Աշխատակիցների անձնակազմը հիմնականում պահվում է կողպված, հակահրդեհային ֆայլի կաբինետի մեջ, կողպված վայրում, որը մատչելի է Մարդկային ռեսուրսների անձնակազմի համար:
Աշխատակազմի աշխատակազմի տեղեկատվության գաղտնիությունը կարեւոր նշանակություն ունի:
Ընկերության կողմից պահվող աշխատակիցների բոլոր ֆայլերից, աշխատակազմի անձնակազմը ամեն օր հաճախակի մուտք է գործում գործատուի, ղեկավարի կամ մարդկային ռեսուրսների անձնակազմի կողմից տեղեկությունների համար:
Հաշվետվություններ աշխատող անձնակազմի մասին ֆիքսված բովանդակության վերաբերյալ
Սրանք այն հիմնարար սկզբունքներն ու խնդիրներն են, որոնք հաշվի են առնվում աշխատակազմի աշխատակազմում ցանկացած փաստաթուղթ ներկայացնելիս:
- Արդյոք գործատուն պետք է որոշակի փաստաթուղթ է պահանջում, արդյոք գործատուին դատի են տվել որոշումներ: Արդյոք գործատուն փաստաթուղթը պետք է լինի դատարանում:
- Աշխատողը գիտի եւ հասկանում, որ փաստաթուղթը կներկայացվի իր անձնակազմում: Շատ դեպքերում, գործատուները պարտավոր են աշխատողին ստորագրել փաստաթուղթը, այլ ոչ թե ստորագրել փաստաթուղթը բովանդակության հետ, այլ ճանաչել, որ նրանք տեղյակ են եւ կարդացել են փաստաթուղթը:
- Աշխատողի անձնակազմի վերաբերյալ որեւէ անակնկալներ, կարծիքներ կամ անձնական գրառումներ երբեւէ չպետք է տեղադրվեն: Պարզապես փաստերը, ոչ սպեկուլյատիվ մտքերը, պատկանում են անձնակազմի անձնակազմին:
Աշխատողի անձնակազմի ֆայլի բովանդակությունը
Հետեւյալ են առաջարկություններ, որոնք վերաբերում են այն փաստաթղթերին, որոնք գործատուին պետք է պահեն աշխատակազմի աշխատակազմում:
Աշխատանքային պատմություն
- Աշխատանքի դիմում
- Ռեզյումե
- Վերսկսել նամակագրությունը
- Կրթության ստուգում
- Աշխատանքի հաստատում
- Հրաժարում նամակ
- Պաշտոն աշխատանքի նկարագրությունը
- Աշխատանքի վերլուծության գրառումները
- Աշխատանքային առաջարկի նամակ կամ աշխատանքային պայմանագիր
- Զբաղվածության գործակալություն կամ տրանսպորտային գործակալության համաձայնագիր, եթե օգտագործվում է
- Արտակարգ շփման տեղեկատվությունը
- Ստորագրված աշխատակիցների տեղեկագրման շնորհման ձեւը, որը ցույց է տալիս աշխատողի ձեռնարկի ստացումը
- Նոր աշխատակիցների կողմնորոշման ստուգաթերթը, որը ցուցադրվում է թեմաներով եւ ում կողմից
- Ցանկացած տեղահանման պայմանագրեր եւ փաստաթղթեր
- Աշխատողի եւ գործատուի միջեւ ցանկացած պայմանագիր, գրավոր համաձայնություն, ստացում կամ ճանաչում (օրինակ ` չհամաձայնեցված համաձայնագիր , աշխատանքային պայմանագիր կամ ընկերության կողմից տրամադրված մեքենայի վերաբերյալ համաձայնություն), օրինակ,
- Աշխատանքային գործունեության պաշտոնական ձեւերը, ներառյալ փոխանցման պահանջները, խթանումը , ներքին աշխատանքների դիմումները եւ այլն
- Աշխատանքի հետ կապված ցանկացած այլ փաստաթղթեր
Աշխատակիցների կատարողականի զարգացում եւ բարելավում
- Օգտագործված կատարողական գնահատման կամ աշխատակիցների զարգացման ծրագրերի պատճենները
- Աշխատակիցների ինքնագնահատում
- Ձայնագրություններ ցանկացած պաշտոնական խորհրդատվական նիստերից
- Ներկայացման կամ երեկոյի մասին գրառումներ
- Արդյունավետության բարելավման պլանի փաստաթղթեր
- Կարգապահական գործողությունների հաշվետվությունները
- Աշխատակցի ճանաչումը ներկայացվել է որպես վկայագրեր, ճանաչման նամակներ եւ այլն
- Աշխատակիցների պաշտոնական առաջարկություններն ու առաջարկությունները, կազմակերպության պատասխանները
- Ուսուցողական գրառումները
- Ուսուցման պահանջներ
- Իրավասությունների գնահատումներ
- Դասընթացի դասը կամ նիստի ծանուցումները կամ ժամանակացույցը
- Ստորագրված կարիքների գնահատումը
- Ուսուցողական ծախսերի հաշվետվություններ
- Բողոքներ հաճախորդներից կամ գործընկերներից
Աշխատանքային դադարեցման արձանագրություններ
- Աշխատակիցի հրաժարականի նամակ
- Հարցազրույցի փաստաթղթերից դուրս
- Cobra ծանուցում
- Աշխատանքի ավարտի ստուգման ցանկը
- Վերջնական հաշվապահություն, աշխատողի աշխատանքի բոլոր ասպեկտների համար, ինչպիսիք են վերջնական աշխատավարձը , արձակուրդի վճարումը, ընկերության գույքի վերադարձը եւ այլն:
Անհրաժեշտ փաստաթղթերի հետ կապված լրացուցիչ փաստաթղթեր կան: