Ձեր նախապատրաստումը որոշում է, թե արդյոք Դուք կկարողանաք ձեռք բերել ձեր ցանկալի արդյունքը
Հանդիպման արձանագրությունների հետ միասին, հանդիպումից հետո մասնակիցները ստանում են փաստաթղթեր , օրակարգը հանդիպման պլանն է եւ նախնական հանդիպման համար ներկայացված հաշվետվությունը:
Երբ դուք մշակեք հանդիպման օրակարգ, որը պարբերաբար նախատեսված չէ, հետեւյալ քայլերը կօգնեն ձեզ: Հետագայում այս հոդվածում կտեսնեք օրակարգի ձեւանմուշ պարբերաբար նախատեսված հանդիպման համար: Հանդիպումների երկու տեսակները կիսում են նույն օրակարգի հոդվածները, բայց դրանք նույնն են:
Զարգացնել հանդիպման օրակարգը
Նախ, պարզել, թե արդյոք անհրաժեշտ են այլ աշխատակիցներ, որոնք կօգնեն ձեզ պլանավորել հանդիպումը: Այնուհետեւ որոշեք, թե ինչ եք հույս ունենալու հանդիպումը անցկացնելով: Ձեր հանդիպման համար ստեղծել նպատակակետներ : Ձեր սահմանած նպատակները կհամապատասխանեն արդյունավետ հանդիպման պլանի հիմքը: Համոզվեք, որ դուք չեք ծրագրել ավելի, քան ողջունելի է ձեր հանդիպման ընթացքում:
Ինչպես Սթիվեն Քովեյն ասել է «Բարձր արդյունավետ մարդկանց յոթ սովորույթներում», «Սկսիր մտքի վերջում»: Հանդիպման նպատակն է որոշել հանդիպման ուշադրությունը, հանդիպման օրակարգը եւ հանդիպման մասնակիցները:
Օրակարգ ստեղծելը հանդիպման պլան է մղում:
Դուք սկսում եք հիմնական նպատակից կամ նպատակից, որ դուք փորձում եք իրականացնել հանդիպումը անցկացնելով: Երբ դուք որոշել եք ձեր նպատակին, դուք պետք է որոշեք, արդյոք դուք պետք է լրացուցիչ աշխատակիցների օգնությունը, ձեր օրակարգը պլանավորելու համար: Եթե այո, հրավիրեք նրանց միանալ ձեզ, հանդիպման օրակարգը սովորաբար էլեկտրոնային փոստով կամ տեքստով, որպեսզի չստեղծեք լրացուցիչ հանդիպման անհրաժեշտություն:
Որոշումներ կայացնել, ինչպես Դուք եք զարգացնում ձեր հանդիպման օրակարգը
Ձեր ընդհանուր նպատակը որոշելուց հետո, դուք կամ ձեր թիմը պետք է կատարեք հետեւյալ որոշումները: Հանդիպման նպատակի կամ նպատակից բացի, այդ կետերից յուրաքանչյուրը հայտնվում է հանդիպման օրակարգում:
- Անհրաժեշտ մասնակիցները փաստացի հանդիպման համար,
- Նյութերը, որոնք անհրաժեշտ են քննարկում կամ գործողություն, որոնք կհանգեցնեն նպատակի կամ նպատակի իրականացմանը,
- Խմբի համար ակնկալվող ժամանակի չափը կպահանջվի յուրաքանչյուր կետի քննարկման համար,
- Հանդիպման օրը եւ ժամը,
- Համապատասխան տեղը, որը տեղի կունենա բոլոր մասնակիցներին հարմարավետ կերպով, հանդիպման համար,
- Հանդիպման նախապատրաստական աշխատանքները: Դա կներառի որեւէ ընթերցում, փաստաթղթեր , տվյալներ, նախնական հանդիպումից հանդիպման րոպե, կամ որեւէ այլ նախապատրաստություն, որը կդարձնի ձեր փաստացի հանդիպումը հաջող: Այս նախապատրաստումը պետք է կցվի ծանուցման ծանուցման եւ օրակարգի վրա, երբ դրանք տարածեք հրավիրված մասնակիցներին:
Բացի վերը նշված որոշման կետերից, ստանդարտ հանդիպման օրակարգի դրույթները պետք է ներառեն.
- Դիտեք հանդիպման նպատակը, օրակարգը եւ ակնկալվող արդյունքը եւ ապրանքը:
- Դիտեք նախորդ հանդիպման արձանագրությունները:
- Վերանայել մասնակիցների առաջընթացը նախորդ հանդիպման ընթացքում ստանձնած պարտավորությունների եւ գործողությունների վերաբերյալ:
- Նամակավարը կամ ղեկավարը պետք է վերանայի ընթացիկ հանդիպման ընթացքում մասնակիցների կողմից կատարված ստանձնած պարտավորությունները, որպես վերջնական օրակարգ:
Որոշեք, թե ով պետք է մասնակցի ձեր հանդիպման օրակարգին հասնելու համար
Երբ որոշել եք, որ ձեր նպատակն իրականացնելու համար անհրաժեշտ է հանդիպում, դուք պետք է մշակեք մասնակիցների ցուցակը:
Ոչ բոլոր աշխատակիցները չեն կարող մասնակցել կամ մասնակցել յուրաքանչյուր հանդիպմանը, բայց ճիշտ մասնակիցներին հրավիրել, կբարձրացնեք հաջողության հավանականությունը:
Ինչպես պարզել մասնակիցների համար, որոնք պետք է կատարեն ձեր հանդիպման օրակարգը
Որոշեք ձեր մասնակիցներին մեկ կամ մի քանի հանդիպումների կամ պարբերաբար կամ ընթացիկ հանդիպումների համար, խնդրելով ձեզ հետեւյալ հարցերը, ինչպիսիք են հետեւյալը.
- Ով է պետք լուծումը, որը զարգանում է խումբը:
- Ով է պատկանում խմբին քննարկումների գործընթացը:
- Ով պետք է իմանա այն տեղեկությունները, որոնք տարածում եք:
- Ով կարող է տրամադրել տվյալներ եւ փաստեր որոշումների կայացման համար:
- Ով կարող է փորձի կամ փորձառություն ունենալ խմբին կիսելու համար:
- Ով պետք է աջակցի ցանկացած լուծումների կամ խնդիրների իրականացմանը:
- Ով պետք է թույլտվություն կամ ռեսուրսներ տրամադրի հանդիպման արդյունքների իրականացման համար:
- Ով կարող է հակադրվել ցանկացած լուծումների կամ ուղղությունների իրականացմանը:
Ձեզ հարկավոր է հերթական հանդիպումների համար հանդիպման օրակարգ:
Ոչ ամեն հանդիպումը պետք է մշակի զարգացած օրակարգ: Շատ աշխատակիցներ պարբերաբար հանդիպում են իրենց բաժինների կամ աշխատանքային խմբերի համար: Դուք նաեւ ունեք թիմեր եւ ծրագրեր, որոնց մասնակցում եք:
Ընթացիկ նախագիծը չի կարող պահանջել յուրաքանչյուր հանդիպման համար նոր զարգացած օրակարգ, սակայն ձեր թիմը լավ կծառայի `հանդիպելու համար ստանդարտ մոտեցման ընդունմամբ:
Աշխատակազմի պարբերաբար նախատեսված հանդիպումը բաժանված է երեք հատվածների համար, որոնց համար յուրաքանչյուրն ունի ստանդարտ օրակարգային կետեր `տեղեկատվական նյութեր, գործողությունների տարրեր եւ առաջադրման պլանավորում:
Հերթական պլանավորված հանդիպումների համար հանդիպման օրակարգի բաղադրիչները
Տեղեկատվական նյութեր
Գրեք ցանկացած օրակարգային նյութեր, որոնք տեղեկատվական են յուրաքանչյուր հանդիպման համար: Օրինակ, ղեկավարը թարմացնում է խմբի ավագանու նիստի արդյունքները:
Գործողությունների տարրեր
Տեղի օրակարգի ցանկացած կետ, որը դուք ակնկալում եք, որ խումբը կցանկանա վերանայել ամեն պարբերաբար նախատեսված հանդիպման ժամանակ: Օրինակ, ժամանակի բյուջեի կատարումը, ծախսերի խնայողության որոշումը եւ շարունակական բարելավումները, խումբը մտադիր է հասնել:
Առաջադրանքի պլանավորում
Տեղի օրակարգի ցանկացած կետ, որը ցանկանում է նախապես պլանավորել կամ նախապատրաստվել: Օրինակ, առաջիկա ամիսների կարճաժամկետ նպատակները կամ առաջիկա առաջադրանքների վրա աշխատակիցների օգնության անհրաժեշտությունը:
Եթե դուք հետեւեք այդ ուղենիշներին, երբ դուք ձեր հանդիպման օրակարգը մշակեք, դուք բարձրացնում եք հավանականությունը, որ ձեր հանդիպումը արդյունք կտա:
Հերթական հանդիպման հանդիպման օրակարգը
Օգտագործեք այս նմուշի օրակարգը պարբերաբար նախատեսված հանդիպման համար, որպեսզի ապահովի, որ ձեր հանդիպման արդյունքում առաջ քաշեք արդյունքները:
- Ջերմություն եւ ողջույններ: Քննարկեք կարճ սառցադաշտը, կախված այն բանից, թե որքան հաճախ հանդիպում է խումբը:
- Դիտեք հանդիպման նպատակը, օրակարգը եւ ակնկալվող արդյունքը եւ ապրանքը:
- Դիտեք նախորդ հանդիպման արձանագրությունները:
- Տրամադրել համապատասխան ստորաբաժանման եւ ընկերության տեղեկատվություն, որ թիմը կարիք ունի:
- Դիտեք առաջընթացի գործողությունների տարրերի, գործողությունների ծրագրերի եւ պարտավորությունների վերաբերյալ առաջընթացը: Նպատակների վերաբերյալ խմբի առաջընթացը վերանայել:
- Քննարկեք եւ որոշումներ կայացնեք այս հանդիպման օրակարգի վերաբերյալ:
- Որոշեք հաջորդ քայլերը:
- Հստակեցնեք հաջորդ հանդիպման նպատակը, արդյունքը եւ օրակարգը:
- Հանդիպման վերջում նշողը պետք է վերանայի հանդիպման ընթացքում մարդկանց կողմից ստանձնած պարտավորությունները:
- Հստակեցրեք որեւէ խմբի կարիքը չունեք այն մարդկանցից, ովքեր ոչ թե խմբի մեջ են եւ նշանակում են մասնակիցներին շփվելու համար:
- Որոշեք, թե ով է հանդիպման մասնակիցներից դուրս պետք է իմանա, թե ինչ է եւ որոշում, թե ինչպես եք իրականացնելու հաղորդակցությունը:
- Նամակը 24 ժամվա ընթացքում ուղարկեք արձանագրություն կամ անմիջապես, եթե նշում կատարողը գրառումներ է ստացել էլեկտրոնային եղանակով (նորմ):
Ավելի արդյունավետ հանդիպումների անցկացման հետ կապված