիմանաք, որ ծրագրի ղեկավարումը տարածվում է ծրագրի կառավարման բոլոր տարրերով:
Այնուամենայնիվ, կան որոշ առանցքային կենտրոններ, որտեղ կառավարությունը հատկապես կարեւոր է:
- Մեթոդաբանություն եւ պրոցեսներ. Դրանք օգնում են ապահովել աշխատանքը հուսալի եւ կայուն:
- Գիտելիքների կառավարում. Սա կարեւոր է դասերի համար եւ ապահովում է, որ կազմակերպությունը սովորում է ծրագրի փորձից: Գիտելիքի կառավարումը կարեւոր է, եթե ցանկանում եք դադարեցնել նույն սխալները բազմիցս:
- Ծրագրի կառավարման ժամկետը, քանի որ ձեր կազմակերպչական ծրագրի կառավարման ժամկետը մեծանում է, այդպես էլ կկարողանաք հաջողությամբ հանդես գալ:
- Բարձրագույն մակարդակի գնումը. Ծրագրի կառավարման հանձնառությունը սկսվում է վերեւում: Եթե դուք ունեք կառավարման օժանդակություն, դա կխախտվի բիզնեսի բոլոր մակարդակներով, եւ կառավարման մոտեցումը կլինի ավելի կայուն:
- Աջակցող մշակույթ. Աջակցման մշակույթը, ոչ թե մեղավորը, կապահովի ծրագրի ղեկավարները ճիշտ միջավայրում, որտեղ պետք է զարգանան: Ծրագրի կառավարման գրասենյակի կամ ծրագրի ղեկավարի կողմից աջակցվող մշակույթը կօգնի ծրագրի ղեկավարներին հասնել իրենց նպատակներին եւ նախագծին:
Ինչ անել, եթե չկա Կորպորատիվ ստանդարտ
Փոքր կազմակերպություններում շատ ծրագրերի ղեկավարներ գտնում են, որ դրանք աշխատում են այնպիսի միջավայրում, որն աջակցում է, եւ որտեղ կա գնումներ կատարելու նախագծային կառավարման հայեցակարգի համար, բայց առանց ֆորմալ կազմակերպչական կառույցների, որոնցից պետք է հեռացնել:
Այդ իրավիճակում, եւ դա բացառիկ չէ փոքր կազմակերպությունների համար, դուք պետք է նախագծեք ձեր նախագծային կառավարման մոդելը զրոյից: Եթե չկա ծրագիր կառավարման մոտեցում, որը դուք կարող եք վերցնել սայլը եւ տեղավորել ձեր նախագիծը, դուք պետք է կառուցեք ձեր սեփականը:
Դա դժվար չէ, ինչպես դա կարող է թվալ:
Սկսեք հիմունքների ստեղծման հետ:
- Ստեղծեք դերեր եւ պարտականություններ փաստաթղթեր
- Համոզվեք, որ դուք ունեք ծրագրի հովանավոր
- Համոզվեք, որ դուք ունեք Ծրագրի խորհուրդը կամ ղեկավարող խումբը եւ պարբերաբար հանդիպումներ կազմակերպեք, որոնց համար դուք վերցնում եք եւ տարածում եք րոպեները
- Ստեղծել ռիսկերի կառավարման գործընթաց
- Կարգավորել փոփոխության կառավարման գործընթացը
- Կառուցեք միավորներ ձեր նախագծի ժամանակացույցում, որտեղ ստուգեք ծրագրի կենսունակությունը գործի գործի բնօրինակ նպատակների դեմ (փուլերի յուրաքանչյուր փուլը վերջնական է, այս չեկերի տեղադրման բնական դրությունը):
Ի վերջո, դա նախագծի հովանավորի պարտականությունն է, ապահովելու համար, որ կա համապատասխան կառավարում, սակայն ծրագրի ղեկավարները կարող են նաեւ ակտիվ դեր խաղալ այս հարցում:
Կառավարումը կարող է լինել նախագծային կառավարման չնչին սուբյեկտներից մեկը, բայց դա ամենակարեւորն է: Դա է պատճառը, որ ավագ կառավարման թիմերը գիտեն, որ դուք լավ աշխատանք եք կատարում, եւ դա վստահեցնում է նրանց, որ ծրագիրը պետք է սկսի զարգանալ: Այն նաեւ տրամադրում է ստուգումներ եւ հաշվեկշիռներ, որոնք անհրաժեշտ են մենեջերների համար `իմանալով, որ փողը ծախսվում է այնպիսի եղանակներով, որոնք համապատասխանում են եւ բիզնեսի գործին: