Հանդիպման առաջնորդները հանդիսանում են հաջողության հասնելու հաջողված հանդիպման բանալին
Ով է գլխավորում հանդիպումը
Հանդիպման առաջնորդը կարեւոր է հանդիպումների եւ թիմերի հաջող անցկացման գործում :
Քննադատորեն կարեւոր է այն աշխատակիցը, ով ծառայում է որպես հանդիպման առաջնորդ: Որոշ հանդիպումների ժամանակ ղեկավարը բաժնի ղեկավարն է, թիմի ղեկավարը կամ բարձր ղեկավարության կողմից նշանակված անձը նախաձեռնություն է առաջացնում: Այս աշխատակիցները ընտրվել են իրենց ղեկավարության դերը իրենց ընկալման հմտությունների շնորհիվ, որպես ղեկավար կամ առաջնորդ:
Այլ անգամ, աշխատողը կարող է առաջանալ որպես բնականաբար ղեկավար: Այս ղեկավարները աշխատակիցներ են, որոնք այլ աշխատակիցներ են փնտրում եւ հարգում են : Այլ դեպքերում, թիմը կարող է որոշում կայացնել բոլոր անդամների շրջանում ղեկավարության դերը: Սա թույլ է տալիս բոլոր թիմի անդամներին շարունակել զարգացնել իրենց հմտությունները որպես հանդիպման ղեկավարներ եւ ընդհանրապես հաջող հանդիպումներ անցկացնել:
Հանդիպման առաջնորդի պարտականությունները
Հետեւյալ հանդիպումների առաջնորդի հիմնական պարտականություններն են:
- Որոշում է նպատակը, խնդիրը կամ նպատակը, որը պետք է կատարվի: Սա հաճախ է առաջադրանքի կամ ղեկավարի աշխատանքի նկարագրության մի մասը:
- Որոշում է, արդյոք հանդիպումը նպատակը կամ նպատակը ստանալու կամ ցանկալի արդյունքի հասնելու լավագույն ձեւն է: Պատասխանեք հարցին, արդյոք անհրաժեշտ է հանդիպում:
- Որոշում է, թե ով պետք է օգնի հանդիպումը պլանավորել:
- Հանդիպման օրակարգում որոշում է թիմի կամ առաջնորդի հետ: (Ընթացիկ հանդիպումների ժամանակ այս խնդիրը կատարվում է ընթացիկ հանդիպման ավարտին):
- Որոշում է ամսաթիվը, ժամանակը եւ գտնվելու վայրը, առավել հաճախ օգտագործելով համատեղ կազմակերպական օրացույցը:
- Ընդգրկում է նախապատրաստական հանդիպում, ինչպիսիք են ընթերցանությունը, ֆինանսական տեղեկատվությունը, պատմությունը, թիմի հանդիպման րոպեները եւ այլն:
- Հրավիրում է մասնակիցներին եւ բաժանում է առաջադրանքները եւ նախապատրաստական աշխատանքները, որոնք հնարավորինս շատ ժամանակ են տալիս, որպեսզի մասնակիցները պատրաստ լինեն հանդիպմանը:
- Ապահովում է, որ հանդիպումը գրանցողն է կամ րոպե տեւողությամբ `վարույթը եւ ցանկացած պարտավորություն, գործողության նյութեր կամ որոշումներ: Նշանակում է ժամապահ, անհրաժեշտության դեպքում, հանդիպման կանոնավոր անցկացման համար:
- Կարող եք օգտագործել icebreaker մասնակիցներին տաքացնել եւ ստեղծել այնպիսի միջավայր, որտեղ հանդիպման մասնակիցները հարմարավետ շփվում են միմյանց հետ եւ գաղափարներ եւ տեղեկատվություններ փոխանակում:
- Ժամանում է վաղը եւ տանում է հանդիպումը `պահելով այն խնդիրը, հետեւելով եւ ներգրավելով բոլոր մասնակիցներին, եւ յուրաքանչյուրը զգում է, որ նրանց ներկայությունը կարեւոր է հանդիպման ժամանակ: Սա ապահովում է նրանց մասնակցությունը հաջորդ հանդիպմանը
- Համտեսում է ընկերության հանդիպումը, որպեսզի մասնակիցները չտեսնեն ձանձրալի եւ ձանձրալի: Անկախ նրանից, թե ինչպես են օգտագործում icebreakers, հումորները կամ զվարճալի օրինակներ, ոչ մի հանդիպում պետք է ավարտվի առանց ծիծաղի:
- Ապահովում է, որ հաջորդ քայլերն ու գործողությունների տարրերը հանձնվեն եւ մշակվեն:
- Debriefs հանդիպումը եւ նախատեսում է հաջորդ հանդիպման օրակարգը:
- Հետեւեք հանդիպումների մասնակիցների հետ, որպեսզի համոզվեք, որ գործողության նյութերը գնում են եւ աջակցություն եւ / կամ ռեսուրսներ առաջարկելու դեպքում, եթե կամավորը խնդիրներ ունի:
Լրացուցիչ առաջատար դերերը
Հանդիպման առաջնորդը ստանձնում է այդ պարտականությունները, սակայն ունի նաեւ դերեր կապված հաղորդակցության , հաշվետվությունների եւ թիմակիցների կատարման հետ :
Թիմի կամ հանդիպման յուրաքանչյուր անդամ, որը խաչաձեւ ֆունկցիոնալ է, պարտավոր է պահել իր բաժինը կամ գործառույթներ տեղեկացնել հանդիպման կամ ընթացիկ թիմի գործունեության եւ առաջընթացի մասին: Նրանք նաեւ պատասխանատվություն են կրում թիմի կամ հանդիպման մեջ չմասնակցող աշխատակիցների ներգրավման համար: Ոչ ամեն աշխատակից չի կարող մասնակցել յուրաքանչյուր հանդիպմանը:
Առաջնորդը լրացուցիչ պատասխանատվություն է կրում ներգրավված ավագ մենեջերների պահելու եւ արդյունավետ հաղորդակցման եւ հետադարձ կապի միջոցով տեղեկացված լինելու համար:
Թիմի կամ հանդիպումներից, հատկապես կազմակերպության ղեկավարներից դուրս գտնվող աշխատակիցներին շենքի սեփականությունը, ապահովում է, որ թիմը կամ հանդիպումը հաջողությամբ զարգացնի, իրագործի եւ իր լուծումները կամ գաղափարները ինտեգրվի:
Եթե հանդիպման մասնակիցը հանդիպման ընթացքում անարդյունավետ է կատարում, առաջնորդը պատասխանատվության է հանդիպում հանդիպման ընթացքում արդյունավետ հանդիպման առաջնորդի մեթոդների եւ հանդիպման ընթացքում արդյունավետ վարժեցման միջոցով : Հանդիպման մասնակիցը, ով մենաշնորհացնում է հանդիպումը իր կարծիքով կամ քննադատում է մյուս անդամներին նրանց համար, պետք է շտկվի մինչեւ ժողովի հաջողությունը դիվերսիֆիկացնել:
Այս գործողությունները անհրաժեշտ են, մինչեւ հանդիպման մասնակիցները հասնեն հարմարավետության եւ հասունության մակարդակին, ինչը թույլ է տալիս նրանց աջակցել առաջնորդին, ինքն իրեն որպես անարդյունավետ իրադարձություններ ձեւավորելու, առաջացնելով առաջընթացը եւ դիսֆունկցիոնալ անդամները :
Արդյունավետ հանդիպման ղեկավարը չի երաշխավորում, որ ծրագիրը կամ թիմը հաջողությամբ կատարում է, բայց նա, հիմնականում, նպաստող գործոն է, երբ ծրագրերը, բաժինները, հանդիպումները կամ թիմերը հաջողության են հասնում:
Հանդիպման արձանագրությունները արդյունավետ հանդիպում են հաջող հանդիպումների համար, երբ րոպեները պատշաճ ձեւով գրվում եւ ժամանակին բաշխվում են: