Հարցեր, որոնք պետք է խնդրեն որոշել ՄՌ տեղեկատվական տեխնոլոգիաների կարիքները
Բայց ինչպես են HR- ը եւ այլ ղեկավարները իմանալով, որ նրանք ընտրում են լավագույն տեղեկատվական տեխնոլոգիաների տեխնոլոգիան `բոլոր մանրամասները կառավարելու համար, եւ որ նրանք ընտրում են լուծումը ժամանակի փորձությանը:
Ստորեւ բերված են Մարդու ռեսուրսների տեղեկատվական տեխնոլոգիաների ընտրության հարցում հարցնելու եւ պատասխանելու հիմնական հարցերը:
- Որն է ճկունության եւ լայնածավալության աստիճանը, որը մարդկային տեղեկատվական տեխնոլոգիաների ծրագրային ապահովումն է: HR մասնագետները պետք է որոշեն, արդյոք ծրագրակազմը կարող է ներմուծել տվյալների բազմակի Excel աղյուսակներ, տվյալների բազաներ եւ թղթային փաստաթղթեր եւ այն մակարդակը, որով այն կարող է ինտերֆեյս ունենալ բոլոր տեսակի այլ համակարգերի եւ տվյալների համար:
Ծրագրակազմը պետք է կարողանա մի քանի աղբյուրներից տեղեկություններ վերցնել եւ զտել: Իդեալում, այս գործընթացը պետք է նաեւ ավտոմատացված լինի: Բազմաթիվ օնլայն գրանցման լուծումներ պահանջում են, որ տվյալները ձեռքով շահագործվեն, նախքան այն կարող է տեղափոխվել փոխադրող, իրենց համակարգերը թարմացնելու համար: Թարմացման ձեւաչափի, հաղորդման ժամանակացույցի եւ առաքման եղանակի ավտոմատացումը կարող է օգնել վերացնել բիլինգի եւ իրավասության հարցերը: - Արդյոք ծրագրակազմը կարող է տեղավորել HR ընկերության եւ օգուտների կրիչի կանոնները: Իրականորեն ընդունելի գրանցման շարժիչը կգնահատի յուրաքանչյուր գրանցման գործողություն եւ կիրառի պահանջվող ճշգրտության պահանջներին բավարարող հատուկ նախագծված կանոնների, հաղորդագրությունների, հուշումների եւ ընտրանքների ցանկացած անհրաժեշտ համադրություն: Ծրագրային ապահովումը պետք է տեղավորի ցանկացած իրավասության կանոններ, որոնք ընկերությունը եւ կրիչները ունեն:
- Արդյոք կադրային տեղեկատվության տեխնոլոգիաները կկարողանան աճել եւ ընդլայնել կազմակերպության հետ: HR- ը պետք է գնահատի տեխնոլոգիաների աճը, քանի որ ընկերությունը նոր աշխատողներ , գրասենյակներ, նպաստների փոփոխություններ եւ կանոններ է ներգրավում : HR- ը պետք է հարցնի այս տարրերի յուրաքանչյուրի շեմերի մասին:
- Արդյոք HR տեղեկատվական տեխնոլոգիաների ծրագրակազմը կարող է ինտեգրվել այլ համակարգերի հետ: Հաշվարկը եւ այլ գործառույթները հաճախ են կիսում նույն տեղեկատվության մեծ մասը, ինչպես նաեւ նպաստների կառավարումը : HR- ն կարող է ավելի մեծ արդյունավետություն ձեռք բերել, երբ մեկ համակարգում մուտքագրված տվյալները եւ աշխատակիցների այլ տեղեկությունները կիսվում են մեկ այլ համակարգի հետ: Աշխատողների հետապնդման հետեւելը եւս մեկ անհրաժեշտ գործառույթ է:
- Ով է պատասխանատու լուծման իրականացման համար: Ինչ դասընթաց է ներգրավված: Որոշ լուծումներ պահանջում են, որ հաճախորդը շատ ներգրավված լինի նախնական իրականացման հետ, ինչը կարող է ճնշվել արդեն զբաղված HR- ի ադմինիստրատորների համար:
HR- ը պետք է հստակ պատկերացում ունենա վերապատրաստման եւ տեխնիկական փորձաքննության մակարդակի մասին, որը պահանջվում է եւ ակնկալվող ժամանակը: Այս թեմայի վերաբերյալ լուծում տրամադրողներին հարցաքննելը կարող է իմանալ նուրբ տարածքներ, որոնք ի սկզբանե կարող են պարզ լինել, սակայն ներգրավել զգալի տեխնոլոգիական փորձաքննություն: Հետագայում HR- ն կարող է որոշակի որոշումներ կայացնել, որոնք կարող են այնքան ծանր լինել, քանի որ իրատեսորեն խոչընդոտում են ավարտը, պոտենցիալ կրճատելով HR տեղեկատվական տեխնոլոգիաների արժեքը եւ ROI: - Եթե վերապատրաստումը ներգրավված է , կա մեղադրանք: Վերապատրաստման ծախսերը պետք է նաեւ գնահատվեն, ներառյալ ժամանակի հեռավորությունը եւ ճանապարհային ճանապարհորդության ծախսերը: HR- ը պետք է տեղյակ լինի HR- ի տեղեկատվական տեխնոլոգիաների ընդունման մեջ ներգրավված բոլոր ծանր եւ փափուկ ծախսերի մասին:
- Ով է տիրապետում տվյալները: Այս հարցի պատասխանը պետք է լինի Մարդկային ռեսուրսների կազմակերպությունը : Ընկերությունները պետք է կարողանան իրենց տվյալները փոխանցել ցանկացած դիմումի ծառայություն մատուցողին (ASP): Եթե տվյալները գտնվում են փոխադրողի սեփականատիրոջ սերվերի վրա, ընկերությունը երբեմն կարող է գանձվել հավելյալ վճարների դեպքում, եթե դրանք փոխարկեն փոխադրողներին:
- Ինչ տեսակի սպասարկման եւ պահպանումն է պահանջվում: Երբ ծրագրակազմը տեղադրվում է ընկերության տեղակայման կայարաններում կամ սերվերներում, այդ տեխնոլոգիաների պարբերական թարմացումները հաճախ պահանջվում են եւ կարող են ծանր լինել, պլանավորել եւ կառավարել: Մարդկային տեղեկատվության տեխնոլոգիաների թարմացումներն իրականացվում են ավտոմատ կերպով, որոնք մատչելի են ծրագրային ապահովման հասանելիության ծառայություններ մատուցող (ASP) կամ ծրագրային ապահովման միջոցով `որպես ծառայություն (SaaS) մոդելը:
- Ինչ անվտանգության միջոցառումներ են ներգրավված տեղեկատվական տեխնոլոգիաների ոլորտում : Եթե ծրագրային ապահովումը մատչելի է առցանց, ASP- ի կամ SaaS- ի մոդելի միջոցով, պրովայդերը պետք է առաջարկի ամենօրյա կրկնօրինակումներ, պահեստային սերվերներ եւ ավելացրեց պաշտպանիչ շերտեր: Լրացուցիչ համակարգեր եւ ընթացակարգեր պետք է լինեն, որպեսզի տեղեկատվությունը պաշտպանված լինի, կորցնելով կամ չթույլատրված անձնակազմի կողմից : HR- ը այլ ղեկավարների հետ խորհրդակցելիս պետք է ունենա բացառիկ լիազորություն, որոշելու, թե ով կկարողանա օգտվել HR տեղեկատվական տեխնոլոգիաների եւ ինչ աստիճանի:
- Արդյոք աշխատողները կկարողանան գրանցել նպաստների պլաններ եւ իրական ժամանակում փոփոխություններ կատարել իրենց անձնական տվյալները եւ պլանավորելու ընտրությունները: Աշխատողներին մատչելիությունը պետք է տրվի, հաշվի առնելով համակարգչին տարածված ընդհանուր օգտագործումը:
Աշխատողների մեծամասնությունը ինտերնետում օգտվում է տանը: Աշխատակիցների ինքնակառավարման ծառայությունը մեծ ներուժ է ապահովում, ժամանակ եւ գումար խնայել: Լավ ինքնասպասարկման համակարգը աշխատողներին ուղղորդում է սահուն կերպով, իրենց եւ իրենց կախյալների մասին տեղեկություններ ստանալու միջոցով:
Համակարգը պետք է հստակ ներկայացնի հասանելի պլանները եւ հնարավորություն տա աշխատողներին ընտրություն կատարել իրենց հարմարության համար, հեշտացնելով այդ գործողությունները ողջ գործընթացում վիզարդների հետ: Աշխատողները նույնպես պետք է կարողանան ավելացնել կախյալներ եւ անհրաժեշտության դեպքում փոխել տեղեկատվություն, օրական 24 ժամ, շաբաթը յոթ օր, տարի:
Սրանք լրացուցիչ հարցեր են, որոնք կպատասխանեն ձեր կազմակերպության մարդկային ռեսուրսների տեղեկատվական տեխնոլոգիաների պահանջներին:
- Արդյոք տեխնոլոգիան ապահովում է Մարդկային ռեսուրսների իրավասությունը `որոշելու, թե ով է թույլ տալու մուտքը եւ ինչ աստիճանի: Նույն օրվա ընթացքում, աշխատակիցներին մատչելի դարձնելու համար, տեխնոլոգիան պետք է HR- ի վերջնական ասույթը տա: HR- ը պետք է ունենա լիազորված է հաստատել բոլոր տվյալները նախքան այն փոխանցողներին փոխանցելը, ինչպես նաեւ պետք է որոշի այն աստիճան, որով աշխատակիցներն ու մյուսները կարող են օգտվել:
- Ինչ տեսակի հաշվետու կարողությունների հասանելի են HR տեղեկատվական տեխնոլոգիաները: Հաշվետվական տեխնոլոգիաները պետք է ներկայացնեն բազմակի տեսակետներ եւ ձեւաչափեր (աղյուսակ, PDF, HTML), մեծ պատկերների գնահատումը եւ որոշումների ընդունման ընդլայնումը: Մարդկային ռեսուրսները պետք է կարողանան ցանկացած ժամանակ գնահատել որոշակի պլաններում, չկատարված գործողություններով եւ աշխատակիցների ժողովրդագրական տեղեկատվության փոփոխություններ, կապված նպաստների եւ աշխատակիցների այլ տվյալների հետ:
- Ծրագիրը առաջարկում է հատուկ առանձնահատկություններ, որոնք կօգնեն HR- ի խնայողության ժամանակին: Կախված իր սեփական գերատեսչական պահանջներից, HR- ը կարող է հետաքրքրվել, թե տեխնոլոգիան կարող է խմբաքանակի տեղեկատվությունը մշակել, կառավարել ծանուցումներ եւ վճարել COBRA- ի քաղաքականության համար , տրամադրել ինքնալեզվացման եւ օրինագծերի հաշտեցման գործիքներ եւ հատուկ հաշվետվություններ:
- Արդյոք ծրագրակազմը առաջարկում է կոնկրետ առանձնահատկություններ, որպեսզի HR- ը լավ աշխատի աշխատակիցների հետ: Որոշ ծրագրեր HR- ին հնարավորություն են տալիս HR- ի մի շարք մակարդակներով աշխատակիցների հետ հաղորդակցվելու ճկունություն `զանգվածային էլեկտրոնային փոստով, էլեկտրոնային տեղեկատու վահանակներով եւ առանձնահատուկ ֆիլտրի չափանիշներով (օրինակ, գտնվելու վայրը, բաժինը, ապահովագրության պլանները, գրանցման կարգավիճակը, կենսաթոշակային կարգավիճակը եւ այլն): HR տեղեկատվական տեխնոլոգիաների համակարգ: Շփվելու համար մի շարք միջոցներ ունենալը կարող է հետագայում ավտոմատացնել գործընթացները եւ օգնել HR- ին ավելի լավ նպատակային հաղորդագրություններ հաղորդել:
- Արդյոք HR տեղեկատվական տեխնոլոգիաների համակարգը տրամադրում է ստուգումներ եւ հաշվեկշիռներ: Բացի գործառույթների հաստատման հնարավորությունից, HR- ի բազմաթիվ տեղեկատվական տեխնոլոգիաների համակարգերը հնարավորություն են տալիս նաեւ HR- ի համար ծառայել որպես աուդիտորական կրիչի հաշվեկշռում սպասարկող, որպեսզի նրանք համամիտ լինեն համակարգի տվյալների հետ: Սա կարող է.
- ապահովել կրիչի հաշիվների ճշգրտությունը,
- ժամանակ եւ գումար,
- աշխատակիցների ներգրավվածության ժամանակ տրամադրելիս եւ,
- աշխատողների համար խնամքի համար դիմելու իրավասություն հաստատելը:
- Ինչպես փոխանակել տեղեկատվությունը փոխադրողների հետ: Իսկ ով է պատասխանատու այդ փոխգործակցության համար: Մարդկային տեղեկատվական տեխնոլոգիաների համակարգի ինտեգրումը պետք է գնահատվի ոչ միայն այնպիսի փոխադրողների թվաքանակով, որոնց հետ ծրագրային ապահովումը ունի հարաբերություններ, սակայն կապի տեսակից, որը հնարավորություն է ընձեռում: Տաղավարների հետ փոխշահավետ փոխգործակցության ապահովումը նպաստների կառավարման ծրագրերի միջոցով պահանջում է բազմաթիվ քայլեր, այդ թվում `
- նախնական իրականացման մարդահամարի հավաքում;
- ընթացիկ տեղեկատվության փոխանակման համար նախնական ինտեգրման կարգավորում;
- օրվա կամ շաբաթվա փոխգործակցության կազմակերպում, համոզվելու համար, որ ստացվում է ստացված տվյալներ եւ ճշգրիտ կիրառվում է.
- ընթացիկ թարմացումների դիտում;
- կարգավորող մարմինների համաձայն, ներգրավման համար պահանջվող տրանսպորտային միջոցի պահանջները բավարարվում են. եւ
- Տվյալների փոխանակման փոխհարաբերությունը բարելավելու համար յուրաքանչյուր կապի օպերատորի հետ ակտիվ կապ հաստատելու համար:
Իմանալով, թե ով է պատասխանատու յուրաքանչյուր առաջադրանքի համար, անհրաժեշտ է հասկանալ արտադրանքի առաջարկը: Յուրաքանչյուր ծրագրային ապահովման պրովայդեր կառաջարկի ինտեգրման տարբեր մակարդակ, վերը նշված խնդիրներից ոմանց համար: HR- ն պետք է նայենք աշխատողների հետ աշխատող ընկերությունների հետ, որոնք ցուցադրում են ընկերության ընտրված կրիչներով ուժեղ, ընթացիկ, աննշան հարաբերություններ:
Շատ պրովայդերներ հնարավորություն են ընձեռում փոխանցել ANSI 834 ընդհանուր պարունակության ֆայլ, որը կարող է կամ չի կարող ընդունվել կրիչի կողմից, հաճախ ազդել խմբի չափի վրա: Տնօրենները պետք է փնտրեն մատակարարների համար, որոնք առաջարկում են մաքուր, վավերացված փոխանցումներ (գործարքի իրավունքի ապահովում), որոնք անհատականացվում են յուրաքանչյուր փոխադրողի կարիքների համար: Նրանք պետք է նաեւ դիմեն մատակարարներին, որոնք ունեն EDI- ի (էլեկտրոնային տվյալների փոխանակման) բաժին, փոխազդելու կրիչի սեփական, հատուկ փոխանցման լեզվով:
- Հաճախորդների սպասարկման ինչ մակարդակ է տրամադրված: Ծառայության համար լրացուցիչ գանձում կա: Մարդկային ռեսուրսների ինստիտուտը պետք է որոշի, թե որն է մատչելի օգնության մակարդակը եւ ինչն է կազմում հաճախորդների սպասարկումը `օնլայն օգնությունը տվյալների բազայի միջոցով, առցանց զրուցարանում, էլփոստի աջակցությամբ, կենդանի անձի հետ զրույցի կամ համադրությամբ: Հաշվի առնելով նպաստների զգայունությունը եւ HR- ի այլ տեղեկություններ, ղեկավարները պետք է ակնկալեն պատասխանի վերաբերյալ պատասխաններ 24 ժամվա ընթացքում անմիջական շփման միջոցով, որոնք կարող են օգնել:
- Որն է HR տեղեկատվական տեխնոլոգիաների համակարգի արժեքը եւ այն գերազանցում է օգուտները: HR- ը պետք է գնահատի HR տեղեկատվական տեխնոլոգիաների համակարգի ամբողջական արժեքը, ներառյալ բոլոր տարեկան, ամսական եւ միանվագ վճարները `տրամադրված նպաստների հետ միասին: Մի փոքր ավելի թանկ համակարգը կարող է ավելի շատ վճարել այն առանձնահատկությունների հետ, որոնք թույլ են տալիս աշխատողներին պահպանել սեփական գրառումները եւ մեծ հարմարավետություն, ժամանակի խնայողություն եւ ճշգրտություն: Այս գործոնները պետք է հաշվի առնվեն եւ կշռվեն HR տեղեկատվական տեխնոլոգիաների համակարգի ընտրությամբ:
Մարդկային տեղեկատվական տեխնոլոգիաների համակարգերի պահանջարկը մեծանում է: Մարդկային ռեսուրսների բաժնի աշխատակիցների կողմից HR տեղեկատվական տեխնոլոգիաների համակարգերում ընտրանքների լայն ընտրանի, այն ավելի կարեւոր է վերլուծելու եւ կշռելու բոլոր հնարավորությունները:
Ընտրելով HR տեղեկատվական տեխնոլոգիաների համակարգը, պետք է դիտարկել որպես ներդրում, որը կաճի բաժանմունքի եւ ընկերության կարիքների հետ : Այս հարցերը կհանգեցնեն ձեզ ձեր ընկերության համար համապատասխան տեղեկատվական տեխնոլոգիաների համակարգին: