Ինչպես (եւ ինչու) արձանագրելու արձանագրությունների արձանագրությունը
Հաճախակում են,
- մասնակիցների անունները,
- օրակարգի կետերը ,
- մասնակիցների կողմից ընդունված որոշումները,
- մասնակիցների կողմից կատարված հետեւողական գործողությունները,
- պարտավորությունների կատարման ժամկետները եւ այլն
- ցանկացած այլ իրադարձություն կամ քննարկում, որը ապացուցում է ապագա վերանայումը կամ պատմությունը:
Նույնական հանդիպման րոպեները կենտրոնանում են հանդիպման ընթացքում կայացված որոշումների եւ մասնակիցների կողմից ստանձնած պարտավորությունների վրա: Պարտավորությունները ուղեկցվում են ժամկետների եւ հանդիպման մասնակիցների կողմից ընդհանուր հասկացության համար անհրաժեշտ այլ մանրամասներով:
Հանդիպման արձանագրությունները որպես պատմական փաստաթուղթ
Որպես պատմական փաստաթուղթ, նրանք նաեւ օգտակար են որոշումների կայացմանը նպաստող հիմնական գաղափարների կամ քննարկումների փաստաթղթավորման համար: Օրինակ, թիմի անդամներից մեկի հարցին պատասխանելուց հետո, «երբեւէ մենք մտածում էինք, թե երբ ընտրեցինք այդ նպատակը»:
Արդյունավետ հանդիպման րոպեները սահմանեցին հինգ տարբերակները, քննարկեցին թիմը եւ ինչու ընտրվեց մեկ այլ ընտրված ճանապարհով:
Տիպիկ գործարար հանդիպման արդյունավետ հանդիպման րոպեները պետք չէ գրել ամեն քննարկում:
Նրանք նույնպես կարիք չունեն, եւ չպետք է, պետություն, ով ասել է: Եվ ոչ էլ, եթե նրանք գրի առնեն, թե յուրաքանչյուր մասնակցի ինչ մանրամասն է ասում: Ներկայացված օրինակում արդյունավետ նշում կատարողը ամփոփում է քննարկումները, ոչ թե գրելու ամեն մի բառ:
(Ճանաչիր, որ այս կանոնը տարբերվում է այնպիսի իրավիճակներում, ինչպիսիք են դատական գործը, դատական լսումները եւ այլն:
Այս րոպեները պահանջում են զրույցի եւ հայտարարությունների ճշգրիտ գրառում: Սակայն, ձեր տիպիկ աշխատավայրում հանդիպումը չի:
Երբ եւ ինչպես կարելի է կիսվել հանդիպման արձանագրությունների հետ
Իդեալում, հանդիպման արձանագրությունը տարածվում է հանդիպման մասնակիցներին էլեկտրոնային եղանակով `հանդիպման ավարտին: Դրանով մասնակիցները անմիջապես ծանուցում են իրենց պարտավորությունների եւ ժամկետների մասին: Եթե դա հնարավոր չէ (օրինակ, նշողը ցանկանում է մաքրել սխալները), ապա գրառումը պետք է տարածվի հանդիպման 24 ժամվա ընթացքում:
Արձանագրությունները ծառայում են որպես հանդիպման ընթացքում ստանձնած պարտավորությունների թիմի անդամների հիշեցում: Նրանք օգնում են մասնակիցներին փոխանցել իրենց հանդիպման պարտավորությունները իրենց օրացույցների եւ ցուցակները: Նրանք ծառայում են որպես որեւէ հիշեցում, որը պետք է մասնակիցներին հասնի հաջորդ հանդիպումից առաջ:
(Դա կարող է վերացնել հանդիպումների հետ կապված ամենակարեւոր խնդիրներից մեկը, ընդհանրապես, հանդիպման ժամանակ տեղեկատվությունը փոխանցելու համար, որպեսզի մասնակիցները անցկացնեն հանդիպումը կարդալով, այլ ոչ թե փոխազդեցության դեպքում): Ի վերջո, հանդիպման կետը չի փոխազդում: Այլ բան, դուք էլ գործիքներ ունեք էլփոստի եւ Yammer- ի նման:
Դուք կցանկանայիք վերանայել ձեր նախնական հանդիպման րոպեները հաջորդ հանդիպման սկզբում, որպեսզի մարդիկ ստուգեն դրանք ճշգրտության եւ հաջորդ քայլերի համար:
Հանդիպման արձանագրությունները արդյունավետ հանդիպում են հաջող հանդիպումների համար, երբ րոպեները պատշաճ ձեւով գրվում եւ ժամանակին բաշխվում են: Սա հատկապես ճիշտ է, երբ թիմը ձեւավորեց ուժեղ նորմեր, որոնք նպաստում են բիզնեսի հաջողությանը :
Ինչպես են կազմակերպությունները զբաղվում հանդիպման արձանագրությունները հաշվի առնելով:
Քննադատելով հանդիպման հաջողությունը , նշողը կամ ձայնագրիչը փաստաթղթերը ներկայացնում է մասնակիցների, պատմության եւ աշխատակիցների համար նախատեսված հանդիպումը, որը պետք է իմանա, թե ինչ է տեղի ունեցել հանդիպման ժամանակ: Առանց լիակատար հանդիպման րոպեների, հանդիպման հաջողությունների հեռանկարները նվազում են:
Հանդիպման արձանագրությունները վերցնող աշխատակազմը, սովորաբար, թիմի անդամ է եւ հանդիպմանը մասնակցում է նոտաներ: Օրենսդրական կամ կառավարական հետ կապված դատավարություններ, եզրակացություններ կամ պահանջներ, ինչպիսիք են լսումները, պահանջվող կորպորատիվ նիստերի նիստերը կամ դատական ատյանները, չհանդիսացող անձը ստանում է պաշտոնական րոպեները եւ հաճախ արձանագրում է վարույթը:
Մատնահետքերը գրանցող աշխատակիցը պետք է ունենա ճշգրիտ հաշվարկի համար մանրուք ականջ: Աշխատողը նույնպես պետք է բազմիցս արդյունավետ կերպով մասնակցի հանդիպմանը, արձանագրելով արձանագրությունները:
Որոշ հանդիպումներում, նույն աշխատողը յուրաքանչյուր հանդիպման ժամանակ ընդունում է րոպեները: Մյուսների մեջ, րոպե տերերի դերը անցնում է աշխատակցից աշխատողին: Հանդիպման ղեկավարության պես, գրառումների դերը կառուցում է առաջնորդություն , հաղորդակցություն եւ արդյունավետ հանդիպման առաջնորդական հմտություններ:
Ինչ են հանդիպում արձանագրությունների պահանջները:
Ձայնագրողի կամ նոտարի համար պահանջները ներառում են `
- Հանդիպման ընթացքում ճշգրտորեն որոշում կայացրած որոշումները, պարտավորությունները եւ խոշոր քննարկման կետերը:
- Գրանցեք գործողությունների այնպիսի իրերը, որոնք հանդիպում են անդամների կողմից, որոնք կատարում են կատարված ժամկետները: Գործողությունների տարրերն ունեն կցված անուն, սակայն ընդհանուր քննարկումները չեն նշում, թե ով է ասել, թե ինչ է տեղի ունենում ոչ ֆորմալ աշխատավայրում:
- Հանդիպման վերջում վերանայել հիմնական որոշումները եւ հանձնարարությունները կամ կամավոր պարտավորությունները եւ գործողության կետերը, որպեսզի մասնակիցները կարողանան վերանայել եւ համաձայնության գալ հանդիպումներից եւ հանձնառություններից առաջ:
- Հանդիպման առաջնորդը կարող է խնդրանքով դիմել հանդիպման ժամանակ պարբերաբար քննարկումների անցկացմանը:
- Ընթացիկ շարքի հանդիպումների ժամանակ նշողը մեկ րոպե տեւում է հանդիպման արձանագրությունը վերանայել հաջորդ հանդիպման սկզբում: Մասնակցող աշխատողները կարող են ավելացնել կամ ուղղել այնպիսի բան, որը նրանք չեն համաձայնում րոպեներին:
- Հանդիպման 24 ժամվա ընթացքում հանդիպման արձանագրության պատճենը եղել է տարիներ շարունակ հանդիպումների կազմակերպիչների ստանդարտ հանձնարարականը : Այժմ, սակայն, ձայնագրիչը, ամենայն հավանականությամբ, ստացավ րոպեները էլեկտրոնային սարքի վրա, ինչպիսիք են `նոութբուքը կամ iPad- ը: Այսպիսով, նշողը պետք է տարածի ժողովի նշումները ուղղագրության, քերականության եւ հստակության արագ վերանայումից հետո, հաճախ հանդիպման վայրից կամ ներսում:
Ձայնագրիչը դեր է, որ հանդիպումը պետք է ապահովի, որ հանդիպման արդյունքներն ուղարկվեն մասնակիցների կողմից: Առանց նշումների, մասնակիցները պետք է ապավինեն մյուս մասնակիցների հիշատակին: Երաշխավորված է, սա լավ ծրագիր չէ:
Հանդիպման հանդիպման հաջողության համար անհրաժեշտ է հանդիպման արձանագրության փաստաթղթերը, ճիշտ այնպես, ինչպես փաստաթղթերը անհրաժեշտ են աշխատակիցների կատարելագործման համար: