Ղեկավարները `դաշնային օրենքները եւ պետական օրենքները կարող են տարբերվել
Ահա մարդկային ռեսուրսների հաշվառման հիմնական ուղենիշները: Հիշեք, որ այդ օրենքները կարող են տարբեր լինել այդ սկզբունքներից: Եթե պետական օրենքները եւ դաշնային օրենքները հակասում են, միշտ պահեք գրառումների հիման վրա, ինչի պահանջն ավելի երկար է:
Ավելի լավ է պահել ինչ-որ բան բավականաչափ երկար, քան բավականաչափ երկար:
Ձեռք բերում գրառումներ `1 տարի
Դուք պետք է փրկեք այն բոլոր ռեզյումենները, հարցազրույցների գրառումները, դիմումները եւ աշխատանքի գրառումները, եւ նույնիսկ Ձեր որոնման ռեկորդը, ձեր դիմորդի հետքերին հետեւելու միջոցով: Այսպիսով, եթե հարցազրույց եք անում դիմումատուի հետ, եւ ամբողջ գործընթացը եռամսյակների ընթացքում քաշվում է, դա չի նշանակում, մինչեւ վարձավճարի վերջնական որոշումը կայացվի , որ ժամացույցը սկսում է ջնջել:
Ինչու պետք է դա անես: Եթե որեւէ մեկը երբեւէ հարցաքննի ձեր վարձակալության որոշումը, ապա ձեզ հարկավոր է ցույց տալ, որ որեւէ ձեւով , ձեւով կամ ձեւով ապօրինաբար խտրական չեք : Օրենքները, ինչպիսիք են Ամերիկացիների հաշմանդամության մասին օրենքը , Title VII եւ շատ ուրիշներ, պահանջում են ցույց տալ, որ դուք համապատասխանում եք: Այս գրառումների պահպանումը օգնում է ձեզ դա անել:
Թմրամիջոցների թեստային արձանագրություն. 1 տարին կամ 5 տարին տրանսպորտային աշխատանքների համար
Եթե դուք պահանջում եք նախնական զբաղվածության համար թմրամիջոցների փորձարկում , ապա դա վարձատրության ռեկորդի մաս է, եւ դուք պետք է մեկ տարվա արդյունքների պատճենը պահեք:
Եթե դուք լրացուցիչ թմրամիջոցների թեստավորում եք կատարում, աշխատանքից առաջացած միջադեպի կամ պատահական ստուգման մասով, նույնպես պետք է պահպանել այդ գրառումների մեկ տարի: Այնուամենայնիվ, եթե դուք ենթարկվում եք փոխադրման կանոնակարգի ստորաբաժանմանը, ապա թմրանյութերի փորձարկման արձանագրությունների նվազագույն ժամկետը հինգ տարի է:
Աշխատավարձի վճարման / տեքստային եւ այլն: 3 տարի նվազագույն, 5 տարի ժամկետով
Օրենքը պահանջում է պահպանել այդ գրառումները երեք տարի, սակայն վերջին դատավարությունները նշանակում են, որ ավելի խելացի կլինի ձեզ պահել դրանք երկար ժամանակով:
Դուք ցանկանում եք պահպանել արձանագրություն, թե որքան գումար է վճարվել յուրաքանչյուր աշխատող, եւ քանի ժամ աշխատել ձեր ընկերության գործունեության ամբողջ ընթացքում: Պահպանեք ձեր գրառումները, աշխատակցի հեռանալուց առնվազն հինգ տարի հետո, անկախ պատճառներից:
Ազատ աշխատակիցների համար, իհարկե, ձեզ չպետք է պահեք ժամանակի գրառումները, քանի որ դրանց վճարումը նույնն է, անկախ աշխատած ժամերի քանակից: Այնուամենայնիվ, եթե դուք երբեւէ չեք ապացուցել, որ աշխատակիցը ազատ է, երբ նա պետք է ազատված չլինի, այդ ժամերը աշխատող գրառումները կարող են ուղղորդել ձեզ պարտքերի մարման համար :
Համոզվեք, որ դուք ներառեք, թե ինչպես է ընկերությունը հաշվարկել վճարը: Օրինակ, դուք պետք է հետեւեք, թե դա եղել է ուղիղ աշխատավարձ, աշխատավարձ, գումարային հանձնաժողով, աշխատավարձ, մասշտաբի աշխատանքներ կամ ուղիղ ժամերգություն:
Դուք պետք է դա անեք ոչ միայն վճարման եւ հարկային հարցերի համար, այլ շատ այլ որոշումներ, որոնք հիմնված են աշխատած ժամերի քանակի վրա: Օրինակ, FMLA- ի իրավասությունը կախված է մեկ տարվա ընթացքում աշխատած ժամերի քանակից: Եթե դուք ունեք մասնակի ժամանակահատվածով ազատված աշխատող, կարող եք հաշվի առնել ժամանակի ձայնագրությունը, FMLA- ի իրավասությունը որոշելու համար: Դուք նաեւ պետք է կարողանաք ապացուցել, որ ձեր աշխատողներին վճարել եք աշխատած բոլոր ժամերի համար:
Ձեւ I-9: 3 տարի հետո վարձել, 1 տարի հետո դադարեցման, Որն է ավելի ուշ:
Պահպանեք աշխատողի I-9 ձեւը, պահեք ձեր անձնակազմի գրառումներից առանձին, աշխատողին վարձելու եւ աշխատանքի ավարտից հետո մեկ տարվա ընթացքում, որը հետագայում ավելի ուշ կլինի:
Առողջություն / կենսաթոշակային նպաստներ Տեղեկություն. 6 տարի
Դուք պետք է ձեր ծրագրերը ձեր պլանները պահեք ձեր բոլոր նպաստների համար `նվազագույնը վեց տարի: Դատարաններն այն կարծիքին են, որ եթե աշխատակիցը դատի է տալիս, ասելով, որ ինքը արժանի է ավելի բարձր կենսաթոշակի, օրինակ, գործատուի պատասխանատվությունն է ապացուցելու, որ նրանք այլեւս պարտավոր չեն, այլ ոչ թե աշխատողի պարտականությունը ապացուցելու համար: Պահեք բոլոր այդ ամփոփման պլանի նկարագրությունները:
Եթե դուք ունեք նախկին աշխատակիցներ, որոնք կարող են ստանալ COBRA- ին , տրամադրելով իրենց առողջության օգուտները, դուք պետք է նաեւ պահեք այդ գրառումները վեց տարի `ապահով լինելու համար: Օրենքը չի նշում պահումը, բայց քանի որ դա կարող է կիրառվել աշխատողի կենսաթոշակային եկամուտների ապահովագրության ակտով (ERISA), սույն օրենքը պահանջում է պահպանել վեց տարի: Անվտանգ կողմում լինելը, այդ գրառումներից մի շպրտեք:
FMLA գրառումներ `3 տարի
Երբ աշխատողը FMLA- ից պահանջում է , դուք պետք է պահպանեք այդ թուղթը, նույնիսկ եթե հրաժարվեք արձակուրդից: Համոզվեք, որ դուք հետեւում եք յուրաքանչյուր աշխատակցի արձակուրդին, երբ այն սկսվել է եւ որքան ժամանակ է օգտագործվում: Եթե աշխատակցին ընդհատվող FMLA- ն է, համոզվեք, որ դուք հետեւում եք ամեն արձակուրդին եւ փաստաթղթում օգտագործեք ժամերի քանակը : Ամսաթվերը եւ ժամերի քանակը պետք է փաստաթղթավորվեն: Հիշեք, որ պարբերաբար արձակուրդը կարող է օգտագործվել մի քանի ժամվա ընթացքում, կամ շաբաթական մի քանի օր: Փաստաթուղթը գրեք եւ պահեք այդ գրառումները:
Հիշեք, սա համապարփակ ցուցակ չէ եւ կիրառվում է միայն դաշնային օրենքներով: Դուք կարող եք ենթակա լինել լրացուցիչ գրառումների մասին օրենքների, եթե, օրինակ, դաշնային կապալառու եք կամ ձեր պետությունը տարբեր ստանդարտներ ունի: Երբ կասկածում եք, մի շպրտեք այն:
Դուք կարող եք ձեռք բերել լրացուցիչ ռեսուրսներ Հաշվապահական հաշվառման եւ պարտադիր հաշվետվությունների վերաբերյալ Մարդկային ռեսուրսների կառավարման ընկերության (SHRM):
Խնդրում ենք նկատի ունենալ, որ տրամադրված տեղեկատվությունը, հեղինակավոր, սակայն երաշխավորված չէ ճշգրտության եւ օրինականության համար: Կայքը կարդում է համաշխարհային լսարան, եւ զբաղվածության օրենքներն ու կանոնակարգերը տարբերվում են պետությունից մինչեւ պետություն եւ երկիր: Խնդրում ենք դիմել իրավական օգնություն կամ պետական, դաշնային կամ միջազգային կառավարական ռեսուրսներից օգնություն ստանալու համար, որպեսզի Ձեր իրավական մեկնաբանությունն ու որոշումները ճիշտ են ձեր տեղադրության համար: Այս տեղեկատվությունը ուղեցույցի, գաղափարի եւ աջակցության համար է: