Ինչպես կարող են աշխատակիցները օգտվել իրենց անձնակազմի ֆայլի դիտարկմանը:
Քանի որ աշխատողները գիտեն այդ գրառումները, նրանք կցանկանան ժամանակ առ ժամանակ դիտել, թե ինչպես է ֆայլը պարունակում:
Երբ որոշում կայացնեն, թե ինչպես տրամադրել աշխատակիցը (եւ նախկին աշխատակիցների մուտքը), հիշեք այնպիսի օրենքներ, որոնք վերաբերում են ձեր բիզնեսին:
Շատ երկրներ ունեն օրենքներ, որոնք պահանջում են ընկերությանը ներկայացնել եւ առկա աշխատակիցներին ներկայացնել տվյալ ֆայլի որոշակի մասեր: Ստուգեք ձեր աշխատանքային փաստաբանի հետ `ձեր քաղաքականությունը համապատասխանում է բոլոր օրենքներին:
Դաշնային օրենքը, օրինակ, պահանջում է, որ հաշմանդամություն ունեցող ամերիկացիներին վերաբերող գրառումներն առանձնացված լինեն կադրային փաստաթղթերից: Եթե ձեր ընկերությունը ենթարկվում է HIPAA, համոզվեք, որ ձեր բժշկական գրառումները համապատասխանում են այդ դրույթներին:
Դուք կարող եք ունենալ շատ լծակներ, ինչ թույլ կտաք աշխատակիցներին տեսնել իրենց ֆայլում: Այնուամենայնիվ, հիշեք, որ նույնիսկ եթե որոշեք, որ աշխատողը չի կարող մուտք գործել որոշակի տեղեկությունների, օրինակ, տեղեկանքի ստուգում, որը, ըստ էության, բացահայտված է դատական հայցերի դեպքում:
Հետեւաբար, հանձնարարեք ձեր անձնակազմին ճշգրիտ բաներ գրել եւ հետեւել օրենքին բոլոր ժամանակներում: Աշխատակիցների գրառումներն այն տեղն են, որոնք տեղավորվում են անեկդոտների կամ սայթաքել մեկնաբանություններով:
Սրանք օրենքի դատարանում լավ չեն ընթանում:
Որպես ընդհանուր կանոն, գրառումներ կատարող մեկ դարպասապահ ունենալը ենթադրում է, որ ընթացակարգերը հետեւողական եւ հետեւողական են: Դուք չեք ցանկանում, որ մեկ HR մենեջեր թույլ տա, որ մարդիկ իրենց գրառումները վերադառնան իրենց սեղաններին, իսկ մյուսը հրաժարվի մուտքի հնարավորությունից:
Անհրաժեշտ է, որ բոլորը մեկ աղբյուրից անցնեն, պահպանում են ամեն ինչ հետեւողական եւ օրինական:
Գրառումների եւ գրառումների պահպանության եւ մուտքի վերաբերյալ օրենքները խաբուսիկ են: Համոզվեք, որ դուք մնացել եք մինչեւ օրս:
Ստորեւ բերված քաղաքականությունը լավ բիզնես սկսելու համար է , բայց հիշեք, որ ձեր պետական եւ տեղական օրենքները կարող են տարբեր լինել:
Նմուշի աշխատակիցների գրանցման մատչելիության քաղաքականություն
Բոլոր աշխատակիցները, նախկին աշխատակիցները եւ աշխատակիցների ներկայացուցիչները կարող են դիտել անձնակազմի ֆայլի որոշակի բովանդակություն ` նախապես ծանուցելով Անձնակազմի աշխատակազմին: Աշխատանքի վարձի համար աշխատողի որակավորման հետ կապված փաստաթղթերը կարող են դիտվել որպես հայտ, խթանում , կարգապահական գործողություն եւ փոխանցում: Բացի այդ, աշխատակիցը կարող է վերանայել քաղաքականության ստորագրման ձեւերը եւ ուսումնական գրառումները:
Փաստաթղթերը, որոնք աշխատողը չի կարող վերանայել, ներառում է տեղեկանքներ կամ տեղեկանք ստուգումներ, ղեկավարության ձեռնարկած ցանկացած հետազոտության գրառում, բժշկական գրառում, դատական վարույթի հետ կապված փաստաթղթեր, որը խախտում է մեկ այլ աշխատողի գաղտնիությունը եւ աշխատողների պլանավորման համար օգտագործվող փաստաթղթերը:
Ընթացակարգ
Աշխատակիցը, ով ցանկանում է վերանայել իր անձնակազմի ֆայլի թույլատրելի բովանդակությունը, պետք է դիմի Մարդկային ռեսուրսների հետ 24 ժամյա ծանուցմամբ (հանգստյան օրեր բացառված): Նախկին աշխատակիցները կամ մարդկային ռեսուրսների անձնակազմին անհայտ անձինք պետք է ներկայացնեն անձնակազմի ֆայլի մուտք գործելու թույլտվություն եւ / կամ ապացույց:
Աշխատակիցները պետք է վերանայեն իրենց անձնակազմի տվյալները Մարդկային ռեսուրսների աշխատակազմի աշխատակիցների ներկայությամբ:
Աշխատակիցները չեն կարող հեռացնել պաշտոնից անձնակազմի ֆայլի որեւէ մաս :
Աշխատողը կարող է խնդրել ֆայլի պատճենները կամ ֆայլի մասերը: Անհրաժեշտության դեպքում անձնակազմի անձնակազմը կթողարկի պատճեններ: Խոշոր պատճենահանման համար աշխատողը պետք է վճարեր պատճենահանման համար:
Եթե աշխատողը դժգոհ է իր անձնակազմի փաստաթղթում փաստաթուղթից, Մարդկային ռեսուրսների անձնակազմի աշխատակիցների ներկայությամբ, աշխատակիցը կարող է գրել բացատրություն կամ պարզաբանման եւ կցել այն վիճարկվող փաստաթղթին: Ոչ մի պարագայում HR աշխատակից կամ աշխատող չի փոխի փաստացի փաստաթուղթը:
Աշխատողը կարող է նաեւ խնդրել, որ փաստաթուղթը հեռացվի անձնակազմի ֆայլից: Եթե անձնակազմի անձնակազմը համաձայն է, փաստաթուղթը կարող է հանվել:
Եթե անձնակազմի անձնակազմը համաձայն չէ, ապա հարցը կարող է բողոքարկվել ընկերության Բաց դռների քաղաքականության մեջ սահմանված կարգով: