Ինչ գործատուները չպետք է պահեն անձնակազմի հաշվառում

Ինչ պետք է (եւ չպետք է) տեղադրեք աշխատողի անձնակազմի ֆայլում

Գործատուները երբեք չպետք է հատուկ առարկաներ տեղադրել ձեր ընդհանուր անձնակազմի գրառումներում : Ձեր անձնակազմի ֆայլերի եւ գրառումների բովանդակությունը ընդհանուր առմամբ հասանելի է Մարդկային ռեսուրսների աշխատակազմին, աշխատակցին եւ աշխատողի ղեկավարին եւ ղեկավարին, որոշ ընկերություններում:

Մյուս կողմից, մատչելիությունը սահմանափակվում է աշխատակազմի աշխատակիցներով եւ աշխատակիցները կարող են պահանջել իրենց գրառումների հասանելիությունը : Փաստաբանները կարող են նաեւ դատական ​​հայցի համար աշխատակազմի գրառումների բովանդակությունը եւ Հավասար հնարավորությունների ստեղծման հավասարության հանձնաժողովի (EEOC) բողոքները ներկայացնել:

Նախկին աշխատողը կարող է նաեւ պահանջել իր անձնակազմի գրառումների օրինակ:

Ձեր անձնակազմի գրառումների այս բոլոր պոտենցիալ օգտագործման եւ պոտենցիալ հեռուստադիտողների դեպքում գործատուն պետք է հոգ տանի ձեր անձնակազմի գրառումներում աշխատողների զբաղվածության պատմության անաչառ, փաստացի փաստաթղթերի պահպանումը: Հետեւաբար, կիրառեք այս ընդհանուր ուղեցույցները ձեր փաստաթղթերի փաստաթղթերում, որոնք պահում եք ձեր կազմակերպության կադրային գրառումներում:

Աշխատակազմի անձնակազմի ֆայլի բովանդակության ընդհանուր ուղեցույցներ

• Անձնակազմի հաշվառման տեղեկատվությունը պետք է փաստացի լինի: Վերահսկիչ կամ մարդկային ռեսուրսների անձնակազմի կարծիքները; պատահական նշումներ; բամբասանք; անհիմն խոսակցություններ; հարցեր, հաշվետվություններ, կամ թաքնված պնդումներ այլ աշխատակիցների կողմից, որոնք չգիտես ինչու. հետաքննված եւ եզրափակված պնդումները. եւ ցանկացած այլ ոչ փաստական ​​տեղեկատվություն, մեկնաբանություն կամ գրառումներ պետք է բացառվեն աշխատողի անձնակազմի ֆայլից:
  
  Խարդախ մեկնաբանության ամենավատ օրինակներից մեկը, որը HR- մենեջերը հայտնաբերել է անձնակազմի ռեկորդային գրառում, ներգրավվել է վարձակալության ղեկավարի հարցազրույցի նշումները: Մեկը հայտարարեց. «Հնարավոր է չափազանց ճարպ, որ անհրաժեշտության դեպքում վեր կենան աստիճաններով»: Պատկերացրեք աշխատողը, փաստաբանը եւ նույնիսկ ապագա աշխատակիցները եւ ղեկավարները, որոնք կարդում են այդպիսի մեկնաբանություններ:
  
  Մեկ այլ ընկերությունում մենեջերը գտել է անհիմն նշումներ, որ ղեկավարները եւ ուրիշները տեղադրեցին աշխատողի այնպիսի ֆայլեր, ինչպիսիք են, «Մերիի զայրացած, քանի որ նա բարձրացրեց աճը: Նա դանդաղեցրեց իր աշխատանքը նպատակային կերպով, նույնիսկ իր ղեկավարության հետ»: Տեսեք խնդիրը:

• Անձնակազմի գրառումները պետք է մտածված կերպով հանձնվեն իրենց համապատասխան ֆայլի վայրերին: Որոշեք ձեր ընկերության անձնակազմի արձանագրությունների արձանագրություն `հիմնված պետական ​​եւ դաշնային օրենքների , աշխատանքային օրենսդրության, ինչպիսիք են 1996 թ. Առողջության ապահովագրության դյուրինության եւ հաշվետվողականության ակտը (HIPAA) եւ գործատուի լավագույն փորձը:
  
  Այնուհետեւ մնացեք արձանագրության հետ: Դուք չեք ուզում գտնել պատահական բժիշկների պատճառաբանությունները, որոնք պարունակում են կադրային ֆայլ, երբ նրանք պատկանում են բժշկական ֆայլին: Նոր, դուք ցանկանում եք աշխատավարձի մասին փաստաթղթում աշխատակցի առաջխաղացման պատճառաբանությունը եւ հիմնավորումը:
  
  Դուք նաեւ չեք ցանկանում վարձու որոշման մասին գրառումները, որոնք ներառում են ֆոնային ստուգում կամ անձնագրային ֆայլում նախկին գործատուների հետ քննարկումների նշում:

• Աշխատակազմի ղեկավարները եւ աշխատակիցները, ովքեր փաստաթղթեր են գրում անձնակազմի հաշվառման մեջ, պետք է պատրաստված լինեն համապատասխան փաստաթղթեր գրելու համար: Աշխատողը նկատում է , որ աշխատողը լիակատար մահացած է, որը չի շահի ձեր անձնակազմի գրառումները ոչ մի նվեր, բայց հայտնի չէ, որ նմանատիպ գրառումներ գրելն անսովոր վերահսկողներ են:
  
  Ավելի լավ է, սահմանափակեք ձեր աշխատակազմի անձնակազմին այն ֆայլերը, որոնք պատասխանատու են գրառումների համար եւ գիտեն, թե ինչ պետք է եւ չպետք է տեղադրվի անձնակազմի ֆայլում:
• Հաշվեկշռեք ձեր տեղադրած տեղեկատվությունը անձնակազմի հաշվետվություններում `ներառելով աշխատակիցների զբաղվածության պատմության դրական եւ բացասական կողմերը: Շատ հաճախ, անձնակազմի գրառումները շեշտում են բոլոր բացասական դեպքերը եւ կարոտում են դրական բաղադրիչները:
• Ճանաչիր ծանուցողի անձնագրերի եւ հաշվետու անձնակազմի եւ պաշտոնական ընկերության անձնակազմի մասին գրառումների տարբերությունը: Վերահսկիչի նշումները, որոնք օգտագործվում են կատարողականի բարելավման , ծրագրերի եւ նպատակների ավարտի համար, ինչպես նաեւ արդարացիորեն որոշելու բարձրացման եւ կատարման զարգացման պլաններ , օրինակ, պատկանում են ղեկավարի մասնավոր ֆայլին, այլ ոչ թե ընկերության պաշտոնական անձնագրերում:
  
  Ընդունեք նաեւ վերահսկիչներին պատրաստելու անհրաժեշտությունը, թե ինչպես պետք է գրել եւ պահպանել փաստաթղթերը իրենց կառավարման ֆայլում: Նույն չափանիշները փաստերի, ոչ թե տեսակետների եւ կոնկրետ օրինակների, ոչ լսումների համար կիրառվում են մասնավոր նշումների համար:
  
  Վերահսկիչի մասնավոր նշումները կարելի է դատական ​​կարգով ներկայացնել դատական ​​կարգով, հետեւաբար խորհուրդ է տրվում նույնիսկ մասնավոր նշումների համար: Վերահսկիչի պրակտիկան խորհուրդ չի տալիս խորհուրդների պատճենները պահպանել, որոնք առկա են պաշտոնեական աշխատակազմի անձնակազմում իրենց կառավարման ֆայլում:

• Հաճախորդի փաստաթղթերը եւ հարցազրույցի ծանոթագրությունները ներկայացնում են մի քիչ վեճ: Լավագույն պրակտիկան այն է, որ դուք պահեք առանձին ֆայլ ձեր լրացրած յուրաքանչյուր դիրքի համար, որը ներառում է այդ պաշտոնը զբաղեցրած պաշտոնից լրացման հետ կապված բոլոր փաստաթղթերը: Դիմորդների վերսկսումը, ծածկագրերը եւ դիմումները պատկանում են այս ֆայլին, բացառությամբ, որ դուք պետք է տեղափոխեք վարձու աշխատողի դիմումը աշխատողի անձնակազմի ֆայլին:
  
  Այս ֆայլն ունի պաշտոնական ստուգաթերթեր եւ ձեւեր, որոնք ձգտում են աշխատակիցների որակավորումներն անաչառ ներկայացնելուն եւ աջակցում են ձեր որակյալ թեկնածուն վարձելու ձեր որոշմանը: Վարձակալի ղեկավարի կարծիքներն ու գրառումներն, որոնք ընդունվել են աշխատանքի ընթացքում , չեն պատկանում այս ֆայլին: Մարդկային ռեսուրսները կարող են այդ գրառումները հավաքել `զբաղվածության վերաբերյալ որոշում կայացնելու համար ամբողջական փաստաթղթերի պահպանման համար, բայց նրանք չեն պատկանում անձնակազմի գրառումներին:

• Աշխատանքային որոշումների վերաբերյալ փաստացի փաստաթղթեր, ինչպիսիք են խթանումը , կրկնակի հնարավորություն փոխանցելը եւ աշխատավարձի բարձրացումը, պատկանում են կադրային փաստաթղթերին: Փորձագետի կամ HR- ի կարծիքը աշխատողի մասին չէ: Պաշտոնական կարգապահական գործողության փաստաթղթերը , ինչպես օրինակ, գրավոր նախազգուշացումը, պատկանում է աշխատողի անձնակազմի ֆայլին:

Հատուկ օրինակներ, որոնք չպետք է լինեն անձնակազմի գրառումներում

Հետեւյալ տեղեկությունները չպետք է տեղադրվեն անձնակազմի գրառումներում: Փաստաթղթերը կարող են պահանջել առանձին ֆայլ, կարող են դասակարգվել որպես վերահսկողության կամ կառավարման գրառումներ կամ չպետք է պահել գործատուի կողմից:

• Բժշկական տեղեկությունները վերաբերում են բժշկական ֆայլին :
• Աշխատավարձի մասին տեղեկությունները պատկանում են աշխատավարձային փաստաթղթին :
• Աշխատողների սոցիալական ապահովության համարները ներառող փաստաթղթերը կամ աշխատակիցների պաշտպանված դասակարգումները, ինչպիսիք են տարիքը, ռասայականությունը, գենդերը, ազգային ծագումը, հաշմանդամությունը, ընտանեկան կարգավիճակը, կրոնական համոզմունքները եւ այլն, երբեք չպետք է պահվեն անձնակազմի փաստաթղթերում:
• Վերահսկիչ փաստաթղթերը աշխատողի աշխատանքը կառավարելու, նպատակներ կազմելու, տրամադրված հետադարձ կապի եւ այլնի համար պետք է ներկայացվեն մասնավոր, վերահսկիչ կամ կառավարչի կողմից պատկանող թղթապանակում:
• Հետաքննության նյութը, ներառյալ աշխատակիցների բողոքը, վկայի հարցազրույցները, աշխատակիցների հարցազրույցը, բացահայտումները, փաստաբանի առաջարկությունները եւ բանաձեւը, գումարած հետամնացությունը , չպահանջելու համար , պետք է բնակվի հետաքննության մեջ, որը առանձնացված է անձնակազմի գրառումներից:
• I-9 ֆայլի աշխատակիցները ձեւավորում են I-9 ֆայլ կամ գտնվելու վայր , հեռու աշխատակիցների անձնագրերից:
• Տեղադրեք ֆոնային ստուգումներ, ներառյալ քրեական պատմությունը, վարկային զեկույցները եւ այլն, եւ թմրամիջոցների թեստավորման արդյունքները առանձին ֆայլում, որ վերահսկողները, ղեկավարները եւ աշխատակիցները չեն կարողանում մուտք գործել: SHRM- ը առաջարկում է այս առանձին ֆայլը կամ առաջարկում է, որ այս տեղեկատվությունը կարող է ներկայացվել նաեւ աշխատողի բժշկական ֆայլում:
• Աշխատակիցների հավասար հնարավորությունների գրառումները, ինչպիսիք են ինքնակառավարման ձեւերը եւ կառավարական հաշվետվությունները չպետք է պահվեն անձնակազմի ֆայլում, եւ վերահսկիչն իրավունք չունի մուտք գործել:

Եթե ​​դուք հետեւում եք այս ուղեցույցներին, ձեր կազմակերպությունը արդյունավետորեն պահպանում է փաստացի, տեղական զբաղվածության պատմությունը եւ համապատասխան վայրերում կադրային հաշվառում:

Խնդրում ենք նկատի ունենալ, որ տրամադրված տեղեկատվությունը, հեղինակավոր, սակայն երաշխավորված չէ ճշգրտության եւ օրինականության համար: Կայքը կարդում է համաշխարհային լսարան, եւ զբաղվածության օրենքներն ու կանոնակարգերը տարբերվում են պետությունից մինչեւ պետություն եւ երկիր: Խնդրում ենք դիմել իրավական օգնություն կամ պետական, դաշնային կամ միջազգային կառավարական ռեսուրսներից օգնություն ստանալու համար, որպեսզի Ձեր իրավական մեկնաբանությունն ու որոշումները ճիշտ են ձեր տեղադրության համար: Այս տեղեկատվությունը ուղեցույցի, գաղափարի եւ աջակցության համար է: