Ինչ աշխատողների գրանցումները պետք է աշխատողներին պահպանեն:

Սմարթ գործատուները պահպանում են 4 տարբեր ֆայլեր աշխատակիցների համար

Ցանկանում եք իմանալ, թե ինչ գործատուն գրառում է պահում որպես գործատու: Գործատուն յուրաքանչյուր աշխատակցի համար պահպանում է աշխատակցի 4 աշխատակից: Բացի այդ, գործատուն պահպանում է բոլոր աշխատակիցների համար աշխատակիցների գրառումները:

Անձնակազմի աշխատակազմի աշխատակազմի փաստաթղթեր

Յուրաքանչյուր աշխատողի համար կադրային ֆայլ է պահվում: Այս անձնակազմի ֆայլերը պարունակում են գաղտնի փաստաթղթեր եւ կառավարվում եւ իրականացվում են Մարդկային ռեսուրսների անձնակազմի կողմից:

Անձնակազմի ֆայլերը որոշ ընկերություններում գործատուի, աշխատողի եւ աշխատողի ղեկավարի կողմից օգտագործվող աշխատակիցների հիմնական գրառումներն են:

Մյուսների մեջ, եւ սա է առաջարկված մոտեցումը, աշխատակիցների անձնակազմի մատչելիությունը սահմանափակվում է HR- ի եւ աշխատողի վերահսկողության ներքո:

Անձնակազմի տիպի բնորոշ փաստաթղթերը ներառում են աշխատանքի դիմում , ընտանեկան արտակարգ շփման ձեւ, փաստաթղթավորված կարգապահական գործողություն պատմություն, ռեզյումե, աշխատակիցների տեղեկագրքի ստացողի աշխատակիցը դուրս է գրվում, գործատուը կնքել է թերթեր, պարբերաբար գնահատել, գնահատել աշխատանքը կամ կատարումը: զարգացման պլանը, վերապատրաստման վկայականները եւ ներկա վկայությունները, ինչպես նաեւ յուրաքանչյուր աշխատողի մասին անձնական անձնական կոնտակտային տվյալները:

Ոչ բոլոր անձնակազմի ֆայլերը պարունակում են նույն փաստաթղթերը, սակայն յուրաքանչյուր անձնակազմի ֆայլը ունի մի քանի փաստաթղթեր, որոնք նույնն են: Աշխատողի կատարողականի փաստաթղթավորումը չի պատկանում անձնակազմին, եթե դա չի պահանջում կարգապահական գործողություն, մրցանակ կամ գերազանց նվաճման այլ նշան:

Նման ամենօրյա կատարողական նոտաները պատկանում են այն ֆայլին, որը ղեկավարները շարունակում են հետեւել իրենց աշխատակիցների կատարած աշխատանքին, նպատակներին եւ ներդրմանը:

Աշխատակիցների աշխատավարձի հաշվարկային փաստաթղթեր

Աշխատավարձային ֆայլերը նաեւ պահում են աշխատակիցների գրառումները: Հաշվարկային ֆայլերը պարունակում են աշխատողի աշխատատեղերի, բաժինների, փոխհատուցման փոփոխությունների, զարդարանքների, վարկերի եւ աշխատողի վճարման եւ աշխատողի փոխհատուցման պատմության պատճենը պահելու համար անհրաժեշտ այլ տեղեկություններ:

Հաշվարկային ֆայլը պարունակում է նաեւ կառավարության ձեւերի պատմություն, ինչպիսիք են W-2, W-4 եւ աշխատողի կողմից լրացված սոցիալական ապահովագրության պահուստային փաստաթղթեր: Ֆայլը կներառի նաեւ աշխատակիցների օգուտների մասին տեղեկություններ եւ վարձատրության վճարում աշխատողի աշխատավարձից:

Բժշկական ֆայլեր աշխատողների գրանցումների համար

Աշխատողի բժշկական ֆայլը գործատուի կողմից նույնպես իրականացվում է: Բժշկական ֆայլում գտնվող աշխատակիցները մատչելի չեն որեւէ մեկին, բացառությամբ Մարդկային ռեսուրսների նշանակված անձնակազմի եւ այն աշխատակիցը, որի ձայնագրությունները պահպանվում են ֆայլում: Բժշկական ֆայլերը պարունակում են բժշկի գրառումներ, FMLA դիմումի փաստաթղթեր, թմրամիջոցների թեստային տվյալներ, անհրաժեշտ ֆիզիկական տեղեկատվություն եւ նման այլ փաստաթղթեր, որոնք վերաբերում են աշխատողի կամ նրա ընտանիքի անդամի բժշկական առողջությանը:

Բժշկական ֆայլերը, աշխատողների գրառումների գաղտնիության պատճառով, ստանում են անվտանգ պահպանման եւ գաղտնիության բարձրագույն աստիճան: Խորհուրդ է տրվում, որ բժշկական ֆայլերը պետք է պահվեն փակ դարակաշարերի մեջ, որոնք կողպված են մի սենյակում, որը մատչելի չէ աշխատակազմի այլ աշխատակիցների համար:

I-9 Տվյալների հավաքագրման ֆայլեր

I-9 Ֆայլերի տան աշխատակիցների գրառումները, որոնք պահվում են բոլոր աշխատողների համար մեկ ֆայլում, որը առանձնացված է այլ աշխատակիցների գրառումներից:

Գործատուները պահում են այս աշխատակցին առանձին գրանցված աշխատակիցներից, աշխատակիցների գաղտնիությունը պահպանելու համար պետական ​​պաշտոնյաներից եւ այլ աշխատակիցներից, որոնք լիազորված են վերանայել աշխատող I-9s- ը :

I-9s- ը առանձին վայրում պահելը կապահովի, որ եթե ընտրվեք Դաշնային I-9 ֆայլի վերանայման համար, պետական ​​ծառայողները այլեւս չեն կարող աշխատակիցների կամ աշխատատեղի մասին այլ գրառում կատարել ձեր կազմակերպության հետ, բացառությամբ I-9 ձեւը: Այս հետազոտությունները տարեցտարի ավելանում են, որպեսզի համոզվեք, որ ձեր աշխատակիցները պատշաճ կերպով լրացրել են I-9 ձեւերը կամ կարող եք ենթարկվել տուգանքների եւ պոտենցիալ բանտարկության:

Աշխատակիցների մատչելիության մատչելիությունը

Աշխատակիցները կարող են դիտել իրենց աշխատակիցների գրառումները, աշխատակազմի անձնակազմի հետ շփվելու միջոցով, նորմալ աշխատանքային ժամերին:

Ոչ մի աշխատող չի կարող փոխել որեւէ փաստաթուղթ իր գրառումներում, որոնք պետք է դիտարկվեն աշխատակազմի աշխատակազմի ներկայությամբ:

Դուք պետք է ունենաք աշխատակազմի անձնագրերի դիտման քաղաքականություն Ձեր աշխատողի ձեռնարկում եւ հետեւեք անխտիրորեն աշխատակիցների խնդրանքներին `իրենց ֆայլերը դիտելու համար:

Եթե ​​աշխատողը գրավոր դիմում է գրում ձեր կադրային փաստաթղթերի պատճենի համար, ապա ձեզանից պահանջվում է նրանց պատճենը ուղարկել:

Երբեմն դուք կհանդիպեք մի աշխատակցի, ով կասկածում է այն մասին, թե ինչպիսի անձնակազմի գրառումներն են պահվում իրենց մարդկային ռեսուրսների բաժինը: Սրանք այն աշխատողներն են, որոնք, ամենայն հավանականությամբ, պահանջում են իրենց աշխատողների ֆայլերի պատճենը: Կրկին, առանց խտրականության , պատճենեք ֆայլի պատճենը եւ ուղարկեք այն: (Դուք, ամենայն հավանականությամբ, կստանաք կարծիք, որ աշխատակիցը զարմացած է, թե որքան քիչ փաստաթղթեր են պահպանվում HR աշխատակիցները):

Որոշ իրավասություններով իրավասու է աշխատողին վճարել ֆայլի կրկնօրինակման եւ ուղարկման համար գանձելու համար:

Խնդրում ենք նկատի ունենալ, որ տրամադրված տեղեկատվությունը, հեղինակավոր, սակայն երաշխավորված չէ ճշգրտության եւ օրինականության համար: Կայքը կարդում է համաշխարհային լսարան, եւ զբաղվածության օրենքներն ու կանոնակարգերը տարբերվում են պետությունից մինչեւ պետություն եւ երկիր: Խնդրում ենք դիմել իրավական օգնություն կամ պետական, դաշնային կամ միջազգային կառավարական ռեսուրսներից օգնություն ստանալու համար, որպեսզի Ձեր իրավական մեկնաբանությունն ու որոշումները ճիշտ են ձեր տեղադրության համար: Այս տեղեկատվությունը ուղեցույցի, գաղափարի եւ աջակցության համար է: