Ահա թե ինչ պետք է իմանալ անձնակազմի ֆայլերի բովանդակության մասին
- Գործատուն ցանկանում է ունենալ ճշգրիտ տեղեկատվություն, հարմար եւ կազմակերպված, երբ որեւէ տեղեկություն ստանալու համար անհրաժեշտ է մուտք գործել: Արտակարգ շփումների, աշխատողների հասցեների փոփոխությունները, կատարողական գնահատումների պահպանումը, կարգապահական տառերը , աշխատակիցների ճանաչումը եւ աշխատանքի ընդունման համար կիրառվող նյութերը գործատուի կողմից կցանկանան արագ մուտք գործել այն տեղեկատվության տեսակների օրինակներ:
- Գործատուն պետք է պահպանի փաստաթղթեր անձնակազմի վերաբերյալ, ինչպիսիք են աշխատակիցների ընտրությունը, կատարումը, աշխատանքային պատմությունը, փոխհատուցման հիմնավորումը եւ ներքին առաջխաղացման հայտերը, ընդամենը մի քանի անուն:
EEOC- ի հայցը, դատական գործը կամ նույնիսկ պատճառաբանելու համար աշխատողի համար բարձրացման կամ առաջխաղացման բացակայությունը պահանջում է, որ գործատուն հավաքել եւ պահպանել է աշխատակիցների այս տեսակի փաստաթղթերը: - Որոշ աշխատակիցների գրառումները պահանջվում են դաշնային կամ պետական կառավարությունների կողմից գործատուների համար: Աշխատակազմի տեղեկատվությունը կադրային ֆայլում կազմակերպելը իմաստ է հանդիսանում մատչելիության եւ իրավական համապատասխանության եւ պատրաստակամության համար:
Անձնակազմի ֆայլերի տեսակները
Գործատուն սովորաբար պահպանում է անձնակազմի մի քանի տեսակ, գործարար օգտագործման, աշխատողների գաղտնիության, բժշկական գաղտնիության եւ օրինականության համար: Ես տեղյակ չեմ որեւէ օրենքի մասին, որը ասում է, որ քանի ֆայլ է պահանջվում գործատուի համար:
Այնուամենայնիվ, կան շատ օրենքներ, եւ կան անձնակազմի լավագույն փորձը աշխատողների գաղտնիության համար, որոնք կառավարում են կադրային ֆայլերի բովանդակությունը եւ ով է այդ տեղեկատվությունը հասանելի:
Սրանք այն անձնակազմի ֆայլերն են, որոնք ԱՄՆ-ում գործող գործատուների մեծ մասն են: (Համաշխարհային օրենքները եւ գործելակերպը կարող են տարբերվել):
- Անձնակազմի Պատկեր : Սա հիմնական աշխատող ֆայլ է, որը պարունակում է աշխատանքային հարաբերությունների պատմություն:
- Աշխատավարձի ֆոն : Ցանկանում եք աշխատել աշխատավարձի եւ նպաստների վերաբերյալ բոլոր աշխատավարձային հարցերի համար առանձին ֆայլ:
- Employee Medical File : 1996 թ. Դաշնային Առողջության ապահովագրության դյուրավառությունը եւ հաշվետվողականությունը ակտը (HIPAA) պահանջում է գործատուներին պաշտպանել աշխատակիցների բժշկական գրառումները որպես գաղտնի:
- I-9 Աշխատակիցների ձեւեր . Ձեզ անհրաժեշտ է առանձին ֆայլեր պահել մեկ աշխատողի (մեկ աշխատակցի համար) I-9 ձեւերի համար, քանի որ դուք չեք ցանկանում, որ պետական ծառայողները, որոնք լիազորված են ստուգել այս ձեւերը տարբեր հանգամանքներում, հիմնական, գաղտնի աշխատող անձնակազմի ֆայլեր:
Աշխատակիցների մուտք գործելը անձնակազմի համար
Աշխատակիցներին թույլատրվում է մուտք գործել անձնակազմի անձնակազմի անձնակազմի անձնակազմի ղեկավարման եւ վերահսկողության տակ: Աշխատակիցների անձնակազմը համարվում է գործատուի սեփականությունը, ով պարտավոր է պահպանել եւ պահպանել նրանց պատասխանատվությունը:
Նմուշների անձնակազմի ֆայլի քաղաքականություն
Ստորեւ բերված է նմուշային անձնակազմի ֆայլային քաղաքականություն, ձեր ընկերության համար օգտագործելու համար: Այն քննարկվում է այն տարբեր ֆայլերը, որոնք առաջարկվում են եւ ովքեր պետք է ունենան յուրաքանչյուր ֆայլ:
Ընտրանքային քաղաքականություն
Ընկերությունն ապահովում է յուրաքանչյուր աշխատակցի համար երեք աշխատակից:
Անձնակազմի ֆայլը պահպանվում է յուրաքանչյուր աշխատողի համար (ձեր ընկերության անունը): Այս անձնակազմի ֆայլերը պարունակում են գաղտնի փաստաթղթեր եւ կառավարվում եւ իրականացվում են Մարդկային ռեսուրսների անձնակազմի կողմից:
Այս ֆայլի մատչելիությունը սահմանափակվում է աշխատակազմի աշխատակազմի կողմից եւ ենթադրում է, որ յուրաքանչյուր աշխատողի ղեկավարը պահպանում է իր սեփական ֆայլը աշխատողի աշխատանքի կատարմանն առնչվող փաստաթղթերով:
Անձնակազմի տիպի բնորոշ փաստաթղթերը ներառում են աշխատանքի դիմումը, ընտանեկան արտակարգ շփման ձեւը, փաստաթղթավորված կարգապահական գործողությունների պատմությունը, ռեզյումեն, աշխատակիցների տեղեկագիր եւ գործատուի կողմից ստորագրված թերթիկները, ընթացիկ անձնական տեղեկությունները եւ աշխատանքի տեղեկանքները:
Ոչ բոլոր անձնակազմի ֆայլերը պարունակում են նույն փաստաթղթերը, սակայն յուրաքանչյուր անձնակազմի ֆայլը ունի մի քանի փաստաթղթեր, որոնք նույնն են:
Աշխատավարձային ֆայլերը նույնպես պահպանվում են. աշխատավարձային փաստաթղթերը պարունակում են աշխատողի աշխատատեղերի պատմություն, բաժիններ, փոխհատուցման փոփոխություններ եւ այլն: Հաշվարկային ֆայլի մատչելիությունը սահմանափակվում է համապատասխան հաշվապահական հաշվառման եւ աշխատակազմի աշխատակիցների կողմից:
Կատարվում է նաեւ աշխատողի բժշկական ֆայլ : Բժշկական ֆայլի բովանդակությունը հասանելի չէ որեւէ մեկից, բացի Մարդկային ռեսուրսների նշանակված անձնակազմից եւ աշխատակիցը, որի գրառումները պահվում են ֆայլում: Ձեր ընկերության անունը), բժշկական ֆայլերը ստանում են անվտանգ պահպանման եւ գաղտնիության բարձրագույն աստիճան:
Աշխատակազմը կարող է դիտել իր անձնակազմի ֆայլը, աշխատակազմի անձնակազմի հետ շփվելու միջոցով, նորմալ աշխատանքային ժամերին: Ոչ մի աշխատող չի կարող փոխել կամ որեւէ փաստաթուղթ վերցնել իր անձնակազմի ֆայլից, որը պետք է դիտարկվի HR- ի անձնակազմի ներկայությամբ:
Նաեւ հայտնի է որպես աշխատակիցների ֆայլեր, աշխատակիցների գրառումները, մարդկային ռեսուրսների ֆայլեր, փաստաթղթեր
Disclaimer - Խնդրում ենք նկատի ունենալ:
Սյուզան Հեյթֆիլդը բոլոր ջանքերը գործադրում է ճշգրիտ, ընդհանուր իմաստով, բարոյական մարդկային ռեսուրսների կառավարման, գործատուի եւ աշխատավայրի խորհրդատվության մասին, ինչպես նաեւ այս կայքում, եւ կապված է այս կայքի հետ, բայց նա փաստաբանի եւ կայքի բովանդակության մասին չէ: հեղինակավոր, երաշխավորված չէ ճշգրտության եւ օրինականության համար եւ չի կարելի համարել իրավական խորհրդատվություն:
Կայքն ունի համաշխարհային լսարան եւ զբաղվածության օրենքներն ու կանոնակարգերը տարբերվում են պետությունից մինչեւ պետություն եւ երկիր, այնպես որ կայքը չի կարող վերջնական լինել բոլորի վրա, ձեր աշխատավայրում: Երբ կասկածի դեպքում միշտ դիմեք իրավաբանական խորհրդատվություն կամ աջակցություն Պետական, դաշնային կամ միջազգային կառավարական ռեսուրսներից, որպեսզի Ձեր իրավական մեկնաբանությունն ու որոշումները ճիշտ լինեն: Այս կայքում տեղադրված տեղեկատվությունը միայն առաջնորդության, գաղափարի եւ աջակցության համար է: