Արդյունավետ հանդիպումներն արդյունք են

Դուք կարող եք պլանավորել, առաջնորդել եւ ղեկավարել հանդիպման արդյունքները

Մարդիկ այդքան շատ ժամանակ անցկացնում են հանդիպումների ժամանակ, որ հանդիպումների ժամանակի կայուն արդյունքների վերածելը առաջնահերթ է հաջող կազմակերպությունների համար: Հանդիպումները կատարող գործողությունները հաջող են պահանջում հանդիպման առաջատարի ղեկավարին հանդիպումից առաջ, ընթացքում եւ հետո:

Եթե ​​դուք անտեսում եք այս հանդիպումների կառավարման հնարավորություններից որեւէ մեկը, ձեր հանդիպումները եւ թիմերը չեն տա այն ժամանակվա պտուղը, որը դուք ցանկանում եք ներդրել: Վերցրեք այս տասներկու հանդիպման կառավարման խորհուրդները, որպեսզի ձեր մասնակցողներին առաջնորդվենք սպասված, դրական եւ կառուցողական արդյունքների հասնելու համար:

Ինչ պետք է անեն հանդիպումից առաջ արդյունավետ հանդիպումներ անցկացնելու համար

Հանդիպումից առաջ գործողությունները սահմանում են հանդիպման արդյունքների իրականացման հիմք: Դուք կարող եք անել անհրաժեշտ բոլոր հետեւությունները, բայց առանց արդյունավետ հանդիպման պլանի, ձեր արդյունքները հիասթափեցնեք ձեզ: Այս խորհուրդները կօգնեն ձեզ պլանավորել եւ իրականացնել հանդիպումը:

Պլանավորել հանդիպումը

Արդյունավետ հանդիպումները, որոնք արդյունք են տալիս, սկսվում են հանդիպման պլանավորմամբ: Նախ, պարզել, թե արդյոք անհրաժեշտ են այլ աշխատակիցներ, որոնք կօգնեն ձեզ պլանավորել հանդիպումը: Այնուհետեւ որոշեք, թե ինչ եք հույս ունենալու հանդիպումը անցկացնելով: Ձեր հանդիպման համար ստեղծել նպատակակետներ:

Ձեր սահմանած նպատակները կհամապատասխանեն արդյունավետ հանդիպման պլանի հիմքը: Ինչպես Սթիվեն Քովեյն ասում է « Բարձր արդյունավետ մարդկանց յոթ սովորույթներում» , «սկսեք մտքի վերջում»: Ձեր հանդիպման նպատակն է որոշել հանդիպման ուշադրությունը, հանդիպման օրակարգը եւ հանդիպման մասնակիցները, որոնք դուք պետք է կատարեք այդ նպատակը:

Համոզվեք, որ ձեզ հարկավոր է հանդիպում

Երբ դուք մշակել եք ձեր հանդիպման պլանը, համոզվեք, որ հանդիպումը համապատասխանում է սահմանված նպատակներին հասնելու համար համապատասխան միջոց: Հանդիպման անցկացման եւ անցկացման համար ծախսերը թանկ են, երբ հաշվի կառնեք այն մարդկանց, ովքեր հաճախում են ժամանակը, որպեսզի ջանքեր գործադրեք `որոշելու համար, որ հանդիպումը լավագույն լուծումն է խնդիրը լուծելու, գործընթացը բարելավելու կամ ընթացիկ պլան կատարելու համար:

Դուք կարող եք գտնել, որ դուք կարող եք իրականացնել հանդիպման նպատակները էլեկտրոնային քննարկումների միջոցով կամ բաշխման եւ տեղեկատվություն ստանալ ընկերության լրատուի միջոցով: Համոզված եղեք, որ հանդիպումը անհրաժեշտ է եւ ոչ թե ձեզ համար ավելի հարմարավետ. Դուք ձեզ ավելի լավ արդյունքներ կստանաք ձեր ժողովի մասնակիցներից, երբ իսկապես ձեր կարիքները հոգացել եք:

Հանդիպման ժամանակ ապահովել համապատասխան մասնակցություն

Եթե ​​հանդիպումը նպատակաուղղված է ձեր նպատակներին հասնելու համար , ստուգեք մասնակիցների հետ, ովքեր պետք է մասնակցեն հանդիպմանը հաջողության հասնելու համար: Պահանջվող մասնակիցները պետք է հասանելի լինեն հանդիպմանը մասնակցելու համար:

Հանդիպումը դադարեցրեք, այլ ոչ թե քննադատական ​​աշխատակիցների հետ հանդիպում անցկացնելը: Եթե ​​պատվիրատուն ներգրավված է որոշիչ որոշման կայացման վայրում, համոզվեք, որ նշանակված անձնակազմի անդամն իրավասու է որոշումներ կայացնել կամ հետաձգել հանդիպումը:

Տարածել եւ վերանայել նախքան աշխատանքը հանդիպումից առաջ

Քանի հանդիպում եք մասնակցում, որը սկսվել է հանդիպման դասընթացավարի կողմից, փոխանցումներ կատարելու կամ Microsoft PowerPoint սլայդը քննարկելու համար: Զզվելով: Դուք գրազ. Հանդիպումը դառնում է մի խումբ, որը գրեթե արդյունավետ է կատարում նպատակների իրականացման համար:

Երբ հանդիպման անցկացման համար նախատեսված նպատակը որոշումներ կայացնելու եւ պատասխանող հարցերն են, ընթերցված խումբը ժողովուրդների ժամանակի ամոթալի կորուստն է:

Դուք կարող եք հանդիպումներն առավել արդյունավետ դարձնել եւ ապահովել արդյունքներ, ներկայացնելով անհրաժեշտ նախնական աշխատանքը նախօրոք հանդիպումից առաջ: Հանդիպումից 48 ժամ առաջ նախապատրաստական ​​աշխատանքները, գծագրերը, գրաֆիկները եւ ընթերցանությունը ապահովում են հանդիպման հաջողությունը: Որքան ավելի շատ պատրաստված ժամանակ եք հատկացնում, այնքան լավ պատրաստված մարդիկ կլինեն ձեր հանդիպման համար:

Փաստաթղթեր , որոնք կօգնեն ձեզ հասնել հանդիպման նպատակներին, կարող են ներառել զեկույցներ. տվյալների, գծագրերի եւ մրցակցային տեղեկատվության հղումներ, վաճառքի ամսաթիվ եւ արտադրական ծրագրեր; Microsoft PowerPoint- ի սլայդները, որոնք ցույց են տալիս հիմնական քննարկման կետերը. եւ հանդիպման արձանագրություններ , նշումներ եւ հետագայում ավելի վաղ կամ հարակից հանդիպումներից եւ նախագծերից:

Նախնական աշխատանքը, նույնիսկ պարզապես հղումները, հետեւում են տեղեկատվությունը կարդալու, ժամանակին բաշխված, լուրջ ակնկալիքով, որ ներկաները կարդում են հանդիպումը նախքան աշխատանքը, օգնում է, որ ձեր հանդիպումը հաջողվի:

Հանդիպման ընթացքում արդյունավետ հանդիպումների անցկացում

Հանդիպման ժամանակի արդյունավետ օգտագործումը հիմնված է ոգեւորության թեմայով: Այն առաջացնում է նվիրվածություն եւ մասնակիցների ձեռքբերում: Մարդիկ զգում են ավելի մեծ բաներ, քան իրենց ամենօրյա մարտահրավերները: Հետեւաբար, լավ կազմակերպված, ակտիվ հանդիպումը, որը սահմանում է հետագա քայլերը, կհանգեցնի հանդիպումների արդյունքների:

Արդյունավետ հանդիպման դյուրացում

Հանդիպման առաջնորդը դրական, արդյունավետ տոն է հանդիսանում հանդիպման մասնակիցների միջեւ փոխգործակցության համար: Արդյունավետ հանդիպման դյուրացումը սկսվում է նպատակների ակնկալիքով կամ կանխատեսված արդյունքներով եւ օրակարգով: Ֆակտորին օգնում է խմբի անդամներին մնալ կենտրոնացված եւ արդյունավետ:

Հանդիպման օրակարգը եւ օրակարգը սահմանել են հանդիպման շրջանակները: Հանդիպման ընթացքում ակնկալվող, ցանկալի արդյունքների ապահովումը ապահովում է արդյունավետ դերակատար, որը մասնակիցներին շարունակում է հետեւել:

Օգտագործեք նախապատրաստական ​​աշխատանքը հանդիպման ժամանակ

Օգտագործեք կամ հղեք հանդիպման նախօրոք ներկայացված նախնական եւ այլ տեղեկություններին: Դուք ուժեղացնում եք մասնակիցների կարիքը `ծախսելու համար անհրաժեշտ ժամանակը, որպեսզի նյութը վերանայվի, որը ցանկալի արդյունքների կատարման անբաժանելի մասն է:

Ձեր մասնակիցները պատրաստվում են նախքան հանդիպումներին մասնակցելը, եւ ձեր արդյունքները վկայություն կստեղծեն կոշտ պատրաստության եւ առաջնորդության համար : Ոչ ոք չի ցանկանում նախապատրաստվել անպատրաստ, անհետաքրքիր կամ չհիմնավորված թիմակիցների աչքերում:

Ներգրավել յուրաքանչյուր մասնակցի գործողությունների մեջ

Յուրաքանչյուր աշխատանքային խումբ ունի տարբեր անձինք, որոնք ցույց են տալիս հանդիպումների համար: Դուք ունեք հանգիստ գործընկերներ եւ մարդիկ, ովքեր փորձում են գերիշխել յուրաքանչյուր պլատֆորմի վրա: Անկախ նրանից, թե ինչպես կարող եք մասնակցել հանդիպմանը, դուք պետք է ներգրավեք յուրաքանչյուր ներկաներին հանդիպման նպատակների իրականացման մեջ:

Սա ապահովում է, որ յուրաքանչյուր մասնակից ներդրվի հանդիպման թեման եւ հետագա ընթացքի մեջ: Դուք կարող եք ավելի շատ արդյունքներ ձեռք բերել ամբողջ թիմի հետ, քան մեկ գերակշռող անձնակազմի աշխատակիցը, ով փորձում է բլուրից բռնել բոլորին:

Ստեղծել արդյունավետ հանդիպում հետագա պլան

Հանդիպման ընթացքում կատարեք գործողությունների հետագա պլան: Արդյունավետ ծրագրերը ներառում են հետեւյալը.

• Հատուկ գործողության կետ,
• այն անձի անունը, ով պարտավորվել է «գործելու» գործողության կետի իրականացմանը,
• գործողության ժամկետի ժամկետը եւ այլն
• այն մասին, թե ինչ է նշանակում գործողության նյութի ավարտը:

Քննարկեք իրական կյանքի սցենարները եւ հաջողության խոչընդոտները, որոնք թիմի անդամները կարող են զգալ, երբ նրանք փորձում են կատարել այնպիսի իրեր, որոնք կստանան անհրաժեշտ արդյունքներ: Հավաքեք ձեր ժամանակը, եթե անհրաժեշտ է, իսկ մասնակիցները ներկա են:

Հանդիպումից հետո արդյունավետ հանդիպումների ապահովումը

Հանդիպման նախօրեին եւ ընթացքում գործողությունները եւ պլանավորումը մեծ դերակատարում ունենան, օգնելու ձեզ ակնկալվող, դրական եւ կառուցողական արդյունքների հասնելուն: Հանդիպումից հետո ձեր գործողությունները նույնքան կարեւոր են: Հաջորդ հաջորդ հանդիպման ժամանակ հետեւելը երբեք բավարար չէ ներդրումների արդյունքների ապահովման համար:

Հրապարակել արձանագրությունների արձանագրությունները

Սկսեք 24 ժամվա ընթացքում ձեր րոպեները եւ գործողությունների ծրագիրը հրապարակելու միջոցով: Մարդիկ ամենից արդյունավետ կերպով նպաստում են արդյունքներին, եթե նրանք սկսել են գործողությունների անմիջապես սկսել: Նրանք դեռեւս ունեն նոր հանդիպման հանդիպում, քննարկում եւ ընտրված ուղղության համար հիմք:

Նրանք խանդավառ են եւ պատրաստ են սկսել: Րոպեների բաշխման հետաձգումը կարող է վնասել ձեր արդյունքները, քանի որ շատերը սպասում են րոպեների ժամանմանը, նախքան նրանք սկսում են իրենց պարտավորությունները լուծել:

Արդյունավետ ժողովի հետեւում

Հարգելով եւ հետեւելու ժամկետները եւ հետագա ընթացքը կօգնի ձեզ հասնել արդյունքների ձեր հանդիպումներից: Հանդիպման ընթացքում հաստատվել է վերջնաժամկետը: Հանդիպումից հետո, յուրաքանչյուր գործողություն կատարող յուրաքանչյուր անձ պետք է նաեւ պլան մղի իրենց հանձնառության իրականացման համար:

Անկախ նրանից, թե նրանք գրում են իրենց պլանավորող քայլերը, հանձնարարությունները հանձնում են մեկ այլ անձնակազմի, կամ պարզապես ավարտում են աշխատանքը, անհատը պատասխանատու է հետեւելու համար:

Այսպիսով, հանդիպման պլանավորողը: Դուք կարող եք բարելավել հանդիպման արդյունքները, հետեւելով յուրաքանչյուր մարդու հետ, ով հանդիպումներ է անցկացնում միջամտության միջնորդությամբ: Ձեր նպատակն է ստուգել առաջընթացը եւ ապահովել, որ խնդիրներն ընթանում են: Հիշեք, որ այն, ինչ դուք հարցնում եք, ավարտվում է:

Հաջորդ հանդիպման ընթացքում հետեւելու համար հաշվետվողականություն

Դուք երբեւէ նստել եք մի հետեւողական հանդիպում, որը բաղկացած էր յուրաքանչյուր մասնակիցներից, որոնք պատմում էին խմբի մասին, թե ինչու չեն կարողացել կատարել իրենց հանձնառությունը: Արդյունքը ցավալի է: Արդյունքների հաշվետվության նորմ կամ սովորություն հաստատելը սկսվում է ձեր հանդիպման ցիկլում վաղաժամ:

Հանդիպումների միջեւ ուղեկցող կողմի հետեւորդը օգնում է, սակայն խումբը պետք է ձախողում ստանձնել պարտավորությունները : Հաջորդ հանդիպման ընթացքում առաջընթացի եւ արդյունքների վերաբերյալ զեկույցը եւ ակնկալեք, որ բոլորը կկատարվեն: Այլընտրանքաբար, ստուգեք առաջընթաց հաջորդ հանդիպման ժամանակ եւ եթե կա առաջընթաց, իրականացման ճանապարհին, որոշեք, թե ինչպես վարվել:

Վեճը շարունակական բարելավման հանդիպման գործընթացը

Յուրաքանչյուր հանդիպում անցկացնելիս քննարկելու պրակտիկան հզոր գործիք է շարունակական բարելավման համար: Մասնակիցները հերթական անգամ քննարկում են այն, ինչը արդյունավետ էր կամ արդյունավետ չէ ընթացիկ հանդիպման գործընթացին: Նրանք նաեւ քննարկում են այն առաջընթացը, որը նրանք զգում են, որ խումբը կատարում է այն թեման, որի համար անցկացվել է հանդիպումը:

Հաջողությամբ կատարելագործվելով մեկ այլ մակարդակի, հաջողված թիմերը վերագրում են իրենց ամբողջ ծրագիրը, ինչպես նաեւ այն գործընթացը, թե որքան արդյունավետ են նրանք կարողացել արդյունքի հասնել: Ապագա հանդիպումները արտացոլում են գնահատումը: Հանդիպումները զարգանում են որպես ավելի արդյունավետ գործիք `կազմակերպության արդյունքների ստեղծման համար:

Եզրակացություն

Արդյունքները հասանելի են եւ կանխատեսելի են լավ կազմակերպված եւ իրականացված հանդիպումներից: Հետեւեք այս տասներկու առաջարկություններին, որպեսզի հանդիպման մասնակիցները հասկանան ակնկալվող, դրական եւ կառուցողական արդյունքներ այն ժամանակից, երբ ներդրումներ կատարեն հանդիպումների ժամանակ: Ձեր կազմակերպությունը կստանձնի ձեր կատարած աշխատանքը եւ ձեր գործընկերները կսիրեն ձեզ, երբ դուք օգտագործում եք այս արդյունավետ հանդիպման խորհուրդները: