Անուղղակի անուղղակի հասցեներ, որոնք նվազեցնում են բացակայությունը
Շատ ընկերությունների համար, բացակայության կառավարման պատասխանատվությունը նվազել է հիմնականում անմիջական ղեկավարների վրա:
Այս վերահսկիչները հաճախ միակ մարդիկ են, ովքեր տեղյակ են, որ որոշակի աշխատակից բացակայում է:
Նրանք լավագույն վիճակում են, հասկանալու անհատի բացակայության հանգամանքները եւ վաղ խնդիրը նկատելու խնդիրը : Հետեւաբար, ընկերության բացակայության գործընթացներում նրանց ակտիվ ներգրավվածությունը հիմնարար է բացակայության քաղաքականության կամ ծրագրի ընդհանուր արդյունավետության եւ հետագա հաջողությունների համար:
Որպեսզի վերահսկիչները հարմարավետ եւ իրավասու լինեն բացակայության կառավարման իրենց դերում, նրանք պետք է ունենան բարձրագույն ղեկավարության լիակատար աջակցություն: Բոլոր կուսակցությունները պետք է տեղյակ լինեն բացակայության քաղաքականության եւ ընթացակարգերի նպատակի մասին: Պետք է լինի բաժինների միջեւ տարաձայնություններ: քաղաքականությունը կարող է կորցնել իր արդյունավետությունը:
Ավելի շատ հետեւողականություն ապահովելու համար վերահսկիչները պետք է վերապատրաստվեն իրենց բացակայության կառավարման վերաբերյալ իրենց պարտականություններում, խորհուրդ տան, թե ինչպես կատարել արդյունավետ վերադարձի հարցազրույցներ եւ անհրաժեշտության դեպքում կարգապահական ընթացակարգերի կիրառման հարցում:
Վերահսկիչի պարտականությունները
Բացի աշխատողի բացակայության դեպքում աշխատանքը պատշաճ կերպով ապահովելուց, կան մի շարք այլ կարեւորագույն գործողություններ, որոնք վերահսկիչները պետք է վերցնեն բացթողումը կառավարելու համար: Նրանք պետք է:
- ապահովել, որ բոլոր աշխատակիցները լիովին տեղյակ են կազմակերպության բացակայության հետ կապված քաղաքականությունների եւ ընթացակարգերի մասին,
- լինել առաջին կետը կոնտակտում, երբ աշխատող հեռախոսները հիվանդ,
- (օրինակ, ամսաթիվը, հիվանդության բնույթը / բացակայության պատճառը, աշխատանքային ամսվա ակնկալվող վերադարձը, անհրաժեշտության դեպքում բժշկի սերտիֆիկացումը), ինչպես նաեւ անհրաժեշտության դեպքում `
- բացահայտում բացակայության ցանկացած ձեւեր կամ միտումներ, որոնք հանգեցնում են անհանգստության,
- իրականացնել վերադարձի հարցազրույցներ եւ այլն
- անհրաժեշտության դեպքում կիրառել կարգապահական ընթացակարգեր:
Վերադարձ դեպի աշխատանքի հարցազրույց
Վերահսկիչ դասընթացների վերապատրաստումը պետք է ներառի հանձնարարություն, թե ինչպես կատարել արդյունավետ եւ արդար վերադարձի հարցազրույցներ: Վերջին ազգային հետազոտությունները ցույց են տալիս, որ այս հարցազրույցները համարվում են կարճաժամկետ բացակայության կառավարման առավել արդյունավետ գործիքներից մեկը:
Վերադարձի հետագա քննարկումները թույլ կտան ղեկավարին ողջունել աշխատողին աշխատատեղին վերադարձնել, բացի աշխատակազմի ղեկավարության ուժեղ հանձնառությունը ցուցաբերել աշխատավայրում բացակայում է վերահսկելու եւ կառավարելու համար : Հարցազրույցը հնարավորություն կընձեռի ստուգել, որ աշխատողը բավարար է աշխատանքի վերադառնալու համար:
Անհրաժեշտ փաստաթղթային աշխատանքները կարող են ավարտվել այնպես, որ բացակայությունը եւ դրա եզրակացությունը պատշաճ կերպով արձանագրվեն: Այն փաստը, որ գործատուն հետապնդելու եւ քննարկելու համար սահմանված ընթացակարգը գտնվում է, կարող է ինքնուրույն հանդես գալ որպես խափանման պատճառ դառնալու անհիմն պատճառներով:
Հարցազրույցները պետք է իրականացվեն հնարավորինս շուտ հնարավորինս արագ դուրս գալ աշխատանքից (ոչ ուշ, քան մեկ օրվա ընթացքում վերադառնալուց հետո): Աշխատողը պետք է հնարավորություն ունենա ընդառաջելու իր բացակայության պատճառները: Վերահսկիչը պետք է օգտագործի հարցազրույցը որպես ժամանակ, ուսումնասիրելու ցանկացած աշխատող, որը կարող է աշխատող լինել, ինչը հանգեցնում է բացակայությանը:
Նպատակն է խթանել բաց եւ աջակցող մշակույթը : Գործընթացները կատարվում են, որպեսզի անհրաժեշտության դեպքում օգնություն եւ խորհրդատվություն տրամադրվեն եւ ապահովեն, որ աշխատողը համապատասխանում է աշխատանքին:
Աշխատողները սովորաբար գնահատում են ֆորմալացված կառույցում բացակայության իրական պատճառները բացատրելու հնարավորությունը: Եթե վերահսկիչը կասկածի բացակայության պատճառների իսկության մասին, ապա նա պետք է օգտագործի այդ հնարավորությունը ցանկացած կասկած կամ մտահոգություն արտահայտելու համար:
Բոլոր ժամանակներում աշխատակիցը պետք է տեղյակ լինի, որ հարցազրույցը ոչ միայն ընկերության ընթացակարգերի մաս է կազմում, այլեւ նշանակալի հանդիպում, որի ընթացքում բացակայում է բացը եւ կարող է ունենալ հետագա աշխատանքի համար: Ընկերության կարգապահական ընթացակարգը , բացակայության բացակայության դեպքում, պետք է բացատրվի աշխատողին:
Հանդիպման ընթացքում ոչ մի դեպքում հարցազրույցը պետք է դառնա պատժի ձեւ, բայց պետք է դիտարկել որպես առիթ, լուսաբանելու եւ բացատրելու բաժնում առկա բացակայության հետեւանքները: Աշխատակիցների մեծամասնությունը ստացվում է հպարտության եւ ձեռքբերումների զգացումից իրենց աշխատանքից, եւ ղեկավարումը պետք է խրախուսվի բուժել այդ անհատներին որպես պատասխանատու չափահաս:
Առաջարկվող կարգապահական ընթացակարգերը, եթե շարունակվում են բացթողումները
Հետեւյալ ուղեցույցները սահմանում են առաջարկվող քայլերը, որոնք պետք է ձեռնարկվեն այն դեպքերում, երբ կարճաժամկետ բացակայությունները որոշակի ժամանակահատվածում համարվում են ընդունելի մակարդակից:
Քայլ 1: Խորհրդատվություն հարցազրույց
- Անմիջական ղեկավարը պետք է խորհուրդ տա աշխատակցին բացասական վերաբերմունքի մասին մտահոգության մասին, փորձի հիմնավորել հիվանդության պատճառները եւ որոշել, թե ինչ պետք է անի, որ ներկա լինեն:
- Եթե այս փուլում որեւէ բժշկական վիճակը հայտնաբերված է եւ հավանական է, որ աշխատանքի արդյունավետության վրա ազդեցություն է ունենում, ղեկավարը պետք է նշանակի ընկերության կողմից հաստատված բժշկի հետ հանդիպում: Դա հինգ աշխատանքային օրվա ընթացքում պետք է հաստատվի գրավոր աշխատողի հետ:
- Եթե քննարկումից հետո խնդիրը չի երեւում, որ աշխատանքի հիմքում ընկած անհամապատասխանության պատճառով վերահսկիչը պետք է խորհուրդ տա աշխատողին, թեեւ գրանցված հիվանդությունները կարող են լինել իսկական, ակնկալվում է կայուն բարելավման հաճախում կամ ընթացակարգի հաջորդ փուլ կձեռնարկվեն:
- Մոտակա վեց ամիսների ընթացքում յուրաքանչյուր ամսվա ընթացքում ավտոմատ կերպով կատարվում է այցելության վերանայում:
2-րդ փուլ. Առաջին պաշտոնական վերանայում ( Բանավոր զգուշացման փուլ)
- Եթե աշխատակցի բացակայությունը շարունակում է վատթարանալ վերլուծությունից եւ պարբերական մոնիտորինգից, նա պետք է հրավիրվի մասնակցելու ֆորմալ վերանայման հանդիպմանը ղեկավարին:
- Բացակայության մասին արձանագրությունում պետք է մանրամասն ներկայացվի նամակ, որը հրավիրում է աշխատակցին այս հարցազրույցի համար: Աշխատողը պետք է տեղեկացվի, որ նա իրավասու է ներկայացնել միության ներկայացուցչի կամ գործընկերոջ կողմից:
- Այս հանդիպման նպատակն է `
- շարունակել քննարկել բացակայության հիմքում ընկած պատճառները,
- մատուցել ծառայողի աշխատակիցը եւ նրա բացակայության հետեւանքները
- աշխատակցին ծանոթանալ (բացի բժշկական խորհրդատվություն ստանալու որոշում կայացնելիս), որ եթե չլինեն էական եւ կայուն բարելավում , նրա աշխատանքը կարող է դադարեցվել, քանի որ ընդունելի հաճախելիության մակարդակը պահպանելու անկարողությունն է: Սա նշանակում է բանավոր նախազգուշացում: - Եթե բժշկական ուշադրությունը երաշխավորվի, պետք է անմիջապես ձեռնարկվի գործողություն: Հանդիպումը, հետեւաբար, ժամանակավորապես հետաձգվել է, որպեսզի թույլ տան գործընթացի այս մասի ավարտը: Հինգ աշխատանքային օրվա ընթացքում աշխատողը պետք է ստանա բժշկական խորհրդատվություն: Այնուհետեւ հանդիպումը վերսկսվում է HR- ի հետ եւ քննարկվում է բժշկի կարծիքը:
- Եթե բժիշկը հաստատում է աշխատանքի պիտանիությունը, աշխատողը պետք է նախազգուշացվի շարունակվող բացակայության հետեւանքների մասին:
Մաս 3: Երկրորդ պաշտոնական քննարկում (Գրավոր զգուշացման փուլ)
- Հերթական մոնիտորինգը ցույց է տալիս, որ բացակայության դեպքում որեւէ բարելավում չի արձանագրվել, երկրորդ հերթական հանդիպումը կկազմակերպվի HR- ով:
- Նամակը, հրավիրելով աշխատողին հանդիպմանը, կներառի բացակայության արձանագրություն եւ, կրկին, ներկայացուցչական խորհրդատվություն:
- Հանդիպման ժամանակ առողջության վատթարացման կամ հիվանդության բնույթի փոփոխության վերաբերյալ ցանկացած նոր տեղեկատվություն կարող է գնահատել ընկերության կողմից հաստատված բժիշկը:
- Աշխատողը պետք է հնարավորություն ընձեռի բացատրել իր բացակայությունը: Անհրաժեշտության դեպքում ղեկավարը պետք է աշխատողին տեղեկացնի, որ պաշտոնական գրավոր նախազգուշացում է տրվում, եւ որ այս նախազգուշացումը մնում է աշխատողի ֆայլում որոշակի ժամկետով: Նախազգուշացման պատճենը պետք է տրվի աշխատողին եւ իր ներկայացուցչին:
- Աշխատողը պետք է տեղեկացված լինի, որ ընկերության ներկա լինելու ակնկալիքները չկատարելը եւ ներկայիս անընդունելի արձագանքը բարելավելու արդյունքում աշխատողի աշխատանքի դադարեցումը :
- Որտեղ աշխատանքի համար պիտանիությունը կասկածի տակ է, շարունակեք վերաբաշխման տարբերակները ըստ բժշկի կողմից ստացված ուղեցույցի: Խորհրդակցեք աշխատողների միության ներկայացուցիչների հետ (եթե կիրառելի է) վերաբաշխման գործընթացում եւ ընտրանքներում:
4-րդ փուլ. Աշխատանքի ժամանակավոր կասեցում
- Եթե կարգապահական գործընթացի նախորդ փուլերի կատարումից հետո ներկա լինելու որեւէ բարելավում չի առաջանում, ղեկավարությունը կարող է ժամանակավորապես դադարեցնել առանց վճարման: Դադարեցնելու մտադրությունը պետք է գրավոր լինի հաստատման եւ ավարտի ամսաթվերի մանրամասներով: Դադարեցման նամակի պատճենը պետք է ուղարկվի աշխատողի ներկայացուցիչին (եթե կիրառելի է):
5-րդ փուլ. Զբաղվածության դադարեցում
- Սա կարգապահական գործընթացի վերջնական փուլն է, որի արդյունքում աշխատակիցը հեռացվում է աշխատանքից ներկա լինելու ընկերության պահանջներին չհամապատասխանելու համար: Դատավորումը կարող է տեղի ունենալ միայն ավագ մենեջերի եւ HR- ի գրավոր թույլտվությամբ:
- Նամակը, որը կոչ է անում աշխատակցին, կրկին կներկայացնի ներկայացվածության վերաբերյալ խորհրդատվություն եւ կարտացոլի բացակայությունը: Աշխատողը պետք է տեղեկացվի, որ հարցազրույցի արդյունքում նա կարող է աշխատանքից ազատվել աշխատանքից ազատվելու համար :
- Կրկին, ընկերության բժիշկը, հնարավոր է, պետք է խորհրդակցի, եթե աշխատակիցների առողջության կամ աշխատունակության առնչությամբ որեւէ նոր տեղեկատվություն առաջանա:
- Եթե որոշումն ընդունվում է հնարավորության հիման վրա աշխատանքից ազատելու համար, ապա պաշտոնից ազատելու մասին նամակի պատճենը պետք է ուղարկվի աշխատողի ներկայացուցչին (անհրաժեշտության դեպքում):
- Աշխատողը կարող է բողոքարկել աշխատանքից հեռացնելու մասին: Դիմումը պետք է համապատասխանի ընկերության կարգապահական ընթացակարգերին:
Բացասականության կառավարման մարտահրավերները
Եղեք տեղյակ լինեք, որ վերահսկողները հաճախ անհարմար են կամ չեն ցանկանում հաշվետվություններ ներկայացնել այն անձանց մասին, ովքեր գերազանցել են ընդունելի մակարդակները: Վերահսկիչի վրա արդեն բազմաթիվ ճնշումների պատճառով, բացթողնման քաղաքականության հետեւողական իրականացումը միշտ չէ, որ նրանց առաջնային խնդիրն է:
Կարեւոր է փորձել վերցնել սուբյեկտիվությունը բացակայում է կառավարելուց եւ ապահովել, որ բոլոր աշխատողները նույնն են վերաբերվում : Անհրաժեշտ է հետեւողական, համառ եւ արդար լինել բոլորի համար: Երբ բացակայությունը չի հասցեագրված կամ անթույլատրելի կերպով հասցեագրված է, կարող է հանգեցնել ցածր բարոյական վիճակին:
Աշխատողների մեծամասնությունը կգնահատի քաղաքականություն եւ ծրագրեր, որոնք հեշտ են , այլ ոչ թե պատժիչ: Ստրատեգիական կամ պատժիչ միջոցները, որոնք ստիպում են աշխատողներին աշխատել գալ աշխատանքի, կարող են հանգեցնել աշխատակիցների, որ նրանք դառնում են «բացակայող աշխատանքի ժամանակ»:
Նրանք հնարավորինս քիչ են անում եւ հակառակ են ցանկացած ջանք գործադրելու ավելի շատ անելիքներ ունենալու համար: Այլ ծրագրեր պետք է իրականացվեն, որոնք օգնում են աշխատակիցներին ներգրավվել աշխատանքի մեջ, ինչպիսիք են ճկուն աշխատանքային պլանավորումը , աշխատանքի փոխանակումը , հաճախումների պարգեւները եւ առողջության ծրագրերը: